Функциональные возможности Microsoft Project

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДАГЕСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

РЕФЕРАТ

на тему:

«Microsoft Project - функции и возможности»

Выполнил:

Студент 2 курса грИ224 ФИС

Каримов И.П.

Проверила:

Старший преподаватель кафедры ИтиПИвЭ

к.э.н. Губина Е.А

Махачкала 2013

Представьте, что до открытия вашего магазина остается три дня. В последний момент выясняется, что еще многое не готово: не закончен ремонт, не настроено оборудование, не собрана витрина. Вы пытаетесь браться за все работы подряд в условиях нехватки ресурсов и отсутствия координации усилий. В результате сорваны сроки, перерасходован бюджет, многое в спешке сделано некачественно.

Анализируя завершенный проект, вы задумываетесь: а ведь можно было иначе спланировать время на ремонт, точнее учесть материалы, заранее рассчитать срок подвоза оборудования и к этому времени пригласить бригаду рабочих…

Знакомая ситуация, не правда ли?

В следующий раз вы пытаетесь записывать необходимые работы на бумаге, в уме выстраивать последовательность действий и рассчитывать срок завершения. Опять возникают сложности: рассчитать в уме календарный график – нелегкая задача.

Но зачем так перегружать себя, ведь корпорация Microsoft предлагает для подобных целей простой и удобный инструмент – Microsoft Office Project 2007. Этот продукт предоставляет надежные инструменты управления проектом, превосходно сочетающие в себе практичность, мощность и гибкость, благодаря чему можно управлять проектами более рационально и эффективно. Вы сможете управлять проектными работами, планами, ресурсами и финансами, сохранять согласованность работы команды и составлять разнообразные отчеты.

Microsoft Project имеет понятный и очень удобный интерфейс, поэтому работать в нем не сложнее, чем в Microsoft Excel. Меню и справка полностью русифицированы, а с веб-узла www.microsoft.com/rus/office всегда можно скачать полезные шаблоны проектов.

Самостоятельно начать работу в Microsoft Project вам поможет специальный мастер – Консультант (Project Guide). Этот интерактивный помощник позволяет быстро освоить процесс управления проектом: создание и настройку нового проекта, управление задачами и ресурсами, отслеживание состояний и получение отчетов по сведениям о проекте.

Функциональные возможности Microsoft Project

Для начала необходимо определиться с целями и жизненным циклом нового проекта. На их основе формируется перечень работ. Microsoft Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.

Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project позволяет создавать календари и определять время начала или завершения работ, выходные и праздничные дни.

На следующем шаге необходимо описать детальный состав работ: нужно указать длительность их выполнения и последовательность (этой информацией должен располагать сам менеджер проекта). Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути. Планировать сроки работ можно как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате.

Рис. 1 Интерфейс Microsoft Office Project 2007

Функция «Рамки задач» поможет найти фактор (например, зависимость задачи, календарные ограничения, плановая дата или время отпуска), определяющий начальную дату задачи так, чтобы вы могли просмотреть цепочку факторов назад и найти основную причину, вызвавшую конкретную задержку.

Расчет продолжительности работ и, соответственно, сроков можно также поручить системе. Для этого нужно ввести трудоемкость работ и указать, сколько для них мы готовы выделить исполнителей.

Второй важный элемент планирования – ресурсы, используемые в работах проекта. Microsoft Project позволяет создавать и планировать использование в работах трех типов ресурсов:

· Трудовые – возобновляемые ресурсы: персонал и оборудование;

· Материальные – расходуемые предметы;

· Финансовые – деньги.

Трудовые ресурсы назначаются для работы в определенный период и с указанием процента их возможной занятости в проекте. В некоторые моменты трудовой ресурс (например, ценный специалист) может оказаться назначен на несколько задач одновременно или вообще не иметь возможность выйти на работу. Чтобы не возникало перегрузки ресурсов (т.е. план работ невыполним), Microsoft Project предоставляет возможность выравнивания загрузки ресурсов в проекте. Средства ресурсного планирования оптимально распределяют работы по имеющимся ресурсам, чтобы проект можно было завершить в самый короткий срок с учетом имеющихся ограничений по ресурсам. А благодаря функции многоуровневой отмены действий можно безопасно экспериментировать с различными сценариями типа «что если...».

Для каждого ресурса указывается стоимость: для трудовых это ставка оплаты за единицу времени, а для материалов – цена единицы товара. На основе этих ставок и объема использования ресурсов Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой работы и проекта в целом. При этом пользователю доступна информация о затратах с разбивкой по периодам.

