Сокращение времени выполнения проекта
1. По трудовым ресурсам.
Для этого используют некритические работы, имеющие свободный резерв времени больше 0. С помощью них такие работы сдвигают с пиковых периодов методом перемещения во времени (на величину свободного резерва).
Либо удлиняют данные работы (на величину свободного резерва), уменьшая число рабочих в сутки. Это позволит снизить максимальное число рабочих и уменьшить коэффициент неравномерности числа рабочих до допустимых значений.
2. По времени.
Необходимо использовать критические работы, та как они составляют критический путь и определяют период строительства:
- за счет изменения числа звеньев, смен; - на продолжительных критических работах вводится поточный метод;
- изменить топологию сетевого график.
1. Каковы цели и критические факторы успеха на стадии планирования проекта? Какова основная цель планирования?
Планирование проекта – непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения целей стоящих перед проектом с учетом складывающейся обстановки.
Планирование это наиболее важный процесс управления проектом, определяющий во времени всю деятельность по осуществлению проекта.
Процессы планирования осуществляются на протяжении всего жизненно цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта и оканчиваются детальным планом работ завершающей фазы проекта. При этом происходит уточнение и детализация планов по мере прогресса проекта. На стадии планирования определяется организация, методы и средства управления осуществлением проекта, как целостной системы, так и в разрезе отдельных ее этапов и элементов.
Планирование логически связано с другими важными стадиями процесса управления, такими как инициация, организация и контроль выполнения, анализ и регулирование, закрытие проекта.
Цель планирования: построении модели реализации проекта.
Основным результатом стадии планирования является:
Сводный план осуществления проекта, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом. Данный документ является главным и определяющим при осуществлении проекта, он выполняет роль модели (плана) действий и прогноза состояния осуществления проекта и его окружения.
В процессе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и вне него. Поэтому основное назначение планирования заключается в непрерывном поддержании курса осуществления проекта на пути к его успешному завершению.
Объектами планирования в проекте являются:
а) Предметная область
б)Время
в)Коммуникации
г)Стоимость
д)Качество
е) Организация
ж)Интеграционный план
з) Риски
и) Поставки и контракты
к)Изменения
л) Прочие компоненты проекта
2. В чем состоит сущность процесса планирования? Перечислить основные и вспомогательные процессы планирования. Дать определение концептуальному, стратегическому и детальному плану проекта. Раскрыть особенности стратегического планирования проекта. Какие зависимости существуют между задачами при планировании проекта. Описать задачи планирования.
Планирование — это процесс, в котором на практике воплощается стратегия, принятия конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить его неопределенность.
Плановые решения образуют систему, в которой процессы влияют друг на друга, поэтому нуждаются во взаимной увязке. Увязка обеспечивает их оптимальное сочетание с точки зрения максимизации конечного результата, наиболее полного использования потенциала организации и открывающихся возможностей.
Основные процессы планирования
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:
• Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта),
• Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля,
• Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта,
• Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями,
• Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций,
• Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
• Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;
• Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
• Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
• Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);
• Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.
• Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения проекта.
Вспомогательные процессы планирования
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:
• Планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
• Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
• Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
• Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,
• Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
• Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
• Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
• Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
• Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
Концептуальное планирование включает концептуальный план, представляет собой процесс разработки основной документации по проекту, технических требований, оценок укрупненных календарных планов, процедур контроля и управления. Концептуальное планирование проводится на период жизненного цикла проекта.
Стратегическое планирование — это процесс создания и претворения в жизнь алгоритмов действий, связанных в пространстве (по исполнителям) и во времени (по срокам), нацеленных на выполнение стратегических задач.
Детальное - оперативное, тактическое планирование связано с разработкой тактических, детальных планов для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Стратегическое планирование - это одна из функций стратегического управления, которая представляет собой процесс выбора целей организации и путей их достижения.
Стратегическое планирование лежит в основе для всех управленческих решений. Функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выработку стратегических планов. Не используя преимущества стратегического планирования, организации в целом и отдельные люди будут лишены четкого способа оценки цели и направления корпоративного предприятия. Процесс стратегического планирования обеспечивает основу для управления членами организации.
Система стратегического планирования дает возможность акционерам и менеджменту компаний определиться с направлением и темпом развития бизнеса, очертить глобальные тенденции рынка, понять, какие организационные и структурные изменения должны произойти в компании, чтобы она стала конкурентоспособной, в чем ее преимущество, какие инструменты необходимы ей для успешного развития.
До последнего времени стратегическое планирование было прерогативой крупных международных концернов. Однако ситуация стала меняться, и, как показывают опросы, все больше и больше компаний, представляющих средний бизнес, начинают заниматься вопросами стратегического планирования.
