Порядок высылки подкреплений операционным кассам

При недостатке в операционной кассе наличных денег на оплату переводов, выплату пенсий и пособий начальник отделения почтовой связи или его заместитель передают в РУПС кодированную заявку на отправку подкрепления наличными деньгами.

В РУПС кодированные заявки расшифровываются, суммы записываются в распоряжение на отправку подкреплений наличными деньгами формы МС – 45. Распоряжение формы МС – 45 составляемой через копировальную бумагу в двух экземплярах (бланк распоряжения формы МС - 45 приведен в приложении Д). При этом в распоряжении заполняются следующие данные:

- наименование отделений почтовой связи (графа 1);

- затребованная сумма (графа 2).

После регистрации всех заявок подсчитывается итог затребованных сумм по графе 2, затем в графе 3 («Утвержденная сумма к отправлению») указываются суммы, утверждаемые к отправке по каждой заявке, и подводится итог. Распоряжение подписывается лицом, составившим его, и утверждается руководителем РУПС.

На утвержденные к отправке суммы выписывается расходный кассовый ордер или на распоряжение накладывается оттиск штампа; заменяющего ордер, который регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и вместе с двумя экземплярами распоряжения передается на исполнение в Главную кассу.

В выходные и праздничные дни, когда бухгалтерия не работает, расходный кассовый ордер выписывается лицом, составившим распоряжение на отправку подкреплений наличными деньгами, и подписывается ответственным дежурным по РУПС. Распоряжение и расходный кассовый ордер передаются в бухгалтерию на следующий рабочий день, где кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

На отправляемые подкрепления наличными деньгами в Главной кассе составляются препроводительные письма формы МС - 4через копировальную бумагу в трех экземплярах, которые подписываются начальником (оператором) Главной кассы и вторым работником, участвующим в упаковке брезентовой сумки (пример заполнения препроводительной ведомости приведен в приложении Е).

На оборотной стороне препроводительного письма формы МС – 4 составляется покупюрная опись отправляемых денег.

Наличные деньги, отправляемые в качестве подкрепления наличными деньгами в отделения почтовой связи, формируются по достоинству и по их лицевой стороне, пересчитываются и обандероливаются в корешки по 100 штук с указанием на бандероли корешка суммы вложения и даты.

Наличные деньги упаковываются в брезентовую сумку, а первый экземпляр препроводительного письма формы МС - 4 вкладывается во внутренний карман брезентовой сумки. Второй экземпляр формы МС – 4 передается на рабочее место по контролю сводного денежного отчета, третий экземпляр - остается в кассовых документах.

На бирке к брезентовой сумке указываются:

- номер препроводительного письма и через дробь номер сумки;

- наименование отделения почтовой связи, которому отправляется сумка;

- вес сумки;

- наименование РУПС, отправляющего подкрепление наличными деньгами;

- сумма;

- дата упаковки брезентовой сумки;

- подписи лиц, упаковавших сумку и составивших форму МС - 4.

После упаковки брезентовых сумок начальник (оператор) Главной кассы на двух экземплярах распоряжения формы МС – 45 на отправку подкреплений наличными деньгами в графах 4 и 5 проставляет номера препроводительных писем формы МС - 4 и брезентовых сумок по каждому отделению почтовой связи.

Первый экземпляр распоряжения на отправку подкреплений наличными деньгами остается в Главной кассе, а второй - передается лицу, принимавшему кодированные заявки и составившему распоряжение, для осуществления оперативного контроля за поступлением брезентовых сумок в отделения почтовой связи. Контроль за прохождением брезентовых сумок и отметки о получении подкреплений наличными деньгами производятся в графах 6 и 7 распоряжения на основании поступивших в бухгалтерию из отделений почтовой связи препроводительных писем формы МС - 4. После осуществления контроля за поступлением подкреплений наличными деньгами в отделения почтовой связи распоряжения передаются в бухгалтерию организации.