Помимо затратной части, следует знать и доходную часть проекта, а также иметь отчет о его рентабельности. Microsoft Project позволяет считать поступление денежных средств и создавать отчет о движении денежных средств, используя специальный класс ресурсов – бюджет.

После того как календарный график работ будет спланирован и оптимизирован, Microsoft Project позволяет зафиксировать исходные значения в виде базового плана. Текущий план может меняться в ходе проекта из-за опережений и срывов сроков, замены исполнителей. А базовый план всегда позволит увидеть исходную картину и получить отчет по отклонениям.

План работ — только исходная часть: необходимо отслеживание фактических сроков выполнения работ, расходования ресурсов и постоянная проверка, или актуализация, графика. Для каждой работы Microsoft Project позволяет вводить прогресс хода выполнения; для назначения ресурса можно учитывать фактическое использование; для трудовых ресурсов можно учесть сверхурочные работы и их оплату по повышенной ставке.

На всем протяжении проекта необходимо анализировать первичные проектные данные для получения усредненной, агрегированной информации и выявления тенденций. Microsoft Project содержит большое количество метрик по разнообразным аспектам хода проекта, кроме того, можно самим создавать уникальные метрики для своего проекта, путем настройки пользовательских полей на основе формул. Графические индикаторы помогут быстро и наглядно предупредить о возникновении отклонений. Представления информации могут быть произвольно сгруппированы, отфильтрованы и отсортированы. Полученные данные можно распечатать в виде наглядных отчетов и представить руководству. Функция «Наглядные отчеты» использует Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office Visio 2007 для генерации многомерных сводных таблиц, диаграмм, графиков и схем, основанных на данных Microsoft Project.

Рис.2 Наглядный отчет о движении денежных средств

Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.

Microsoft Project Online — это гибкое онлайн-решение для управления портфелями проектов и выполнения повседневных задач. Project Online входит в Office 365 и позволяет организациям определять приоритеты инвестиций в портфель проектов и анализировать состояние бизнеса отовсюду при работе практически на любом устройстве.

Работа практически отовсюду

Работайте через Интернет, используя гибкие планы, которые позволяют быстро и просто зарегистрироваться в службе, лучше всего отвечающей вашим бизнес-требованиям.

§ Воспользуйтесь преимуществами надежности корпоративного класса и отсутствия начальных затрат на инфраструктуру для быстрого начала работы.

§ Используйте веб-портал для добавления групп и проектов за считанные минуты.

§ Мгновенно получайте представление о портфеле с помощью новых функций интерактивного создания отчетов.

Начинайте работу быстро, используя простые функции добавления участников, выделения ресурсов и приспособления к групповой работе в веб-среде, позволяющей оптимизировать время работы и достичь лучших результатов.

§ Используйте новые визуальные элементы для быстрого начала работы или гибкого управления портфелями проектов.

§ Предоставьте группам возможность работать в знакомой среде. Project Online включает в себя SharePoint Online и входит в набор приложений Office 365.

§ Используйте различные устройства и браузеры (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome и т. д.) для просмотра, редактирования, отправки и совместной работы над проектами или портфелями проектов, а также для выполнения повседневных задач.

Выполняйте поставленные задачи следите за ходом событий практически отовсюду и с большего количества устройств, чем когда-либо ранее.

§ Просматривайте поставленные задачи (как корпоративные, так и личные) и работайте над ними в одном месте.

§ Эффективно планируйте задачи и управляйте ими с помощью новых возможностей планирования.

§ Упорядочьте работу группы в пределах одного сайта проекта, на котором участники группы могут просмотреть сводки по проекту, документы, задачи, каналы новостей и календари.

Гибкое управление портфелями проектов

Обеспечьте согласованность между запланированным и осуществленным для определения приоритета задач, выбора оптимальных портфелей проектов, а также реализации бизнес-стратегии.

§ Эффективно оценивайте поступающие идеи или стратегическую значимость альтернативных запросов, чтобы определить приоритеты и начать работать над проектом быстрее.

§ С легкостью создавайте рабочие процессы в Visio и SharePoint Designer для стандартизации хода выполнения проекта или отклонения задач, а также улучшения управления и контроля.

§ Быстро преобразовывайте список задач SharePoint Online в корпоративный проект в Project Online.

Эффективно управляйте ресурсами с помощью Project Online, который позволяет увидеть, чем в данный момент заняты участники групп, даже когда дело касается управления повседневными задачами или специальными проектами в SharePoint Online.

