Административные методы управления

Административные (распорядительные) методы управления предприятием представляют собой распорядительные способы воздействия вышестоящего управляющего органа (подразделения) или руководителя на нижестоящие органы или отдельных исполнителей в системе предприятия с целью по­будить их к выполнению тех или иных действий.

Бытующее иногда понимание сути административных методов управления как методов, базирующихся только на субъективном, волевом подходе руководителя к решению производственно-хозяйственных задач, принципиально неверно. Любое административное действие руководителя или руководящего звена должно базироваться на требованиях экономических законов и экономического расчета.

Целью применения административных методов управления является обеспечение безусловного и наиболее рационального выполнения задач (текущих или перспективных), поставленных перед предприя­тием народнохозяйственным планом.

С помощью административных методов управления решаются:

организационные,

технические,

экономические

и со­циальные задачи, стоящие перед коллективом предприятия.

Для административных методов управления характерны:

прямое воз­действие на управляемый объект путем определения его ближайших задач, порядка и сроков их выполнения, объема и видов необходимых ресурсов, а также организационных условий выполнения задания;

однозначность реше­ния конкретной задачи, имеющего обязательную силу для исполнителя и не предоставляющего ему альтернативного способа действия;

обязательный ха­рактер соответствующих распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение трудовой дисциплины и влечет за собой определенные взыскания.

Административные методы управления осуществляются в форме:

при­казов,

указаний,

распоряжений в устном или письменном виде, издаваемых вышестоящим управляющим органом (руководителем) по отношению к ниже­стоящему.

Административные методы, в том случае, когда они правильно применя­ются и имеют под собой научную основу, являются в то же время методами и правовыми, и оперативно-техническими. Например, приказ директора предприятия о введении новых норм труда является административным (форма внедрения), экономическим (использование резервов снижения трудо­емкости или повышения производительности труда) и правовым актом одновременно, вытекающим из прав, предоставленных предприятию в области нормирования труда.

Формами проявления административных (распорядительных) методов управления являются:

приказы,

распоряжения,

инструкции,

положения,

ме­тодические указания,

правила,

нормативы.

Приказ — это акт управления, издаваемый руководителем предприятия (в отсутствие руководителя — его заместителем).

Основанием для приказа являются:

постановления и распоряжения пра­вительства;

приказы, распоряжения и другие регламентирующие акты выше­стоящих организаций (министерства, комбината, объединения);

статьи тру­дового законодательства;

принятые в процессе управления решения, касаю­щиеся определенного направления деятельности управляемого объекта.

По времени действия приказы подразделяются на:

текущие и

перспективные (дли­тельного действия).

Текущие приказы регламентируют оперативную деятельность предприя­тия или отдельного лица. Например, приказ о назначении на должность, перемещении кадров, укрупнении или, разукрупнении подразделений пред­приятия.

Перспективные приказы устанавливают характер работы предприятия или его подразделения на длительный период времени. Например, введение режима работы предприятия, распорядка рабочего дня, введение новых форм обучения и повышения квалификации кадров и т.д.

После получения указания от руководителя предприятия соответствующие службы готовят содержание приказа. До подписи руководителем приказ должен быть завизирован руководителем службы, готовившей его содержа­ние. Например, приказ о создании на предприятии лаборатории экономиче­ского анализа визирует главный экономист и главный бухгалтер. Приказ о реорганизации конструкторского или технологического отдела предприятия визирует главный инженер и начальник соответствующего отдела, а приказы о перемещениях личного состава (повышениях в должности, переводах, уволь­нениях и т.д.) - руководитель отдела кадров.

Приказ - акт срочного характера. Время его действия устанавливается указанными в нем сроками.

Приказ должен содержать:

ссылку на основание для его издания;

крат­кую и точную формулировку сути принятого решения;

указание испол­нителя;

форму контроля за исполнением;

сроки вступления в силу и испол­нения.