Зависимость задач — это такое отношение между двумя задачами, при котором начало или окончание выполнения одной из задач обусловливается началом или окончанием другой задачи. Задача, зависящая от другой задачи, называется последователем, а та задача, от которой она зависит, — предшественником. Используя такие отношения, можно сформировать связную структуру проекта.
Задачи планирования:
формулирование состава предстоящих плановых проблем, определение системы ожидаемых опасностей или предполагаемых возможностей развития предприятия;
- обоснование выдвигаемых стратегий, целей и задач, которые планирует осуществить предприятие в предстоящий период;
- планирование основных средств достижения поставленных целей и задач, выбор или создание необходимых средств для приближения к желаемому будущему;
- определение потребности ресурсов, планирование объемов и структуры необходимых ресурсов и сроков их поступления;
- проектирование внедрения разработанных планов и контроль за их выполнением.
Задачи планирования:
| № | Шаг | Результат |
| 1. | Разработка концепции и планирование целей проекта. | Почему? |
| 2. | Декомпозиция целей проекта, построение иерархической структуры работ (ИСР). | Что ? |
| 3. | Назначение ответственных. Построение структурной схемы организации (ССО) проекта. | Кто? |
| 4. | Разработка стратегии реализации проекта, построение плана по вехам. | Как? |
| 5. | Разработка тактики проекта, построение сетевых моделей. | Подробно как? |
| 6. | Разработка идеального календарного графика работ. | Идеально когда? |
| 7. | Планирование ресурсов, разработка реального календарного графика работ с учетом ограничений на ресурсы. | Реально когда? |
| 8. | Оценка затрат, разработка бюджета. | Сколько? |
| 9. | Разработка и принятие плана проекта. | Все учтено? |
3.На что необходимо обратить внимание при организации процессов на стадии планирования проекта? Описать технологию работы на стадии планирования проекта. Перечислить основные методы планирования при управлении проектом.
Для успешной организации бизнес-планирования в коммерческой организации необходимо наличие четырех обязательных условий (компонентов), которые тесно связаны между собой и составляют инфраструктуру процесса бизнес-планирования коммерческой организации.
Во-первых, коммерческая организация должна располагать соответствующей методологической и методической базой разработки, контроля и анализа исполнения бизнес-плана, финансово-экономическая служба должна быть достаточно квалифицированна, чтобы уметь применять эту методологию на практике. Методологическая и методическая база составления, контроля и исполнения бизнес-плана образует аналитический блок финансового планирования.
Во-вторых, для того чтобы разрабатывать финансовые планы, нужна внутренняя информация о деятельности предприятия и внешняя информация.
Основой информационного блока (компонента) процесса бизнес-планирования являются:
1) экономическая информация (прогноз процентных ставок, прогноз темпов инфляции и т. д.);
2) учетная информация (информация бухгалтерского учета (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, приложения к балансу) и управленческого учета);
3) сообщения финансовых органов, информация учреждений банковской системы, информация товарных, валютных бирж и прочая финансовая информация;
4) политическая информация и т. д.
Кроме того, функционирование системы бизнес-планирования осуществляется в рамках действующего нормативно-правового обеспечения, к которому относятся законы, указы Президента РФ, послания Правительства РФ, приказы и распоряжения отраслевых министерств, уставные документы, инструкции и др.
В-третьих, процесс бизнес-планирования всегда реализуется через соответствующие организационную структуру и систему управления, составляющие организационный блок процесса. Понятие организационной структуры включает в себя количество и функции служб аппарата управления, в чьи обязанности входят разработка, контроль и анализ бизнес-плана коммерческой организации, совокупность структурных подразделений, которые ответственны за исполнение бизнес-плана.
В-четвертых, в процессе финансового планирования и контроля происходит регистрация и обработка больших массивов информации. Программно-технические средства, используемые в процессе финансового планирования и контроля, составляют программно-технический блок системы финансового планирования.
4. С какой целью строится временной график реализации проекта? Какие задачи лежат на критическом пути проекта, на стадии его планирования?
Во временном графике осуществляется обоснование отдельных стадий реализации инвестиционного проекта и рассматривается потребность в финансовых, материальных и трудовых ресурсах на каждой стадии.
Критические задачи:
- подготовительные работы
- нулевой цикл
- установка монтажного крана и бетононасоса
- возведение несущих конструкций надземной части здания (данная задача повторяется для каждого этажа, и именно эта задача будет решаться с применением итеративного подхода (Планирование — Реализация — Проверка — Оценка)
- устройство кровли.
Все эти задачи - критические, так как от качества и быстроты их выполнения зависит выполнение последующих работ и, следовательно, требуют подробной проработки и контроля.
5. Перечислить ролевые обязанности членов команды при планировании проекта. Какие действия на стадии планирования проекта будет ожидать руководитель проекта от менеджера проекта, давая задание на выполнение работ?
