Организация и порядок учета денежных средств в банкоматах
Счет N 20208 "Денежные средства в банкоматах"
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в банкоматах, и операций, совершаемых с использованием данных денежных средств.
По дебету счета отражаются вложенные при загрузке в банкоматы наличные денежные средства в корреспонденции со счетом по учету кассы и внесенные клиентами - в корреспонденции со счетами по учету незавершенных расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, банковскими счетами клиентов, счетами по учету средств для расчетов чеками, предоплаченными картами.
По кредиту счета отражаются выданные из банкоматов наличные денежные средства в корреспонденции со счетами по учету незавершенных расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, банковскими счетами клиентов, счетом по учету средств для расчетов чеками, предоплаченными картами, со счетом кассы при разгрузке и выемке наличных денежных средств и в установленных случаях с другими счетами.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому банкомату, принадлежащему кредитной организации, и видам валют.
Решение об установке банкоматов для обслуживания банковских карт принимается кредитной организацией с учетом требований, выдвигаемых платежными системами к банкам-эквайрерам. Об установке банкоматов кредитные организации информируют территориальные учреждения Банка России в 5-дневный срок после установки банкомата.
Порядок эксплуатации банкоматов, выгрузки и загрузки денежной наличности и взаимодействия сотрудников кредитной организации при проведении данных операций определяются кредитной организацией самостоятельно с учетом требований, предусмотренных Положением N 199-П.
Группу сотрудников кредитной организации, проводящую операции по загрузке и выгрузке банкомата, рекомендуется формировать из двух кассовых или инкассаторских работников, один из которых выполняет функцию контролера, и технического сотрудника (как правило, сотрудника отдела/управления банковских карт), который отвечает за техническое состояние банкомата и его исправную работу, обеспечивает загрузку и выгрузку кассет из банкомата, выемку заблокированных в банкомате карт.
Список лиц, допущенных к совершению операций по загрузке и выгрузке кассет банкоматов, утверждается приказом руководителя кредитной организации.
Ключи от банкомата (от первой и второй дверцы сейфа, от кассет и от функциональных частей банкомата) в целях безопасности операций закрепляются за сотрудниками таким образом, чтобы открытие банкомата не могло быть осуществлено одним сотрудником. Дубликаты ключей от банкомата в опломбированном мешке или опечатанном конверте передаются на хранение в кассу кредитной организации и отражаются в учете на внебалансовом счете 91202 "Разные ценности и документы" отдельный лицевой счет "Дубликаты ключей банкомата" в условной оценке 1 рубль.
Контроль за достаточностью денежных средств в банкомате, как правило, осуществляется сотрудниками отдела/управления банковских карт, которые отслеживают наличие денежных средств в банкомате с использованием программных средств и направляют соответствующую заявку в бухгалтерию кредитной организации на проведение загрузки банкомата, где указываются количество и сумма загружаемых в кассеты банкомата купюр каждого достоинства.
Выдача денежных средств для загрузки кассет банкомата производится заведующим кассой на основании расходного ордера, оформляемого на кассира, производящего загрузку кассет банкомата, который в присутствии контролера загружает последовательно в каждую кассету необходимое количество купюр указанного на кассете достоинства. Кассир заполняет ярлык загрузки с указанием даты, количества купюр и суммы загрузки. На ярлыке кассир и контролер ставят свои подписи, прикрепляют его к кассете и пломбируют.
При загрузке кассет в банкомат членами группы производится распечатка контрольной ленты параметров загрузки банкомата, распечатка подкладывается к акту загрузки банкомата, содержащему информацию о количестве, достоинстве и сумме купюр, заложенных в каждую кассету, который составляется и подписывается всеми членами группы.
Перед выгрузкой кассет из банкомата членами группы производится распечатка контрольной ленты, содержащей информацию о сумме наличных денежных средств, находящихся на момент выгрузки в кассетах банкомата, и о сумме денежных средств, выданных по банковским картам. Члены группы выгружают кассеты с денежными средствами и реджект-кассеты с отбракованными купюрами и изъятыми картами, после чего закрывают и пломбируют сейф банкомата и закрывают банкомат. По факту выгрузки кассет из банкомата членами группы составляется акт, содержащий информацию о количестве и достоинстве купюр, обнаруженных в реджект-кассетах, о состоянии пломб на кассетах. Номера пломб кассет также вносятся в акт. Эта часть акта подписывается всеми членами группы. Выгруженные кассеты доставляются в кассу, где кассовым работником в присутствии контролера производятся их вскрытие и пересчет, после чего заполняется часть акта, содержащая информацию о количестве, достоинстве и сумме купюр в каждой вскрытой кассете. Вторая часть акта подписывается только кассовым работником и контролером. Акт выгрузки денежных средств из банкомата направляется в бухгалтерию кредитной организации для оформления приходного кассового ордера, который оформляется на имя заведующего кассой, и проводок по счетам.