Распоряжение (устное или письменное) представляет собой администра­тивно-управленческий акт руководящего органа или лица при решении вопросов текущего или перспективного характера в процессе управления предприятием, его подразделением или службой. В отличие от приказа распоряжение направлено на решение частных вопросов и издается (отдается) должностными лицами общего (линейного) руководства (директор, главный инженер, заместители директора, начальник цеха, мастер производственного участка) в пределах их компетенции.

Как и приказ, распоряжение содержит:

точную формулировку существа решения,

указывает исполнителя и сроки исполнения,

а также форму конт­роля за его претворением в жизнь.

Инструкция — нормативный акт, содержащий правила общего харак­тера, регламентирующие порядок и условия осуществления деятельности в какой-либо определенной области управления. Инструкции подразделяются на отраслевые и местные.

Отраслевая инструкция издается министром, руководителями государст­венных ведомств и учреждений (ЦСУ, Министерство финансов и т.д.) и обязательны для прак­тического руководства на всех предприятиях и в организациях данной от­расли.

Местные (действующие в пределах данного предприятия) инструкции делятся на должностные, методические и рабочие.

Должностные инструкции являются документами норма­тивно-организационного характера и предназначены для регламентирова­ния работы исполнителей определенного функционального направления. Эта инструкция определяет содержание и порядок работы исполнителя, устанав­ливая тем самым его обязанности по занимаемой должности.

Методическая инструкция - нормативно-организацион­ный документ, раскрывающий порядок, методы и формы выполнения работы по решению относительно сложной и ответственной технико-экономической задачи. Например, методическая инструкция по выявлению и использованию производственных мощностей разных производств и цехов, по составлению плановой сметы затрат на производство, по расчету экономической эффектив­ности новой техники или технологии.

Рабочая инструкция регламентирует последовательность вы­полнения элементов оперативной работы определенного функционального на­значения. Например, инструкция по контролю качества материалов и сырья, поступающих на склад предприятия, по выдаче цехам ценных, жестко лимитируемых материалов, по обслуживанию рабочих мест всем необхо­димым.

Положение представляет собой нормативный документ, регламентирую­щий построение и режим работы отдельного самостоятельного органа или подразделения аппарата управления. Разновидностью такого документа является положение о должностном лице, которое определяет его служебную роль, полномочия, права и обязанности. В отличие от должностных инструк­ций оно регламентирует работу руководящих работников, обладающих ад­министративной властью.

Методические указания — нормативный документ, охватывающий ком­плекс работ, взаимосвязанных единством целевого назначения. Например, методические указания по разработке бизнес-плана предприятия, по переводу предприятия на новую систему планирования и экономического стимулирования производства, по внедрению на предприятии автоматизи­рованной системы управления и т.д. Методические указания регламентиру­ют последовательность свершения отдельных этапов комплекса мероприя­тий и раскрывают «технологию» выполнения отдельных работ с высокой сте­пенью детализации. В отличие от инструкций или положений, методические указания, как правило, носят характер рекомендаций. Они разрабатываются межотраслевыми, отраслевыми и заводскими научно-исследовательскими нормативно-исследовательскими и другими организациями и экономическими

Правила, как инструмент административного управления, разрабаты­ваются ведомствами, учреждениями и предприятиями с целью обеспечения единообразия выполнения определенного круга работ и возможности их свод­ного учета. Например, правила заполнения форм ежемесячной отчетности, правила заполнения сменно-суточного задания и др. В отличие от инструкций правила разрабатываются для сравнительно простых документов, имеющих непродолжительный цикл оборота. Часто правила излагаются непосредствен­но на бланке или форме.

Нормативы —это исходные данные, расчетные величины, математические и эмпирические формулы и графики, составляющие базу для количественного обоснования принимаемых управленческих решений, касающихся исполь­зования трудовых, финансовых и материальных ресурсов предприятия. Соответственно нормативы подразделяются на трудовые, материальные и фи­нансовые. Нормативы устанавливаются на какую-либо единицу: операцию, деталь, изделие, а также на единицу использования рабочего времени работ­ника, оборудования, инструмента, площади и т.д. Нормативы являются ос­новой планирования затрат живого и овеществленного труда, контроля вы­полнения установленных планов и проведения анализа производственно-хозяйственной деятельности.