Обязанности менеджера проекта:
- быстро и эффективно организовать начало работ по проекту;
- организовывать, координировать и контролировать ход работ по проек-
ту;
- целесообразно распределять работы по проекту между членами коман-
ды проекта;
- осуществлять взаимодействие с внешними участниками проекта для
эффективной и своевременной его реализации;
- контролировать отклонения от запланированного хода работ и следить
за изменениями по проекту;
- осуществлять коммуникации с членами команды проекта с целью мо-
ниторинга проекта, принятия решений по ходу работ, разрешения конфликт-
ных ситуаций в ходе работ взаимодействий.
Руководитель проекта - это один из самых важных сотрудников в проекте. Этот человек играет главную роль в планировании и выполнении проекта.
Функции руководителя проекта:
- Определение целей, задач и результатов будущего проекта
- Анализ и составление плана по подготовке и внедрению будущего проекта, определение контрольных точек
- Анализ и прогноз количества, а так же оценка стоимость ресурсов, необходимых для выполнения проекта
- Анализ и прогноз стоимость и возможный бюджет проекта
- Подбор под проект команды
- Организация своевременного собрания полной команды проекта.
- Участие в разработке и доработках детального бизнес-плана проекта
- Контроль над подготовкой необходимой документации для проекта
- Контроль над мероприятиями по проработке, тестированию, внедрению проекта, а так же при необходимости корректировка данных процессов
- Контроль над бюджетами проектов
6. Каковы цели и критические факторы успеха на стадии планирования этапа?
Факторы успеха проекта на стадии планирования:
1.Ясность целей в проекте
2.Четкость планов и детализация работ
3.Поддержка руководством исполнительной организации
4.Учет требований заказчика, тесное взаимодействие с ним и ясность приемки результатов
5.Наличие необходимых ресурсов и технологий
6.Контроль выполнения проекта
7.Возможность управления непредвиденными ситуациями.
8.Обеспечение необходимой информацией
7. Описать процессы и ключевые результаты стадии планирования.
1. Составляется перечень (номенклатура) работ.
2. В соответствии с номенклатурой по каждому виду работ определяются их объемы.
3. Производится выбор методов производства основных работ и ведущих машин;
4. Определяется состав бригад и звеньев.
5. Рассчитывается нормативная машинно- и трудоемкость.
6. Определяется технологическая последовательность выполнения работ;
7. Устанавливается сменность работ.
8. Определяется продолжительность работ и их совмещение, корректируются число исполнителей и сменность.
9. Сопоставляется расчетная продолжительность с нормативной и вносятся коррективы.
10. На основе выполненного плана разрабатываются графики потребности в ресурсах.
8. Какие задачи лежат на критическом пути проекта на стадии планирования?
1. Разрабатывается исходный сетевой график (сетевая модель), в котором должны быть показаны проектные, подготовительные, основные работы и поставка оборудования по каждому из объектов с разбивкой по основным этапам, а также сдача в эксплуатацию.
2. На основе исходных данных разрабатываются локальные графики с большей детализацией, а затем производится «сшивка» локальных сетей с общей сетью по опорным точкам исходного графика. После этого производится расчет и анализ сетевого графика.
3. Заключительным этапом является оптимизация (корректировка) графика; в нижней части графика должно быть показано освоение капитальных вложений и движение рабочей силы.
9. Рационализация использования ресурсов проекта.
1.По трудовым ресурсам.
Для этого используют некритические работы, имеющие свободный резерв времени больше 0. С помощью них такие работы сдвигают с пиковых периодов методом перемещения во времени (на величину свободного резерва).
Либо удлиняют данные работы (на величину свободного резерва), уменьшая число рабочих в сутки. Это позволит снизить максимальное число рабочих и уменьшить коэффициент неравномерности числа рабочих до допустимых значений.
2.По времени.
Необходимо использовать критические работы, та как они составляют критический путь и определяют период строительства:
а) за счет изменения числа звеньев, смен;
б) на продолжительных критических работах вводится поточный метод;
в)изменить топологию сетевого графика.
Список литературы:
1. Лекции по дисциплине «Управление проектами»;
2. «Методические рекомендации по выполнению практических работ по курсу управления проектами»;
3. Синенко С.А., Сапожников В.Н. Внутрифирменное планирование строительного производства.Том.1,2,3. М.МГСУ, 2000
4. Воропаев В.И. Календарное планирование
5. Белбин Мередит. Команды менеджеров. Секреты успеха и причины неудач. (Издана на англ. в 1981 г.). Пер с англ. М.: 1999г.
6.Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон .Управление проектами: Практическое руководство/ Пер с англ — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003;
7. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие, 2004.