На сумки с подкреплениями наличными деньгами выписываются накладные формы 16 в двух экземплярах с указанием номеров брезентовых сумок и суммы, согласно биркам. Если Главная касса находится не в одном здании с участком обработки страховой почты, то сумки с наличными деньгами и первые экземпляры накладных формы 16 вкладываются работниками Главной кассы в отдельные брезентовые мешки (бланк накладной формы 16 приведен в приложении Ж).

На ярлыке формы 17 к мешку указываются: наименование организации почтовой связи, место назначения, номер мешка, проставляются подписи работников, упаковавших сумку и мешок, и оттиск календарного штемпеля. Упаковка мешка производится в соответствии с главой 33 Почтовых правил. Мешок приписывается к отдельной накладной формы 16 с указанием «Подкрепление наличными деньгами» и отправляется по назначению.

Если Главная касса и участок обработки страховой почты расположены в одном здании, то упакованные брезентовые сумки передаются туда под расписку на копии общей накладной формы 16. Общая накладная формы 16 составляется начальником (оператором) Главной кассы через копировальную бумагу в двух экземплярах.

Первый экземпляр накладной передается вместе с сумками на участок обработки страховой почты, а второй - приобщается к документам Главной кассы.

После передачи сумок на участок обработки страховой почты начальник (оператор) Главной кассы указывает внизу расходного кассового ордера дату, общую сумму (прописью) высланных денег и расписывается.

Расходные ордера, к которым прилагаются первичные кассовые документы (первый экземпляр ф. МС - 45, копии препроводительных писем ф. МС - 4, копии накладных формы 16 на каждую сумку и копияобшей накладной ф. 16 с распиской работника участка обработки страховой почты) передаются в бухгалтерию РУПС.

Полученные подкрепления наличными деньгами в отделении почтовой связи пересчитываются и сверяются с суммой, указанной в препроводительном письме формы МС - 4. О получении и оприходовании денег в форме МС - 4 делаются соответствующие отметки за подписями начальника отделения почтовой связи и работника, принимавшего участие во вскрытии сумки и пересчете денег, и проставляется оттиск календарного штемпеля. После форма МС – 4 приобщается к сводному денежному отчету в качестве первичного документа.

В случаях, когда полученная сумма не соответствует сумме, указанной в препроводительном письме формы МС - 4, составляется акт в двух экземплярах, который подписывается двумя лицами, вскрывавшими сумку. На основании акта в сводном денежном отчете приходуется фактически полученная сумма. Первый экземпляр акта прикладывается к препроводительному письму формы МС – 4. В акте указывается фактически поступившая сумма. Копия акта приобщается к кассовым документам отделения почтовой связи. Мешок, сумка, печати вместе с актом и препроводительным письмом формы MC - 4 высылаются в РУПС.

В РУПС на основании полученных из отделения почтовой связи документов и материалов проводится соответствующая проверка.

Бухгалтерия РУПС ежедневно на основании бланка распоряжения формы МС - 45 и препроводительного письма формы МС - 4 ведет накопительную ведомость по каждому отделению почтовой связи о суммах, отправленных и полученных отделениями почтовой связи в качестве подкреплений наличными деньгами.

Вариант 14

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

Учет подписных операций

Отделения почтовой связи производят прием индивидуальной подписки от населения, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц на периодические издания, включенные в каталог, издаваемый государственным предприятием «Минская почта».

В отделении почтовой связи прием подписки на периодические издания производится только за наличный расчет. На принятую подписку составляются следующие проводки:

- на сумму принятой подписки от населения:

Дебет 50 /2 Кредит 74

- на сумму подписки принимаемой от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

Дебет 51 (54) Кредит 76/4/3.

В отделении почтовой связи формируются заявки на периодические издания (на сумму поступивших заказов), которые затем пересылаются в отдел подписки и оформляются проводкой:

Дебет 76/4/1, 76/4/2 Кредит 74/1.