Нормативы отражают передовой технический, технологический и органи­зационный уровень производства и по мере их устаревания должны пере­сматриваться.

Реорганизация и ликвидация предприятия. В соответствии с изменениями, происходящими в обществе предприятия (организации) стремятся улучшить свои производственно – экономические показатели за счет реформирования систем организации и управления. Под воздействием изменений спроса на продукцию, работы и услуги, методы их производства и обслуживания возникает необходимость радикального изменения структур и функций в форме слияния и приобретения, разделения и выделения, преобразования то есть реорганизации предприятий. Эти процессы осуществляются для решения комплексных проблем выживания или повышения эффективности работы силами специально подготовленных специалистов предприятий с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей предприятий.

В случае изменения названия, организационно – правовой формы субъекта предпринимательской деятельности, а также формы собственности необходимо представить документы для перерегистрации с подтверждением опубликования информации об изменениях в печатных средствах массовой информации. В соответствии с законодательством предприятие имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения с правом открытия счетов и утверждения Положения о них. При этом все действия осуществляются от имени создавшего их юридического лица, пользуются его имуществом, указываются в его составе, а руководители действуют на основании доверенности и назначаются этим же юридическим лицом.

В отличие от обособленных подразделений юридического лица, дочернее предприятие является юридическим лицом, т.е. самостоятельным хозяйствующим субъектом предпринимательской деятельности. В процессе корпоратизации и приватизации создаются холдинговые компании, контролирующие одну или несколько компаний с помощью их акций, которыми она владеет.

Для достижения большей эффективности с целью коллективного использования производственного, научно – технического, информационного и финансового потенциала у предприятий возникает потребность в объединении субъектов предпринимательской деятельности. В результате происходит создание большого числа и разнообразия видов хозяйственных объединений на добровольной основе с активными «горизонтальными» связями между их участниками. В этом случае обязательно соблюдение требований антимонопольного законодательства Украины. Функционируют они при этом на основе устава или договора, который утверждается их основателями или собственниками, сохраняя при этом права юридического лица. Это могут быть ассоциации, корпорации, консорциумы, концерны или другие объединения по отраслевым, территориальным или другим принципам.

Хозяйственным объединением является добровольное объединение юридических лиц, созданное ими в целях координации деятельности, обеспечения защиты их прав, представления общих интересов в государственных и иных органах, а также в международных организациях. Целью такого объединения является защита и реализация интересов его участников, консолидация усилий в обеспечении работы его структур. Учредителями могут быть только коммерческие юридические лица, то есть организации, целью которых является получение прибыли, а участники объединения сохраняют свою юридическую самостоятельность как субъекты права. То есть объединение не имеет права осуществлять управление и контроль за деятельностью участников и выполнять функции по распоряжению их имуществом. При этом объединение признается новым и самостоятельным субъектом права (юридическим лицом), являющимся собственником имущества, переданного ему учредителями (участниками).

Объединения действуют на основе договора или устава, утверждаемого их учредителями или собственниками.

Для создания договорных объединений, например, ассоциаций и корпораций, требуется учредительный договор. При создании уставных объединений, например консорциумов и концернов, необходим устав. Несмотря на то, что объединение возникает на добровольной основе решения участников, необходима его государственная регистрация как юридического лица – субъекта предпринимательской деятельности.

В процессе функционирования объединения не отвечает по обязательствам входящих в его состав предприятий, а предприятия не отвечают по обязательствам объединения в том случае, если эти вопросы не оговариваются иначе в уставе или учредительном договоре. Это происходит в виду того, что объединение и создавшие его участники являются юридическими лицами и самостоятельными субъектами права, где исключается их взаимная имущественная ответственность по обязательствам.

С целью реализации государственных программ развития приоритетных отраслей производства и структурной перестройки экономики могут создаваться объединения, в которые могут входить промышленные предприятия, сельскохозяйственные предприятия, банки, научные и проектные учреждения, другие учреждения и организации всех форм собственности, имеющие цель получение прибыли. Эти объединения создаются на определенный срок и представляют собой промышленно – финансовые группы, состоящие из головного предприятия и других участников.

