Инвентаризация

Инвентаризация - это элемент метода бухгалтерского учета, который представляет собой способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуральном выражении данным бухгалтерского учета. При помощи инвентаризации контролируют сохранность материальных ценностей и денежных средств, проверяют полноту и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятие проводит инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуральном выражении данных бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены на счетах бухгалтерского учета, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Инвентаризация проводится в соответствии со СБУ № 24 "Организация бухгалтерской службы".

Инвентаризации должны подвергаться:

· нематериальные активы;

· основные средства;

· товарно-материальные запасы;

· расчеты;

· инвестиции;

· денежные средства;

· денежные документы;

· бланки строгой ответственности и другие статьи баланса.

Инвентаризации подлежат и товарно-материальные запасы, не принадлежащие предприятию, а также ценности, находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки, арендованные основные средства.

Основными задачами инвентаризации являются:

· Выявление фактического наличия имущества;

· Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

· Проверка полноты отражения в учете обязательств;

· Выявление товарно-материальных запасов, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающим стандартам качества, техническим условиям;

· Выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

· Проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;

· Проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе и на счетах в банке, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности и других статей баланса.

В обязательном порядке инвентаризация проводится в следующих случаях:

· При смене материально-ответственных лиц (на день приема - передачи дел);

· При установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также при порче товарно-материальных запасов;

· В случае стихийных бедствий, пожара, аварий, или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

· В других случаях, предусмотренных законодательством РК.

В соответствии с Правилами организации бухгалтерского учета инвентаризация имущества, обязательств проводится не реже одного раза в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации имущества и обязательств организации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации.

В состав инвентаризационной комиссии рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля и других специалистов, а при необходимости и представителей службы внешнего аудита.

После утверждения приказа о назначении председателю инвентаризационной комиссии выдается письменное распоряжение за подписью руководителя и главного бухгалтера. В распоряжении указывается объект, подлежащий инвентаризации, сроки начала и окончания инвентаризации.

Прежде чем приступить к проведению инвентаризации комиссии необходимо:

· опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;

· проверить правильность и исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе инвентаризации, и соблюдения установленных сроков их клеймения.

· получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам или отчетам с указанием "До инвентаризации по состоянию на ___________(дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатка имущества к началу инвентаризации по учетным ценам.

Материально ответственное лицо (лица) представляет расписку о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее – списано в расход, и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у него в подотчете, сданы в бухгалтерию.

Такие же расписки принимаются от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение товарно-материальных запасов.

Инвентаризацию имущества рекомендуется производить по местонахождению имущества. Проверка фактических остатков производится при обязательном присутствии материально-ответственного лица, но материально-ответственное лицо не является членом инвентаризационной комиссии на своем участке.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственного лица в инвентаризационных описях расписывается лицо принявшее имущество и лицо, сдавшее имущество. Если инвентаризация имущества продолжается в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризуемое имущество, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально-ответственного лица.

Данные инвентаризации оформляются инвентаризационными описями.

Инвентаризационные описи это документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества и обязательств на определенную дату.

В соответствии с Правилами организации бухгалтерского учета инвентаризация имущества, обязательств проводится не реже одного раза в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в ее присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких либо претензий.

На имущество, не принадлежащее организации на правах собственности, но находящееся у него, рекомендуется составлять отдельные инвентаризационные описи. На имущество, пришедшее в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись.

По окончании инвентаризации, оформленные инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости сдаются в бухгалтерию. Инвентаризационные описи могут быть заполнены средствами вычислительной техники, на компьютере или ручным способом. Ни каких помарок и подчисток производить не рекомендуется. В инвентаризационной описи не рекомендуется оставлять незаполненные строки. В последних листах незаполненные строки прочеркиваются. В тех случаях, когда материально-ответственное лицо после инвентаризации обнаружит ошибки в инвентаризационных описях, оно может заявить инвентаризационной комиссии до открытия склада или магазина. Инвентаризационная комиссия производит проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных данных. Исправление оговаривается и подписывается всеми членами комиссии и материально-ответственным лицом.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации - расхождение между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Сличительные ведомости составляются по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета признаются:

· излишки - доходами, и подлежат оприходование в доход организации;

· недостачи расходами, и подлежат взысканию с виновного или относятся за счет организации

· нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. Сумма естественной убыли в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице. В том случае если после зачета по пересортице все же осталась недостача товарно-материальных запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товарно-материальных запасов, по которому установлена недостача. Недостача и порча товарно-материальных запасов сверх норм естественной убыли при наличии виновных, возмещается виновным лицом. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении одного и того же наименования товарно-материальных запасов и в одинаковом количестве. О допущенной пересортице материально-ответственное лицо представляет подробное письменное объяснение инвентаризационной комиссии.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности.

