С угловым и продольным расположением реквизитов

Также, реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Существует 3 вида бланков:

- общий бланк – реквизиты 01,02,03,06,12.

- бланк письма – реквизиты 01,02,03,04,06,07 и, при необходимости, отметки для обозначения мест расположения реквизитов 09,10,11,14,17,18.

- бланк конкретного вида документа (кроме письма) – реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, а также отметки мест расположения реквизитов 09,10,17,18.

Площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений - служебным полем документа.

4) Требования к оформлению реквизитов:

01. Государственный герб РФ - помещается на бланках документов, в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ;

02. Герб субъекта РФ - помещается в соответствии с правовыми актами субъекта РФ;

03. Эмблема организации или товарный знак - на бланках организации в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят , если есть 1,2;

04. Код организации - проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

05. Код формы документа - по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

06. Наименование организации, автора документа - должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации;

07. Справочные данные об организации - почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и т.д.;

08. Наименование вида документа - регламентируется уставом. В письме наименование вида документа не указывается;

09. Дата документа - дата подписания или утверждения, дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

10. Регистрационный номер - состоит из порядкового номера документа;

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

12. Место составления или издания документа - указывается в том случае, если невозможно его определить по реквизитам 06,07;

13. Гриф ограничения доступа (секретно, конфиденциально) проставляют без кавычек на первом листе документа;

14. Адресат - организации, структурные подразделения, должностные и физические лица.

15. Гриф утверждения документа – располагается в правом верхнем углу, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименовании должностного лица, утверждающего документ, подписи, ИОФ, даты.

16. Резолюция – содержит указание относительно решения вопроса. Пишется руководителем и включает ФИО исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

17. Заголовок к тексту – это краткое содержание документа, отвечает на вопрос о чем? или чего?

18. Отметка о контроле – отметка за исполнением документа (буква «К» или штамп КОНТРОЛЬ)

19. Текст.

20. Отметка о наличии приложений – после текста от левого поля: Приложение:

21. Подпись – включает наименование должности, подпись, ИОФ

22. Гриф согласования – рассмотрение документа сторонней организацией, состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования организации, должностного лица, подписи, ИОФ, даты согласования.

23. Виза согласования – визирование документа в пределах одной организации, показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием и выразило к нему отношение. Оформляется наименованием должности, подписи, ИОФ, дата.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии – Верно, должность заверителя, подпись заверителя, ИОФ, дата. Если копия выдается на руки или пересылается в другое учреждение, то ставится печать.

26. Отметка об исполнителе – составитель документа, с которым можно связаться для выяснения возникших вопросов (ФИО, телефон).

27.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организацию - №, дату поступления.

29. Идентификатор электронной копии – проставляется в правом нижнем углу стр. и содержит наименование файла на машинном носителе.

Перечень документов, подлежащих утверждению:

- акты

- договора

- задания

- инструкции, правила

- нормативы

- отчеты

- перечни

- планы

- положения

- сметы

- стандарты

- структура и штатная численность

- тарифные ставки

- уставы

- формы унифицированных договоров

- штатные расписания и изменения.

Перечень документов, которые заверяются печатью:

- акты

- доверенности

- договора

- заявления

- исполнительные листы

- командировочные удостоверения

- образцы оттисков печатей

- представления и ходатайства

- письма гарантийные

- поручения

- протоколы

- реестры

- смета расходов

- справки

- титульные списки

- уставы, штатные расписания.

Тема 4: Деловая корреспонденция

1. Письмо, его виды.

2. Структура служебного письма.

3. Язык и стиль служебного письма.

4. Этикет в деловой переписке.

5. Другие виды передачи текста.

1.) Письмо (служебное, деловое) – общепринятое название большого числа информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основной признак, по которому они объединяются в обобщенную группу — пересылка по почте.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, напоминания, извещения, циркулярные, сопроводительные)

и ответные (информационно-разъяснительные, письма-запрещения).

Письма-просьбы –автор просит совершить какое-либо действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма. Такие письма должны содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы.

Письма-запросы в целом составляются так же, как и письма-просьбы, но требуют письма-ответа.