Головное предприятие изготавливает конечную продукцию, осуществляет ее сбыт, уплачивает налоги и представляет интересы ПФГ в Украине и за ее пределами. Участник, которым кроме вышеперечисленных может быть также и иностранное юридическое лицо, производит промежуточную продукцию или предоставляет услуги исключительно участникам и головному предприятию и ориентировано на получение прибыли.

Если в состав участников входят украинские и иностранные юридические лица, то это транснациональная ПФГ.

Межгосударственная ПФГ создается на основе межправительственного или межгосударственного договора с согласия Верховной Рады Украины.

Предприятие ликвидируется в случаях:

признания его банкротом;

при принятии решения о запрещении деятельности в виду невыполнения в назначенный срок условий, установленных законодательством;

решения суда о признании недействительными учредительных документов и решения о создании предприятия и др.

При этом предприятие исключается из государственного реестра.

Ликвидация предприятия осуществляется ликвидационной комиссией, создающейся собственником или другим уполномоченным лицом. По их решениям ликвидация может осуществляться самим предприятием в лице его органа управления. В официальной прессе по местонахождению предприятия помещается информация о его ликвидации и о порядке и сроках заявления кредиторами претензий, которые удовлетворяются имуществом предприятия.

Следовательно, правовые методы управления представляют собой формы использования административного, хозяйственного и трудового права в процессе управления всеми сторонами деятельности предприятия.

Правовые методы управления применяются в сочетании с административными и экономическими ивыполняют роль регулятора их количественного и качественного содержания.

К правовым методам управления относятся:

правовое регулирование административного управления,

процесса планирования,

хозрасчета предприятия,

контроля деятельности предприятия и его подразделений.

Правовое регулирование административного управления предприятием охватывает подчиненность предприятия, распределение административных функций в процессе управления его подразделениями, границы административной власти отдельных звеньев и должностных лиц аппарата управления.

Правовое регулирование административной деятельности предприятия в целом осуществляется его уставом, который утверждается собственником имущества, а для государственных предприятий – собственником имущества при участии трудового коллектива.

Конкретизацией устава предприятия являются положения о звеньях аппарата управления и положения о должностных лицах, входящих в состав администрации предприятия. Правовое регулирование административного управления означает четкое разграничение компетенции каждого звена управления и каждого должностного лица, исключение дублирования функций и подмены одного органа управления другим. Положение должно точно определять, кому подчиняется непосредственно данное подразделение или должностное лицо и кто или какое подразделение подчиняется ему. Указывается форма подчиненности (административная, методическая), форма и методы контроля деятельности (письменный отчет или доклад, ревизия, устный или доклад вышестоящему подразделению или лицу), периодичность контроля принятой формы (ежедневная, ежемесячная и т.д.).

Правовое регулирование административного управления включает определение функций административного регулирования, которым может пользоваться данное подразделение предприятия или должностное лицо (разра­ботка положений, инструкций, методических указаний, нормативов, издание приказов, распоряжении и т.д.). Сюда же относится определение форм административного воздействия, применяемых при внедрении элементов админист­ративного регулирования, обеспечения их нормального функционирования. К формам административного воздействия относятся различные поощрения, предупреждения, взыскания, наделение полномочиями, необходимыми для осуществления принятого решения, и т.д.

Все рассмотренные элементы правового регулирования административно­го управления правомерны, если они не вступают в противоречие с действую­щими законами административного, хозяйственного и трудового права.

Правовое регулирование процесса планирования включает распределе­ние функций предприятия между его подразделениями при разработке, реа­лизации и контроле исполнения текущих и перспективных планов.

Основой для составления перспективного и годового планов предприятия являются государственные заказы и договоры, заключенные с потребителями (покупателями) продукции, работ, услуг и поставщиками материально – технических ресурсов.