§ Синхронизируйте список задач SharePoint Online с Project Online для создания отчетов о действиях группы.

§ Повысьте эффективность управления планируемыми проектами и текущими задачами, сохраняя поступающие от участников группы идеи в списке задач SharePoint Online и давая им оценку в Project Online.

§ Точно оценивайте использование ресурсов и более эффективно управляйте выделением ресурсов в соответствии с принятой стратегией.

Использование преимуществ новых способов совместной работы и обеспечения быстродействия

Более эффективная повседневная совместная работа. Воспользуйтесь возможностями социального взаимодействия SharePoint Online для облегчения обсуждений, обмена информацией и выполнения работы членами команды.

§ С легкостью предоставляйте общий доступ к обсуждениям и текущим задачам группы и курируйте их, следя за обновлениями пользователей, сайтов, тегов и документов с помощью каналов новостей.

§ Используйте функции поиска SharePoint Online для более эффективного выполнения повседневных задач и проектов и поиска нужной информации.

§ Используйте преимущества функций обеспечения безопасности, чтобы предоставить общий доступ к информации и совместно работать над проектами и повседневными задачами вместе с доверенными бизнес-партнерами.

§ Повысьте прозрачность с помощью инструментов взаимодействия, обеспечив простой доступ к календарю, а также к сведениям о присутствии и рабочей нагрузке всех сотрудников организации.

Общайтесь без затруднений, используя новые способы совместной работы и общения для более эффективной работы в группе.

§ Наведите указатель на имя пользователя в плане проекта, чтобы узнать, можно ли сейчас с ним поговорить или обменяться мгновенными сообщениями с помощью Lync Online.

§ Быстро взаимодействуйте с участниками группы, перетягивая их имена в окно собрания Lync для проведения групповой конференции, обмена мгновенными сообщениям или предоставления совместного доступа к экрану. Кроме того, имена участников групп можно перетягивать в общие рабочие области.

Улучшение оперативности и контроля

Принимайте решения на основе имеющихся данных, предоставляя участникам группы информацию, которая им требуется, чтобы быть в курсе происходящего и принимать более взвешенные решения.

§ Используйте статистические панели мониторинга для получения уникальной информации и принятия более взвешенных решений.

§ Используйте возможности центра ресурсов, чтобы оптимизировать распределение ресурсов и планировать их выделение в соответствии с принятыми в организации требованиями к ресурсам.

§ Быстро анализируйте и собирайте данные на разных уровнях, используя для этого автоматический доступ к службам Excel.

Упростите ИТ-обслуживание, используя ведущие облачные службы для обеспечения гибкости и безопасности, а также для облегчения технического обслуживания.

§ Зарегистрируйтесь непосредственно в Project Online, чтобы сразу же перейти к функциям выделения ресурсов и выбрать любой из планов подписки, который лучше всего соответствует требованиям вашей организации.

§ С легкостью предоставляйте группам и доверенным бизнес-партнерам требуемый уровень доступа с помощью новой интегрированной модели безопасности SharePoint в Project Online.

§ Благодаря наличию отдельных параметров для управления ИТ-средой и бизнес-процессами отдел по управлению проектами или лицо, отвечающее за финансирование, могут самостоятельно изменять параметры управления портфелями проектов без вмешательства ИТ-отдела.

§ Обеспечьте более высокий уровень защиты корпоративных данных и круглосуточную ИТ-поддержку, а также соответствие постоянно увеличивающемуся списку регулятивных стандартов сертификации, таких как FISMA, ISO 27001 и HIPAA.

§ Используйте синхронизацию с Active Directory (AD) в Project Online для выбора группы AD, содержащей группы, которые требуется назначить проектам.

§ Используйте отраслевые стандарты, такие как ODATA (Open Data Protocol), для интеллектуального анализа данных и бизнес-аналитики.

§ Используйте резервное копирование данных, функции аварийного восстановления и резервные центры обработки данных, доступные из любой точки мира.

Обеспечьте быстрое внедрение инноваций и реагируйте на возникающие возможности, используя единый интерфейс, характерный для облачных служб Microsoft, в SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online и Office 365.

§ Используйте приложения из нового Магазина SharePoint, чтобы выполнять требования своей организации.

§ Обеспечьте быструю разработку и выпуск приложений, позволяющих сократить время на выполнение разрозненных процессов или подключение к собственным программным системам.

§ Объедините различные дисциплины, такие как ALM, NPD и IPM, с помощью подключенной масштабируемой платформы управления портфелями проектов.