Циркулярные письма –рассылаются вышестоящими организациями, которые сообщают подчиненным определенные сведения. Носят распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтвердить данные ранее обещания или условия.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Эти письма так же являются средством контроля за движением документов.

Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам….» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам….» (в стороннюю организацию).

Обязательным реквизитом является отметка о приложении.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей, либо о том, если ранее заключенное сообщение остается в силе. В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосочетания:

Подтверждаем:

- получение документов

С благодарностью подтверждаем:

- получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению

ООО подтверждает:

- свой запрос о строительстве моста

- условия поставки видеомагнитофонов.

Договорные письма –эторазновидность сопроводительных, т.к. они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удаётся с помощью других переговоров получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Ключевым словом является «напомнить». Пометка «вторично» уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма.

Письма-извещения –письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма –это разновидность писем, извещений своевременно информируемые заинтересованное др. лицо или организацию о свершившемся факте.

Письма-приглашения –письмамогут адресоваться индивидуально или коллективному адресату.

Коммерческое письмо –составляетсяот имени юридического лица. При заключении и выполнении коммерческой сделки - три вида: запрос и ответ на него, оферта (предложение), рекламация (претензия).

2.)Формуляр служебного письма включает следующие реквизиты:

- Эмблема

- наименование Министерства,

- наименование организации,

- наименование структурного подразделения,

- справочные данные (код формы документа, код предприятия, почтовый адрес, номер счета,

- дату, №

- №, дату входящего документа,

- адресат,

- резолюцию,

- отметку о контроле,

- заголовок к тексту, текст,

- отметку о наличии приложения,

- подпись, визы,

- гриф согласования,

- отметку об исполнителе.

Служебные письма классифицируются на простые и сложные.

Логическими элементами делового письма являются:

1) введение или вступление, где дается обоснование вопроса, сведения о целях, задачах и причинах составления письма.

2) изложение сути дела, доказательства, доказательство должно быть убедительным.

3) выводы и заключения, прилагается решение, но это не обязательно.

Письмо оформляется на бланках для писем, как правило не должно занимать более одной страницы формата А4 и А5 (если письмо не превышает 8 строк).

3.) Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличии от других документов, в письме проявляется личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность. Язык служебного письма определяют как официально-деловой.

Текст письма должен излагаться точно, ясно выражать мысли, использоваться отраслевая терминология.

Из языка служебного письма исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (междометья, слова с суффиксами, преувеличения), а так же слова, вышедшие из употребления (не сего года, а текущего года). Использование новых слов и заимствованных должно быть оправданным.

Стилическую конструкцию письма нетрудно построить, если располагаешь набором проверенных практикой фраз, объясняющих мотив написания письма:

- В порядке оказания тех. помощи...

- В соответствии с протоколом...

- В ответ на вашу просьбу...

- В подтверждение договорённости...

В деловой переписке существуют типичные «стандартные» варианты начала делового письма:

- Извещаем, что… (мы сократили на месяц срок поставки)

- Доводим до вашего сведения, что... (наш завод прекратил поставку оборудования)

Если автор - лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа (Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просит...); от первого лица множественного числа (сообщаем, подтверждаем).

Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу, ставлю в известность); от первого лица множественного числа (одобряем, мы получили Вашу телеграмму).

В качестве заключительныхмогут быть приведены следующие фразы:

- Просим Вас не задерживать ответ.

- Просим извинить нас за задержку.

- Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.

Кроме типового характера, некоторые фразы выступают. Как юридически значимые. Например, в гарантийном письме:

- Гарантируем возврат кредита в …..

- Оплату гарантируем.

4.) Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются:

«Уважаемый господин...»

«Уважаемые коллеги...»

«Уважаемый (имя, отчество)...»

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ.

Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

«С уважением...»

«Ваш...»

«Искренне ваш...»

При подготовке ответного письма следует обратить внимание на оформление реквизита «адресат», если поступившее письмо подписано руководителем, то и ответ должен адресоваться ему.

5). Телеграмма- это обобщенное название различных по содержанию, документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телеграфу, телетайпу). Текст должен быть кратким и четким. Из текста исключить предлоги, местоимения, союзы. Знаки препинания обозначаются сокращенно «тчк», «зпт». Количественные данные пишутся цифрами, т.к. в начале отчётной телеграммы должен стоять индекс документа, на который даётся ответ, а в конце текста - её номер. Она составляется на бланке, адрес, текст и подпись пишутся прописными буквами, а знаки препинания - строчными. Ниже подписи ставится черта, под ней указывается адрес отправителя и дата отправления, текст заверяется печатью.