Предприятию дано право принимать от других предприятий и органи­заций заказы на производство продукции и оказание услуг с использованием на эти цели излишков сырья и материалов собственного производства или предоставленных заказчиком, если это не является причиной для невыполне­ния государственных заказов и обязательств по договорам.

Предприятие самостоятельно устанавливает плановые задания для це­хов, отделов, служб, участков, производств с таким расчетом, чтобы выполне­ние этих заданий обеспечивало выполнение планов предприятия с максималь­ной эффективностью.

Правовое регулирование контроля деятельности предприятия включает разработку положений

о функциях контроля работы подразделений предприя­тия,

о контроле выполнения установленных заданий,

инструкций о порядке проведения анализа отдельных сторон производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Внутрипроизводственный контроль осуще­ствляют различные функциональные службы предприятия от его имени как юридического лица. За организацию и проведение такого контроля несет полную ответственность руководитель данного предприятия. Он назначает комиссии для проведения проверок работы отделов и других подразделений.

Центральная бухгалтерия предприятия осуществляет контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета, ответственность за организацию такого контроля несет главный бухгалтер.

Финансовый отдел контролирует правильность составления, оформления и утверждения сметно-финансовых расчетов на затраты по внедрению новой техники, смет на расходование фонда развития производства, фонда материального поощрения, фонда социально-культурных мероприятий и жилищного строительства, средств целевого назначения, а также других сторон финансовой деятельности предприятия.

Юридический отдел (бюро, юрисконсульт) предприятия проверяет соответствие правовым нормам приказов, распоряжений, соглашений, договоров и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, контролирует соблюдение законов в деятельности предприятия, обеспечивает соблюдение предписаний закона в действии подразделений предприятия.

Юрисконсульт – постоянный консультант при учреждении, предприятии или организации по практическим вопросам права, защитник интересов этого учреждения в судебных и иных инстанциях.

Юридический отдел анализирует и обобщает результаты рассмотрения судебных и арбитражных дел для постановки перед руководителем вопросов об улучшении правовой деятельности предприятия, участвует в контроле осуществления мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, по борьбе с растратами, хищениями собственности.

Функции правового регулирования контроля деятельности предприятия и его подразделений осуществляют также функциональные отделы аппарата управления:

планово-экономический,

производственный,

технического контроля,

труда и заработной платы,

главного механика,

стандартизации и нормализации,

главного технолога,

технический и другие (каждый в пределах своей компетенции).

Функции контроля базируются на действующих статьях административного, хозяйственного и трудового права, а ответственность за их осуществление возлагается на руководителей соответствующих служб.

Волгин В.В. Управление персоналом малого предприятия (предупреждение проблем): Практическое пособие. – М.: Издательско – книготорговый центр «Маркетинг», 2002. – 300 с. В 67.

Юридический отдел

Функции

Осуществление предварительной проверки соответствия действующему законодательству приказов, распоряжений, соглашений и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, а также участие в необходимых случаях в подготовке этих документов. Подготовка заключений по другим правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия.

Осуществление контроля за соответствием требованиям законодательства распоряжений и других нормативных актов, изданных с нарушением действующего законодательства, оказание помощи в постановке правовой работы структурными подразделениями предприятия в части подготовки и издании этими подразделениями правовых актов.

Совместно с другими подразделениями предприятия подготовка предложений об изменении действующих или отмене фактически утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных на предприятии.

Участие в подготовке и заключении коллективных договоров, а также в разработке и осуществлении мероприятий по укреплении трудовой дисциплины на предприятии.

Совместно с другими подразделениями предприятия организация работы по заключению хозяйственных договоров, участие в подготовке указанных договоров и их визирование, представление руководству предприятия предложений по улучшению контроля за соблюдением условий заключенных договоров.

Оказание правовой помощи соответствующим структурным подразделениям предприятия в претензионной работе, передача исковых материалов в судебные и арбитражные органы.

Представительство с целью защиты интересов предприятия в государственных и общественных организациях, ведение судебных и арбитражных дел.

Обеспечение анализа и обобщения результатов рассмотрения судебных и арбитражных дел для постановки перед руководителем вопросов об улучшении деятельности предприятия.