Функциональные возможности

Упрощенное ИТ-обслуживание	Используя новейшие технологии и отраслевые стандарты для разделения обязанностей отдела управления проектами и ИТ-отдела, вы можете быстро привлечь группу к работе.
Интеграция с Active Directory	Управление учетными данными и разрешениями пользователей.
Надежность	Мы предоставляем финансовую гарантию бесперебойной работы в течение 99,9 % времени.
Безопасность	Ваши данные — ваша собственность. Мы охраняем их и защищаем вашу конфиденциальность.
Администрирование	Отличается простотой использования и управления. Добавлять и удалять пользователей можно за считанные минуты. Используйте PowerShell для создания пользовательских сценариев и автоматизированных процессов.
Обновления	Мы регулярно обновляем наши службы, добавляя новые функции и функциональные возможности.
Поддержка	Круглосуточная телефонная поддержка по всем сложным ИТ-вопросам. Служба поддержки Майкрософт отвечает на вопросы через Интернет, предоставляет ресурсы с практическими инструкциями и поддерживает связь с другими пользователями Office 365.
Начало работы	Project позволяет быстро начать работу над проектами, определить приоритеты инвестиций в портфель проектов и получить предполагаемые бизнес-преимущества.
Получение доступа отовсюду	Эффективная работа обеспечивается практически с любого устройства и практически отовсюду.
Управление задачами	С легкостью управляйте поставленными задачами и совместно работайте над ними, не создавая структуру проекта. Тем не менее для планирования и создания отчетов должна быть обеспечена прозрачность выполнения задач.
Управление запросами	Обеспечьте прозрачность выполнения проектов, текущих и повседневных задач. Воспользуйтесь соответствующими функциями управления и контроля, чтобы упростить начало работы над проектом и его выполнение.
Анализ и выбор портфеля	Определяйте, выбирайте и создавайте портфели проектов, которые лучше всего соответствуют бизнес-стратегии вашей организации и позволяют максимально окупить вложенные инвестиции.
Управление ресурсами	Используйте имеющиеся рабочие ресурсы для достижения результатов уже сегодня, а также планируйте дальнейшие действия на случай изменения количества ресурсов на весь период планирования.
Управление графиком работ	Обеспечьте своевременное выполнение проектов, используя карту выполнения задач и план сдачи проекта, чтобы отслеживать ход выполнения и управлять внесением изменений.
Управление финансами	Управляйте финансами и эффективно отслеживайте целесообразность затрат, чтобы гарантированно выполнить проект в рамках бюджета и использовать в портфеле прогнозированные преимущества.
Управление временем и задачами	Используйте централизованный стандартный подход к созданию отчетов о затраченном времени и управлению задачами.
Совместная работа	Организуйте эффективную совместную работу и успешное выполнение проектов с помощью функциональных возможностей корпоративного класса для социального взаимодействия, обмена мгновенными сообщениями для простого общения, использования сайтов групп и других простых в использовании возможностей совместной работы.
Управление рисками и разрешение проблем	Предотвратите, определите и смягчите потенциальные коммерческие и связанные с проектами риски и проблемы.
Создание отчетов и бизнес-аналитика	Собирайте, категоризируйте и анализируйте данные проекта, а также используйте их для принятия необходимых решений. Используйте бизнес-аналитику для обеспечения доступности и поддержки принятия решений с целью упреждающего управления проектами, программами и портфелями.
Управление программами	Воспользуйтесь преимуществами как программы в целом, так и ее отдельных текущих проектов. Вам пригодятся также специальные методики запуска программы и выбора вариантов ее использования.
Управление	С легкостью создавайте рабочие процессы в Visio и SharePoint Designer без применения кодирования для стандартизации хода выполнения проекта или отклонения задач, а также улучшения управления и контроля.
Расширяемость	Устанавливайте приложения из Магазина SharePoint, соответствующие требованиям вашей организации, с легкостью создавайте персонализированные приложения, и обеспечивайте интегрирацию с линейкой бизнес-систем.
Партнерская экосистема управления проектами и портфелями проектов	Поддержку решения для управления портфелями проектов Майкрософт осуществляют сотни партнеров Майкрософт, которые прошли сертификацию в сфере управления портфелями проектов, сдали соответствующие экзамены и осуществили множество развертываний в более чем 80 странах по всему миру. Если вам потребуется помощь в оценивании, формировании представления, развертывании или обучении и вы готовы сотрудничать с организациями, предоставляющими профессиональные услуги, свяжитесь с нашим партнером в сфере управления портфелями проектов в своем регионе.