Разновидности телеграммы:

1) фототелеграмма

2) телеграмма с заверенной подписью

3) телеграмма-доверенность

4) телеграмма с оплаченным ответом

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения. Они передаются устно по каналам телефонной связи и записываются (печатаются) получателем.

Факс– удобен тем, что со скоростью телефонограммы можно предать текст со всеми особенностями. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Тема 5: Организационно-распорядительная документация

1. Понятие об ОРД.

2. Организационная документация

3. Распорядительная документация

1.) При документировании управленческой деятельности используется несколько десятков видов и разновидностей документов, и ср6еди огромного разнообразия этих служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. При оформлении реквизитов ОРД имеются определённые сходства и различия. Для их рассмотрения разобьем ОРД на 3 группы:

1) организационные документы (уставы, договора, положения, инструкции);

2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления, выписки из них, указания и распоряжения).

3) информационно-справочные документы (деловая корреспонденция + акты, протоколы, докладные записки и тд.)

ОКУД в число ОРД включает так же документы по личному составу (кадрам):заявление, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.

Общие требования к оформлению ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Организационные документы

Определяют статус предприятия, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Организационные документы относятся к бессрочным (кроме штатного расписания), они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационные документы руководством и подлежат обязательному утверждению и согласованию (визированию). Текст большинства состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделены на пункты и подпункты. В зависимости от организационно- правовой формы организации к учредительным документам относятся: Устав, или Учредительный договор и Устав, или только учредительный договор.

Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации. Он разрабатывается и утверждается учредителями общественных, производственных, кооперативных и других юридических лиц.

Устав– это сложный документ, в него входят следующие реквизиты:

- эмблема организации

- наименование организации

- справочные документы об организации

- наименование документа – УСТАВ

- место издания

- гриф утверждения

- текст

Структура текста определяется разработчиками устава. В число оперативных разделов входят:

1) Общие положения

2) Организационная структура

3) Регламент организации

4) Финансово-материальная база

5) Отчетная и ревизионная деятельность

6) Порядок ликвидации

Положение об организации – документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Включает следующие разделы:

1) Общие положения - определенная цель, для которой разработано положение, перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости;

2) Порядок найма и высвобождения персонала – включает процедуры приема на работу, перечень документов, оформление приказа о приеме и т.д. Разъясняются права и обязанности работников.

3) Основные обязанности персонала – перечисляет круг обязанностей по специальности;

4) Основные обязанности администрации – определяет перечень обязанностей руководства организации;

5) Рабочее время и его использование, начало и окончание работы, перерывы для отдыха;

6) Поощрения за успешные результаты работы;

7) Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Так же на предприятии разрабатывается положение о структурном подразделении.

Структура и штатная численность– правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организаций и штатную численность. Составление документа предусматривается Уставом, готовится службой кадров, визируется и утверждается (как правило на год) руководителем организации.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Штатное расписание– правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Форма штатного расписания постановлением Госкомстата № 26.

В штатном расписании фиксируются сведения:

- структурное подразделение (наименование и код)

- профессия (должность)

- количество штатных единиц

- оклад (тарифная ставка)

- надбавки

- месячный фонд заработной платы

- примечания.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя, визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий правила деятельности предприятий, их подразделений и отдельных должностных лиц. Рассчитаны на длительное время и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты.

1.Инструкция начинается разделом «Общие положения»

2. «Должностные обязанности».

3. «Права»

4. «Ответственность»

5. «Взаимоотношения»

Инструкция содержит следующие реквизиты:

- название организации и структурного подразделения

- название вида документа (инструкция)

- дату и индекс (номер)

- место издания

- заголовок, текст, подпись, гриф утверждения

Инструкция подлежит обязательному утверждению распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Визируются должностные инструкции руководителями подразделений, начальником отдела кадров (юристом).

После утверждения на инструкции работник проставляет: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Они имеют унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Оформляется на бланке.