Система управленческой документации
СОДЕРЖАНИЕ
| Введение | ||
| 1. | Система управленческой документации | |
| 1.1 | Управленческие документы: понятие и классификация | |
| 1.2 | Унификация и стандартизация документов | |
| 2. | Классификация управленческих документов | |
| 2.1 | Структура и назначение общероссийского классификатора управленческих документов | |
| 2.2 | Унифицированные системы документации, входящие в состав общероссийского классификатора управленческих документов | |
| Заключение | ||
| Библиографический список | ||
| Приложения |
ВВЕДЕНИЕ
Общероссийский классификатор управленческой документации – это тот документ, который систематизирует и классифицирует управленческие документы, что позволяет ускорить работу с ними. Поэтому тема моей курсовой работы актуальна.
Цель исследования является показать значимость общего классификатора управленческих документов.
Задачи исследования:
- рассмотреть управленческие документы, их понятие и классификацию;
- исследовать понятия унификация и стандартизация документов;
- изучить структуру и назначение общероссийского классификатора управленческих документов;
- показать унифицированные системы документации, входящие в состав общероссийского классификатора управленческих документов.
Объект исследования – классификация и систематизация управленческих документов.
Предмет исследования – общероссийский классификатор управленческих документов.
Методы исследования:
- изучение и анализ законодательных и нормативных документов;
- изучение и анализ научной литературы;
- метод системного и логического анализа.
Структура работы обусловлена целью и задачами исследования. Курсовая работа состоит из введения, разделов, включающих подразделы, заключения, библиографического списка и приложений.
СИСТЕМА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
1.1 Управленческие документы: понятие и классификация
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[1]
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» – «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство». Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
В России термин «документ» был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство». На всём протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».
Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство».
К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 году, выделили «исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.». В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ».
К настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.
При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.[2]
Организационно–распорядительный документ– вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
Документирование управленческой информации– это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве.
Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.
Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:
- ретроспективную (относящуюся к прошлому);
- оперативную (текущую);
- перспективную (относящуюся к будущему)
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Унифицированная система документации– это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов.
Унифицированная форма документа (УФД)– формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.[3]
Государственный классификатор управленческой документации ДК 010 определяет унифицированные системы:
- организационно-распорядительной документации;
- первично-учетной документации;
- банковской документации;
- финансовой документации;
- отчетно-статистической документации;
- плановой документации;
- ресурсной документации;
- торговой документации;
- внешнеторговой документации;
- ценовой документации;
- документации по труду, социальным вопросам и защите населения;
- документации по бытовому обслуживанию населения;
- бухгалтерско-учетной документации;
- документации по Пенсионному фонду;
- словарно-справочной документации.
Деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации, но наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации.
Классификация документов(лат. classik – разряд, группа, класс и facere – делать) – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.
В зависимости от цели классификации в ее основу можно положить различные признаки, например, по форме, по содержанию, по материалу и т.п., но этот признак должен быть общим и наиболее важным для данной классификации.
Таким образом, классификация представляет дифференциацию (разделение) документов по одному наиболее существенному признаку.
По происхождениюдокументы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.
Служебный документ– это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.
Личный документ – это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем.
Документ личного происхождения – документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.
По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы,поступившие на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическимлицам.
По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.
По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).
По срокам исполнения документы бывают:
- срочные,которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;
- несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.
По срокам хранения бывают документы постоянного храненияи документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.
По степени подлинности различают:
- черновик(предварительная редакция документа);
- подлинник – экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;
- копия – документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков. В свою очередь, может быть незаверенная копия(копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия(копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).
Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.
Выписка– это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.
В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.
Дубликат подлинника– повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.
По технике создания документы бывают рукописные и печатные.
По способу фиксации информации различают:
- письменный документ – текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;
- графический документ – изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;
- аудиовизуальный документ – документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;
- видеодокумент – документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;
- кинодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;
- фотодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;
- фонодокумент – документ, содержание которого зафиксировано какой–либо системой звукозаписи;
- электронный документ – документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.
Классификация управленческих документов позволяет