Далее сформированное количество заказов отделением подписки зачисляются на счет редакции издательства:

Дебет 74/1 Кредит 76/5

Далее полученные суммы перечисляются на счет редакции:

Дебет 76/5 Кредит 51 (54)

Прием денег от населения и общественных распространителей инструктором по подписке за наличный расчет осуществляется в следующем порядке:

1. Проверяется правильность заполнения бланка подписки ф. ПД - 1 и заказ по подписке ф. СП - 7, составленного общественным распространителем;

2. Выписывается кассовый приходный ордер или кассовая справка ф. МС - 42 на сумму подписки, указанную в заказе ф. СП - 7. Подписанный бухгалтером кассовый ордер передается в кассу для регистрации стоимости подписки;

3. Инструктор по подписке записывает в заказе ф. СП – 7 полученную сумму, номер и дату приходного кассового ордера и расписывается;

4. Общественному распространителю печати под расписку на первом экземпляре заказа ф. СП -7, выдаются абонементы, квитанция приходного ордера остается у инструктора по подписке;

5. В конце рабочего дня второй экземпляр заказа ф. СП - 7 и доставочные карточки передаются в группу обработки заказов под расписку на первом экземпляре ф. СП – 7;

6. Первый экземпляр заказа ф. СП - 7, контрольная лента ПКТ и СДО передаются в бухгалтерию для проверки.

Прием подписки принимаемой инструктором от общественных распространителей по безналичному расчету оформляется заказом ф. СП – 7, в двух экземплярах, первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй с абонементами передается инструктору по подписке. Бухгалтерия в верхнем правом углу первого экземпляра бланка заказа ф. СП - 7 записывает сумму, поступившую на расчетный счет в банке, дату её зачисления, сумму почтового сбора и подтверждает своей подписью, ставит дату. После этого заказ ф. СП - 7 передается инструктору по подписке.

Ведомственная подписка от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей оформляется по заявкам ф. СП - 16. Извещение ф. СП - 10 составленное в группе обработки и вместе с ф. СП - 16 и абонементами ф. РП - 1 поступают в бухгалтерию, где извещения регистрируются и отправляются организации для оплаты. При поступлении денег на расчетный счет в банке работник бухгалтерии делает на заявке ф. СП -16 отметки об оплате стоимости подписки и передает заявку вместе с абонементами инструктору для дальнейшей обработки. Сумма ведомственной подписки перечисляется с расчетного счета, одновременно взимается сумма платы за прием и доставку периодических изданий, т.е. производится начисление доходов:

Дебет 74/1 Кредит 90/1

- на сумму доходов будущих периодов по подписке и далее ежемесячно:

Дебет 74/1 Кредит 98/1

- на сумму доходов будущих периодов по подписке, приходящейся на текущий период:

Дебет 98/1 Кредит 90/1

В установленные сроки начальник отделения почтовой связи составляет карточки заказа (РД - 5 и РД - 6) и направляет их в издательство.

Подписчик имеет право переадресовать свою подписку, о чем он должен заблаговременно подать заявление. Если новый адрес подписчика на территории деятельности отделения почтовой связи, где ранее была оформлена подписка, то за переадресовку плата не взимается, в противном случае плата взимается за каждое издание. Сумма доходов за переадресацию оформляется проводкой:

Дебет 50/2 Кредит 90/1

Ежеквартально по подписке проводится проверка счетов и контроль отчетных документов. На сумму выявленных расхождений составляются следующие записи:

- на сумму недостачи:

Дебет 94 Кредит 76/4/1

- списание суммы выявленной недостачи на виновное лицо:

Дебет 73/2 Кредит 94

- если виновное лицо не выявлено, то сумма недостачи относится на убытки предприятия:

Дебет 99 Кредит 94.

Если при проверки выявлен излишек:

Дебет 76/4/1 Кредит 91

Выявленные излишки приходуются проводкой:

Дебет 91 Кредит 99.
Вариант 15