Участие в подготовке проектов нормативных актов, разрабатываемых предприятием, заключений по проектам нормативных актов, поступающим на отзыв предприятию.

Организация систематизированного учета и хранения поступающих на предприятие нормативных актов.

Широкая информация коллектива предприятия о действующем законодательстве, организация совместно с другими подразделениями изучения должностными лицами предприятия нормативных актов, относящихся к их деятельности.

Участие в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению хозяйственного расчета, договорной, финансовой и трудовой дисциплины, по борьбе с растратами и хищениями собственности.

Подготовка заключений по предложениями о привлечении работников предприятия к дисциплинарной и материальной ответственности.

Участие в рассмотрении материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью выявления долгов, требующих принудительного взыскания, и подготовка заключений по предложениям о списании безнадежной задолженности.

Осуществление контроля за соблюдением на предприятии установленного законодательством порядка приемки продукции и товаров по количеству и качеству.

Оказание правовой помощи профсоюзному комитету и другим общественным организациям предприятия.

Консультирование работников предприятия по правовым вопросам.

Получает материалы по фактам хищений, недостач и взысканий дебиторской задолженности с граждан. Представляет результаты рассмотрения по гражданским и уголовным делам.

Получает законченные и оформленные претензионные материалы для предъявления исков в органы арбитража; заключения по претензиям и искам в связи с отказами в оплате счетов, ошибками в их предъявлении и др.; справки о перечислении денежных средств в связи с рассмотрением претензий и арбитражных исков; документы о перечислении госпошлины; заключения по договорам по установлению формы расчетов. Представляет решения руководства о перечислении денежных средств по результатам рассмотрения претензий и исков; отметки на банковских документах о поступлении денежных сумм по рассмотренным и удовлетворенным претензиям и искам; поручения на перечисленные госпошлины по арбитражным искам.

Получает проекты договоров; обоснованные заключения с приложением необходимых документов по протоколам разногласий, претензиям и искам в связи с поставкой продукции, документы, являющиеся обоснованием договорных взаимоотношений, а также копии договорной переписки, необходимой для предъявления исков в органы арбитража. Представляет заключенные предприятием договоры на сбыт продукции; решения арбитражных органов, принятые по спорным условиям договоров; копии решений руководства по признанным претензям и искам, которые удовлетворяют путем досылки (замены) продукции.

Получает проекты приказов, инструкций, договоров, обязательств и других актов для проверки и визирования; справки. Заключения, расчеты и другие подлинные документы или их копии для предъявления претензий, заключения договоров, предъявления преддоговорных и имущественных исков и отзывов; объяснения по проверкам, проводимым по поручению руководства и в связи с соблюдением законности. Представляет заключения, письменные и устные справки по правовым вопросам, возникающим в практической деятельности; исковые заявления и претензии по вопросам, подведомственным отделу (службе, цеху); договоры для проработки и исполнения.

Проверяет соблюдение законности в деятельности структурных подразделений предприятия.

Приостанавливает выполнение распоряжений начальников структурных подразделений, противоречащих действующему законодательству; вносит руководству предприятия предложения об отмене таких распоряжений.

Требует от подразделений предприятия представления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.

Привлекает с согласия руководителей структурных подразделений работников для подготовки проектов нормативных актов и других документов, а также для разработки и осуществления мероприятий, проводимых юридическим отделом.

Осуществляет связь с другими организациями по возникающим вопросам.

Дает руководителям подразделений разъяснения по юридическим вопросам.

Не визирует представляемые на подпись директору предприятия проекты распорядительных и правовых документов, не соответствующих действующему законодательству; дает заключения с предложениями о законности порядка разрешения рассматриваемых вопросов.

Указания отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями предприятия.

Статья 48. 1. Граждане республики Крым имеют право на экологически безопасную для их жизни и здоровья окружающую природную среду, продукты питания и предметы повседневного спроса.

2. Это право обеспечивается экологическим контролем в соответствии с установленными требованиями и стандартами.