При вскрытии кассет и установлении несоответствия суммы денежной наличности в кассетах и на контрольной ленте выгрузки банкомата составляется акт несоответствия, который подписывается кассиром и контролером.
Для выяснения причин несоответствия создается комиссия, состоящая из сотрудников отдела/управления банковских карт и уполномоченных лиц кредитной организации. Если данная недостача денежной наличности произошла по вине группы обслуживания (например, в кассету заложены купюры другого достоинства, а информация при прогрузке кассет в программное обеспечение введена по купюрности, указанной на кассете, и наоборот), то ответственность несут соответствующие материально-ответственные лица из группы обслуживания.
Балансовый счет 20208 "Денежные средства в банкоматах" открывается на каждый банкомат, установленный в кредитной организации.
Загрузка банкомата оформляется проводкой:
Дт 20208 "Денежные средства в банкоматах" по лицевому счету банкомата, в который производится загрузка денежной наличности
Кт 20202 "Касса кредитных организаций";
выгрузка денежных средств из банкомата:
Дт 20202 "Касса кредитных организаций"
Кт 20208 "Денежные средства в банкоматах" по лицевому счету банкомата, из которого производится выгрузка денежной наличности;
выявление недостачи денежных средств в банкомате на основании акта несоответствия:
Дт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами" отдельный лицевой счет "Недостача в банкомате"
Кт 20208 "Денежные средства в банкоматах" по лицевому счету банкомата, в котором обнаружена недостача денежной наличности;
погашение недостачи материально-ответственным лицом из группы обслуживания:
Дт 20202 "Касса кредитных организаций"
Кт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами" отдельный лицевой счет "Недостача в банкомате";
если установлен клиент, которому выданы излишние денежные средства, при его согласии излишне выданные средства могут быть списаны с его счета:
Дт 40817 "Физические лица", 40820 "Счета физических лиц-нерезидентов", счет юридического лица
Кт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами" отдельный лицевой счет "Недостача в банкомате";
если кредитная организация примет решение списать недостачу за счет собственных средств, не установив причину недостачи, то указанные расходы не могут быть учтены при расчете налогооблагаемой базы кредитной организации по налогу на прибыль:
Дт 70209 "Другие расходы" символ 29405 "По списанию недостач, хищений денежной наличности, материальных ценностей, сумм по фальшивым денежным билетам, монетам"
Кт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами" отдельный лицевой счет "Недостача в банкомате";
обнаружен излишек денежной наличности в банкомате:
Дт 20208 "Денежные средства в банкоматах" по лицевому счету банкомата, в котором обнаружен излишек денежной наличности
Кт 60322 "Расчеты с прочими кредиторами" отдельный лицевой счет "Излишек денежных средств в банкомате".
Если излишек возник в результате недополучения клиентом денежных средств и при наличии письменной претензии клиента, уполномоченными лицами отдела/управления банковских карт проводится проверка данного факта. В случае подтверждения факта недополученные клиентом денежные средства зачисляются ему на счет или выдаются наличными через кассу кредитной организации:
Дт 60322 "Расчеты с прочими кредиторами" отдельный лицевой счет "Излишек денежных средств в банкомате"
Кт 40817 "Физические лица", 40820 "Счета физических лиц-нерезидентов", счет юридического лица
или
Дт 60322 "Расчеты с прочими кредиторами" отдельный лицевой счет "Излишек денежных средств в банкомате"
Кт 20202 "Касса кредитных организаций";
если клиент, недополучивший денежные средства, не установлен, сумма излишка зачисляется в доходы кредитной организации:
Дт 60322 "Расчеты с прочими кредиторами" отдельный лицевой счет "Излишек денежных средств в банкомате"
Кт 70107 "Другие доходы" символ 17306 "От оприходования излишков денежной наличности, материальных ценностей".