Основные правила ведения и документального оформления кассовых операций

Задачи учета денежных средств в кассе.

Порядок осуществления кассовых операций определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь утвержденной ПОСТАНОВЛЕНИЕм ПРАВЛЕНИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ.

Каждая организация, участву­ющая в процессе налично-денежного обращения (оплата труда штатных и нештатных сотрудников, закупка материалов, выда­ча авансов сотрудникам на командировочные расходы), должна иметь кассу.

Касса - это специальное помещение для хранения наличных денег и денежных документов, оборудованное сейфом и сигна­лизацией.

Ведение кассовых операций возлагается на кассира, кото­рый несет полную материальную ответственность за сохран­ность денежных средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги. Кассир не может передоверять кому бы то ни было выполнение своих обязанностей.

Основными задачами бух­галтерского учета денежных средств являются:

• правильная организация, своевременное и законное проведение расчетных операций наличным путем;

• правильное документальное оформление и контроль за­конности совершенных операций с денежными средствами, полное и оперативное их отражение в учетных регистрах;

• соблюдение установленного порядка использования денежных средств и своевременная сдача выручки в банк;

• своевременное проведение и выявление результатов инвентаризации (сверки) денежных средств.

Основные правила ведения и документального оформления кассовых операций.

Все наличные деньги и другие ценности предприятий должны храниться в металлических шка­фах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургуч­ной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, а уч­тенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, пеналах — у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал комиссией должна проводиться проверка их наличия.

Кассовые операции осуществляет кассир. При приеме его на работу руководитель предприятия обязан под роспись ознакомить его с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь и заключить с ним договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Бухгалтерам, другим работникам предприятия, пользующимся правом подписи кассовых доку­ментов, исполнять обязанности кассиров запрещается, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которого можно возложить ведение кассовых операций.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах лимита остатка кассы. Лимит остатка кассы – предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе юридического лица, подразделения (у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса в случае установления им лимита остатка кассы) по состоянию на конец рабочего дня;

Лимит рассчитывается самим предприятием, а затем утверждается банком. Вся денежная наличность сверх лимита в кассе предприятия должна быть сдана в банк независимо от ус­тановленного срока сдачи наличных денег. Предприятия могут сдавать наличные деньги в кассы бан­ков, работникам службы инкассации и эксплуатационным предприятиям Министерства связи Рес­публики Беларусь.

Предприятия, которым установлен лимит остатка кассы, имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка только на оплату труда, выплаты пособий, дивидендов, пенсий сроком, не превышающим трех рабочих дней (для сельскохозяйственных орга­низаций, органов местного управления и самоуправления, расположенных в сельской местности, — не больше пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке. По истечении этого срока (на четвертый или шестой рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы на­личных денег сдаются в банк.

Денежные расчеты с населением при осуществлении торго­вых операций и оказании услуг организация обязана проводить с применением кассовых суммирующих аппаратов или специ­альных компьютерных систем, зарегистрированных в налого­вых органах по месту нахождения организации.

Поступление наличных денежных средств в кассу может происходить: с расчетного (валютного) счета в банке; в виде выручки за реализованные товары (продукцию), работы, услу­ги; в порядке возврата неиспользованных подотчетных сумм; путем погашения в кассу материального ущерба, ссуд работ­никами организации и т. п. Оприходование денег оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) с типографс­ким номером. Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности. Приходный кассовый ордер состоит из корешка при­ходного кассового ордера и квитанции к нему. Он выписы­вается работником бухгалтерии в одном экземпляре и под­писывается главным бухгалтером. Вторая часть приходного кассового ордера - квитанция — является его отрывной частью и служит оп­равдательным документом для лица, внесшего наличные деньги в кассу. Она также подписывается главным бухгал­тером или уполномоченным на это лицом, заверяется пе­чатью организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему в кассу денежные сред­ства, а корешок приходного кассового ордера, погашен­ный штампом «получено», прилагается к кассовому отче­ту кассира.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на выплату заработной платы; в подотчет на хозяйственные нужды и ко­мандировочные расходы; на выдачу ссуд; на проведение ком­пенсационных выплат и на другие цели. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2). При массовых выплатах денег физическим лицам оформляются платежные ведо­мости, на которых проставляется штамп с реквизитами расходного кассового ордера после их закрытия. Докумен­ты на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или уполномочен­ным на это лицом.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости, либо лицу, указанному в доверенности. При этом кассир требует предъявления докумен­та, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя.

В случае выдачи наличных денег по доверенности в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером делается запись «По доверенно­сти», указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег. Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, то перед подписью получателя на­личных денег кассир делает запись «По доверенности». К расходному кассовому ордеру или платеж­ной ведомости прилагается оформленная в соответствии с законодательством Республики Беларусь доверенность.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир обя­зан проверить:

• наличие и подлинность подписи главного бухгалтера;

• правильность их оформления;

• наличие перечисленных приложений;

• на расходном кассовом ордере или приложенных к нему документах, платежной ведомости — наличие и подлинность подписи руководителя предприятия.

Приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или с использованием компьютера. Подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные) в этих документах не допускаются. В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир воз­вращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составле­ния. Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может произ­водиться только в день их составления. Приходные и расход­ные кассовые ордера выписываются бухгалтером и до передачи в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Исправления в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются.