Глава 3. закупка офисного оборудования

Выбор офисной техники

Определение потребностей

Вопросами закупки офисного оборудования (техники) зани­мается офис-менеджер совместно со службой IT.

Для закупок специализированной IT-техники привлекают­ся технические специалисты – чаще всего свои. Их компетен­ция – выбор оборудования по характеристикам, совместимос­ти и т. д. – все технические аспекты. Организационные вопро­сы, в том числе вопросы заключения договоров, обсуждений условий поставок и т. д. – компетенция офис-менеджера.

Список офисного оборудования по видам не так уж широк:

1) компьютеры, принтеры, сканеры;

2) копировальные аппараты;

3) факсы;

4) мультимедийные проекторы;

5) установка для телефонных конференц-звонков;

6) машинки для уничтожения бумаг (шредеры);

7) ламинаторы;

8) брошюровщики;

9) степлеры.

Также существует масса устройств IT, в которых хорошо разбираются только IT-специалисты. Разовые единичные за­купки такого оборудования (и последующее предоставление всех отчетных документов в бухгалтерию) они производят са­мостоятельно, но офис-менеджер должен быть обязательно в курсе.

Случаи покупки всех наименований новой техники для совершенно нового и пустого офиса не так часты, поэтому такую ситуацию рассматривать в данном случае не будем. Будем счи­тать, что офис переехал или просто продолжает работать в обычных условиях. Очевидно, что на первом этапе необходимо определиться с потребностями – что вы хотите и что ожидаете от приобретаемого оборудования.

Необходимо понять, что не устраивает пользователей или руководство в существующем оборудовании. Возможно, проблема состоит в неоптимальном использовании существующей техники или неоптимальной организации работы. Вполне ве­роятно, что есть способы изменения процесса организации работы – к примеру, поместить более мощную технику в другой отдел или разместить ее так, чтобы ее могло использовать большее количество сотрудников, оптимизировать размеще­ние сетевой техники, продумать, какие отделы могут использовать технику совместно.

Конечно, многое зависит от расположения отделов в офисе, специфичных требований (например, двусторонняя печать на листах формата A3), наличия конфиденциальной информации и т. д. При этом потребности в конкретных видах выполняемых работ (соответственно и в характеристиках техники) могут от­личаться у разных отделов. У финансистов – одни требования, у техотдела – другие, у отдела рекламы и PR – третьи.

Итак, приобретаемое оборудование должно удовлетворять все потребности отдела или целого офиса, для которого она приобретается.

Бывают случаи, когда покупается дорогая и мощная техни­ка, но она не востребована и на 50% (соответственно часть фи­нансовых средств просто выброшена на ветер). Или покупает­ся дешевая и при этом маломощная техника, с ограниченными ресурсами и более высокой стоимостью копии.

В итоге маломощная техника быстро выходит из строя из-за очень большой нагрузки, начинаются работы по ремонту и в итоге вновь возникает необходимость новой закупки.

Необходимо обсудить с отделами их потребности и составить идеальный набор характеристик закупаемой техники. Бывает, что анализ потребностей выполняет фирма-поставщик, но при этом надо быть уверенным в поставщике и помнить, что, если это недорогая разовая покупка, поставщик не заинтересован тратить много времени на анализ потребностей вашей фирмы. При больших закупках подобный анализ обязательно должен быть проведен фирмой-поставщиком. Ваша роль – проверка соответствия.

Виды офисной техники

Полезно иметь представление о широком спектре возможностей современной офисной техники. Функции и характеристики могут отличаться у техники разных производителей, и от них, как правило, зависит и стоимость изделия.

1. Копировальные аппараты.

Примерный перечень функций и характеристик копировальных аппаратов представлен ниже (для разных моделей набор функций отличается, и чем выше производительность аппарата, тем, как правило, шире набор его функций):

- количество копий в минуту;

- емкость податчика оригиналов;

- наличие автоматического (дуплексного автоматического) устройства подачи оригиналов;

- наличие обходного лотка (боковой податчик материалов для копирования); чаще всего этикетки, пленки, обложки, фо­тобумага, плотная бумага подаются через боковой податчик – обходной лоток;

- возможность двустороннего копирования (в том числе и для формата A3);

- диапазон автоматического (и плавного) уменьшения (увеличения), шаг увеличения (уменьшения);

- наличие и количество заданных значений увеличения (уменьшения); например А4 – в А5; A3 – в А4; А5 – в А4 и так далее;

- количество и емкость лотков для бумаги;

- формат копий;

- режимы изменяемой и автоматической контрастности;

- автоматический выбор бумаги;

- автоматическое переключение лотков;

- наличие режима стирания кромок (возможность отклю­чения данного режима);

- возможность восстановления работ;

- автоматическое подавление фона;

- копирование переплетенных оригиналов;

- вставка разделителей между копиями на прозрачных пленках;

- стирание по кромке с шагом;

- автоматическое добавление обложек и вставок;

- наличие электронного аудитрона;

- возможность предварительного программирования зада­ний;

- программирование вперед;

- наличие режима экономии электроэнергии;

- возможность сдвига полей при автоматическом копировании;

- возможность редактирования участков на странице;

- наличие автоматического финишера;

- наличие полуавтоматического встроенного степлера;

- возможность наложения изображений;

- скорость копирования (указывается для А4 при подаче длинной стороной, а A3 – короткой);

- время получения первой копии;

- число копий (максимум для одного задания);

- вместимость лотков;

- емкость дуплексного лотка (в дуплексный лоток помещается страница, имеющая уже скопированное изображение на одной стороне и подаваемая для получения изображения на другой стороне, при выполнении двустороннего копирования);

- потребляемая мощность – в рабочем режиме, в режиме ожидания;

- время разогрева;

- время выхода в готовность из режима экономии электро­энергии;

- выделение озона (экологический показатель);

- наличие дополнительного оборудования;

- сортер – количество ячеек в сортере, емкость одной ячей­ки;

- сортер-финишер – режимы сортировки, укладки в стоп­ку, скрепления оригинала;

- сшивание автоматическое и в автономном режиме, напри­мер до 20 комплектов (количество ячеек) по 50 листов, сшивание одной скрепкой;

- возможность использования других материалов для ко­пирования или печати (бланки, этикетки, прозрачные пленки, обложки).

Емкость лотков и пробивная способность сшивателей ука­зываются для бумаги плотностью 80 г / м2 – стандартной бу­маги, используемой для печатных работ в офисах и на пред­приятиях. Для бумаги иной плотности показатели будут дру­гими.

При сравнении разных моделей аппаратов необходимо принимать во внимание стоимость копии. Обычно количество от­печатков рассчитывается для 5% заполнения страницы – это классический показатель для стандартной печатной страницы.

Дружелюбность интерфейса пользователя тоже играет свою роль. Для средних по численности офисов наиболее популярны копировальные аппараты, имеющие:

- многолистовую подачу оригиналов автоподатчиком;

- масштабирование в интервале 64-156% с шагом 1%;

- не менее 5 фиксированных коэффициентов масштаба;

- автоматическое двустороннее копирование (1-сторонние оригиналы – в 2-сторонние копии, 2-сторонние оригиналы в 2-сторонние копии, 2-сторонние оригиналы в 1-сторонние копии)

- 2-3 лотка подачи бумаги и обходной лоток.

Очень важно наличие сервисной службы и возможность заключения сервисного контракта.

2. Факсы.

Могут работать на термобумаге (устаревшие модели) и на обычной бумаге. Могут быть многофункциональными аппара­тами (иметь также функции принтера, сканера, копира). Могут иметь струйную или лазерную технологию для печатающего ус­тройства.

Примерный перечень функций и характеристик факсов:

- скорость передачи (секунд на страницу);

- сжатие данных (устройство обработки сообщений), ре­гистр памяти;

- разрешающая способность при сканировании и передаче сообщений;

- объем запоминающего устройства;

- скорость сканирования в память (страниц в секунду);

- совмещение операций передачи и сканирования (эконо­мит время пользователя);

- автоматический выбор номера по алфавиту;

- групповой набор номера;

- надежность подачи оригиналов (бумаги);

- задержанная передача – количество документов (осу­ществляет передачу в заданное, например ночное время);

- автоматический прием в память;

- автоматический повторный набор номера;

- возможность копирования;

- несколько видов отчетов;

- скорость печати;

- разрешающая способность при передаче;

- разрешение при печати;

- автоматическое уменьшение для принятия (копирования) длинных или превышающих стандартные размеры документов;

- автоматическое устройство подачи документов;

- оригиналы на входе – ширина документа, длина доку­мента, максимальная ширина сканирования;

- автоматический номеронабиратель – количество номе­ров ускоренного набора, группы;

- уменьшенное изображение первой страницы на подтверждающем сообщении, режим многоадресной передачи, отсроченная передача;

- отчеты, переключатель факс-телефон;

- наличие порта подключения автоответчика;

- вместимость бумажного лотка;

- емкость лотка для приема отпечатанных документов;

- возможность увеличения объема запоминающего устрой­ства.

3. Принтеры.

При выборе принтеров, безусловно, необходимы помощь консультация специалистов IT.

Примерный перечень функций и характеристик:

- количество страниц в минуту;

- разрешение и качество печати;

- емкость лотков для бумаги;

- емкость выходного лотка;

- наличие многоцелевого лотка для специальных материалов;

- однолистовой или многолистовой податчик обхода (обходной лоток);

- наличие дополнительных лотков (подачи бумаги);

- плотность бумаги для стандартных лотков (возможность использования в стандартных лотках бумаги повышенной плотности);

- автоматическое перепечатывание страниц при застревании;

- возможность двусторонней печати;

- языки описания страниц и рабочие режимы;

- резидентные шрифты;

- ОЗУ;

- возможность расширения, максимальная емкость;

- интерфейсы, подключение к сетям;

- сервисное программное обеспечение печати документов;

- программная совместимость;

- уровень шума;

- возможность подключения дополнительных устройств;

- наличие режима экономии электроэнергии.

4. Сканеры

Функции и характеристики:

- наличие автоподатчика;

- сканирование со стекла и через автоподатчик;

- скорость сканирования;

- разрешающая способность;

- программное обеспечение;

5. Измельчители бумаг (шредеры) имеют разную степень измельчения. Для уничтожения секретных документов применяют шредеры с наибольшей степенью измельчения.

6. Ламинаторы – выбирают аппараты нужного формата.

7. Брошюровщики, степлеры используются для документов с большим количеством страниц.

8. Слайдпроекторы, мультимедийные проекторы.

9. Установка для телефонных конференц-звонков.

АТС

Установка небольшой офисной АТС (УАТС) – это один из путей увеличения количества коммуникационных точек входа и выхода в своем офисе. Возможности современных УАТС обес­печивают предоставление не только разнообразных услуг циф­ровой телефонии, но и передачу данных.

Таких решений существует много, но необходимо принять но внимание, что, выбрав компанию – поставщика недорогих УАТС, предпринимателю необходимо обеспечить подключение офисной станции к телефонной сети оператора связи. Крупные операторы связи предлагают своим клиентам сервис "под ключ". По заказу клиента могут выполнить проектирование и "построить" корпоративную сеть своего клиента.

Например, для решения этой задачи "Комстар Объединен­ные Телесистемы" предлагает своим клиентам сервис "под ключ", в том числе организацию качественного подключения существующей в офисе УАТС, аренду нужного количества ли­ний (в том числе с возможностью строительства волоконно-оптических линий связи), предоставление комплексных услуг передачи голоса и данных на базе УАТС.

Таким образом, с минимальным вложением собственных ресурсов компания малого бизнеса получает у одного операто­ра связи интегрированные услуги телефонии, передачи данных выделенных цифровых каналов, видео-конференц-связи, доступа в Интернет.

Техническое решение для клиента разрабатывается с уче том структуры организации (наличия или отсутствия географически удаленных друг от друга офисов или филиалов и т. п. и специфики ее бизнес-процессов. Подобный подход позволяет клиенту не только пользоваться обширным спектром телекоммуникационных сервисов, но и легко наращивать мощность услуг, изменять их номенклатуру и при этом всегда быть уверенным в гарантированном качестве услуг и надежности функционирования всей инфраструктуры связи.

Выполняя интеграционные проекты, "Комстар Объединенные Телесистемы" организует подключение клиента к своей сети, создает кабельную инфраструктуру внутри здания и обеспечивает необходимый набор услуг связи.

Подключение крупных корпораций к сети "Комстар Объединенные Телесистемы" осуществляется с применением широкого набора решений "последней мили": волоконно-оптических линий связи, медных телефонных пар, радиодоступа. Предоставление услуг сопровождается круглосуточным мониторингом канального и абонентского оборудования, что обеспечивает полную защиту сетей клиентов от несанкционированного доступа.

Для начала необходимо определиться с количеством внешних линий, количеством внутренних линий и количеством мобильных абонентов (под мобильными абонентами подразумевают беспроводные телефоны, используемые в микросотовых системах связи, построенных на основе офисных АТС).

Существует ограничение на суммарную величину внутрен­них и внешних линий в каждой модели АТС.

Оборудование должно быть специально адаптировано для России, сертифицировано и снабжено качественной докумен­тацией на русском языке. Оборудование должно поддерживать русский язык на дисплеях системных телефонов и протоколах работы АТС.

Важно, чтобы была развитая и хорошо организованная сеть сервисных центров в России. Необходимо выяснить, кто под­держивает гарантийные обязательства (оплачивает ремонты, обеспечивает запчастями) – сама фирма-производитель или дистрибьюторы.

Необходимо выяснить срок гарантии на все компоненты АТС, например компания Panasonic дает 3-летний срок гаран­тии на все компоненты, включая системные телефоны, в слу­чае их установки сертифицированным специалистом.

Мобильные телефоны

Мобильная связь широко используется в бизнесе. Основ­ная услуга компаний – операторов сотовой связи – предо­ставление доступа к сотовой сети и обеспечение высококаче­ственной связи. Продукт, продаваемый оператором, – это услуга связи, осуществляемая через SIM-карту с присвоенным, "привязанным" к ней избирательным номером. SIM-карту можно использовать практически с любой моделью телефона стандарта GSM, сохраняя при этом свой телефонный номер неизменным.

SIM-карты имеют защитные коды:

· PIN-код – персональный идентификационный номер, ко­торый необходим для защиты от несанкционированного досту­па. PIN-код известен, как правило, только пользователю. Если PIN-код ввести неправильно 3 раза подряд, SIM-карта блокируется, и снять блокировку можно с помощью PUK-кода.

· PUK-код – персональный разблокировочный код, вводит­ся при необходимости разблокировать SIM-карту. Если вы не­верно 10 раз подряд набрали PUK-код, то SIM-карта полнос­тью блокируется. Необходимо будет обратиться к оператору связи для ее замены.

Для сотрудников компании по вопросам разблокировки SIM карты офис-менеджер – основное контактное лицо.

В крупных компаниях существует корпоративный стандарт на мобильные телефоны. Выбираются телефоны одного и того же производителя, для сотрудников закупают одну и ту же, как правило, недорогую модель мобильного телефона. Для менед­жеров приобретаются более дорогие модели. Мобильная связь оплачиваемая работодателем, предназначена для ведения служебных разговоров.

Держателем контракта на мобильные телефоны являете офис-менеджер. Он:

- приобретает аппараты и аксессуары;

- оформляет подключение номера и дополнительных ус­луг;

- ведет учет выданным аппаратам, SIM-картам, PUK-кодам;

- ведет и обновляет список сотрудников и их избирательных номеров;

- проверяет счета, детализацию.

По поводу ремонта аппарата, зарядного устройства, по воп­росам приобретения дополнительных аксессуаров и в случае утраты мобильного телефона сотрудники контактируют с офис менеджером. С вопросами о подключении роуминга или других дополнительных услуг также обращаются к нему.

В целях экономии во многих компаниях устанавливают ог­раничение по сумме расходов на переговоры каждого сотруд­ника в месяц. Планка ограничений для ключевых сотрудников и разных отделов может отличаться. При этом, если стоимость переговоров в месяц превысила установленный лимит и проверка детализации показала, что часть разговоров сотрудник велась не по служебным делам, ему могут предложить возместить средства, затраченные компанией.

В данном случае имеется в виду кредитная форма оплаты мобильной связи, часто используемая корпоративными клиентами..

При подключении в качестве корпоративных клиентов и при оформлении новых избирательных номеров, блокировке суще­ствующих, подключении дополнительных услуг, роуминга и т. д. офис-менеджеру необходимы:

1) доверенность от компании;

2) документ, удостоверяющий личность представителя компании;

3) информация о реквизитах компании;

4) соответствующее заявление.

Пример.

Корпоративным клиентом МТС может стать любая органи­зация, подключив всего 2 телефона на корпоративные тарифы МТС. Компания также может стать корпоративным клиентом МТС, если она уже является представительством (филиалом пли дочерней компанией) другого корпоративного клиента МТС. Программа "Единое корпоративное обслуживание" предостав­ляет корпоративным клиентам возможность автоматически получить корпоративный статус для своих представительств в регионах.

Корпоративных клиентов обслуживают отдельные менед­жеры по работе с корпоративными клиентами (Account Manager). По всем возникающим вопросам сотрудники долж­ны обращаться к офис-менеджеру, а он уже связывается с со­ответствующим контактным лицом.

Сервисные контракты

Контракты на обслуживание техники существуют различ­ные. Например, для офисной копировальной техники они могут включать в себя:

только работу – осуществляется периодический выезд мастера;

работу и стоимость запасных частей, подлежащих заме­не; в данном виде сервисного контракта основное удобство – это оперативность, новые запчасти гарантированно будут на складе поставщика и не надо будет лишний раз проводить про­цесс согласования оплаты;

полное сервисное обслуживание – в цену контракта вхо­дит работа инженера, стоимость запасных частей и расходных материалов, при этом замена расходных материалов произво­дится на основании показаний счетчика выполненных копий; такой контракт предусматривает замену всех запчастей и рас­ходных материалов, но необходимо учесть, что в нем имеется в виду рекомендованный объем копирования – величина расчет­ная, которая может не совпасть с действительной, если усло­вия эксплуатации аппарата или техники изменятся.

Необходимо обратить внимание на время реагирования, ука­зываемое в сервисном контракте. Срок 24 часа с момента полу­чения заявки – оптимальный.

Сервисный инженер может заранее предоставить вам ин­формацию о сроке службы и ориентировочном времени заме­ны деталей вашего аппарата (не расходных материалов). Срок службы привязан к понятию рекомендованного объема копи­рования, но интенсивность эксплуатации аппарата не может быть предсказана заранее.

Серийные номера оборудования указаны на ярлыке, нахо­дящемся на корпусе. Номер модели и серийный номер следует записать и сохранять эту запись в качестве свидетельства по­купки для идентификации.