Стоимость материальных запасов на конец отчетного периода зависит от двух факторов: количества и цены. По крайней мере один раз в год необходимо проводить подсчет натуральных единиц запасов.. Этот процесс называется про­ведением инвентаризации фактических запасов Хотя фирмы могут проводить инвентаризацию в любое время в тече­ние года, большинство делает это в конце отчетного года. Процесс проведения инвентаризации предполагает три этапа: 1) подсчет, взве­шивание или измерение каждой единицы продукции, имеющейся в наличии; 2) определение цены каждого изделия и 3) перемножение (таксировка) для получения итогов.

Товары в пути. В товарные запасы фирмы включаются все изде­лия, которыми она владеет и которые предназначены для продажи. Товары, приобретенные и находящиеся в пути, должны включаться в состав материальных запасов фирмы, если к ней перешло право собст­венности на товары. Случаи невключения имеющихся товаров в состав материальных запасов» В момент проведения инвентаризации могут быть выявлены товары, на которые фирма не имеет права собственности. Это товары, подготовленные по заказу клиента, оплаченные им (т.е. акт купли- продажи совершен), принадлежащие ему и дожидающиеся отгрузки. Необходимо зафиксировать их реализацию. Другой категорией това­ров, не входящих в состав материальных запасов, являются товары на консигнации. Консигнация - размещение собствен­ником (которого именуют "комитентом" или "консигнантом) своих товаров на складах другой фирмы (именуемой "кон­сигнатором"). Консигнатор не должен включать подобные товары в состав своих материальных запасов, так как вплоть до мо­мента реализации эти товары являются собственностью отправи­теля - консигнанта.

Первичные документы по поступлению и расходу товарно-материальных запасов (ТМЗ) являются основой организации материального учета. Организация учета ТМЗ осуществляются на основе разработки номенклатуры потребляемых в производстве материалов по их однородным признакам. Номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению ТМЗ.

Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой-ценником.

Поступление ТМЗ оформляется различными документами от канала поступления. При поступлении ТМЗ от поставщиков товары сопровождаются документом, так называемый «счет-фактура», где указываются наименование, количество, цена и общая сумма ТМЗ. В этом документе отдельной строкой записывается сумма начисленной суммы налога на добавленную стоимость. При доставке ТМЗ на склад покупателя автотранспортом поставщика, заведующий складом покупатель принимают у экспедитора поставщика ТМЗ по количеству, и сопоставляет их данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах. В случае, если недостачи или других расхождений (количество, вес, сорт и т.п.) фактического наличия с данными накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее товарно-материальные запасы, подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, получившего товарно-материальные запасы, а второй возвращается лицу, доставившему ТМЗ на склад покупателя.

При выявлении расхождений между фактическими данными и отраженными товарно-транспортной накладной, или при наличии повреждений упаковки, проверяют каждое место, о чем должен быть составлен акт. В акте отражают данные о выявленных расхождениях и указывают товарно-материальные запасы, по которым установлены расхождения. Материальные ценности, по которым отклонения не выявлены, в акте не приводят, но производят запись: «По остальным ТМЦ расхождений нет». Акт составляется в двух экземплярах, его подписывают лица, принимавшие участие в приемке-передаче ТМЗ. Один экземпляр акта передают поставщику, а другой остается у материально ответственного лица, принявшего товарно-материальные запасы, в дальнейшем акт передают в бухгалтерию. Акт служит основанием для предъявления поставщику претензии.

Предприятия могут производить закуп товаров у населения. В этом случае материально ответственное лицо предприятие-покупатель, осуществляющее закуп должно составить закупочный акт, указывая в нем фамилию, инициалы, РНН продавца, наименование и цену приобретенных ТМЗ, общую сумму покупки. В этом же акте необходимо указать номер и срок действия патента (свидетельства), вид деятельности, на который выдан патент. Если физическое лицо осуществляет индивидуально предпринимательскую деятельность на основе патента, к акту закупа в обязательном порядке должна быть приложена копия патента. Если физическому лицу за право торговли на рынке выдан разовый талон, в акте закупа необходимо сделать запись, содержащую информацию о номере и сумме, а также подтверждение факта уплаты сбора на рынке. На акте закупа необходимо поставить штамп и подпись администрации рынка.

Основными документами, служащими основанием для оприходования ТМЗ являются:

- счет-фактура;

- товарно-транспортная накладная;

- накладная внутри хозяйственного назначения.

Материалы со складов предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды следующими первичными документами:

- лимитно-заборными картами;

- актами-требованиями на замену материалов;

- накладными-требованиями на отпуск материалов;

- ведомость дефектов;

- комплектовочными ведомостями;

- раскройными партиями.

На основании указанных первичных документов по движению ТМЗ учет материальных запасов на складе осуществляется материально ответственным лицом (заведующим складом или кладовщиком). Складской учет осуществляется в книге складского учета или в карточках (карточка хранится в картотеках) ежедневно в количественном выражении. В конце отчетного периода в книге или карточках подводятся итоги за месяц (приход, расход за месяц и остаток на конец месяца).

На основании данных книги или карточки складского учета в конце отчетного периода материально ответственное лицо составляет отчет о движении материальных ценностей в двух экземплярах. Один экземпляр вместе с первичными документами передается в бухгалтерию предприятия. Второй экземпляр остается на складе.