Бронирование мест в гостиницах

В гостиницах существуют корпоративные скидки. С гости­ницей заключается договор, в котором компания гарантирует заказ не менее чем определенного количества человеко-ночей в год для заселения сотрудников или гостей компании. Начина­ется этот минимум чаще всего со 100 человеко-ночей и скидок 10%, но планка может быть и выше. При этом гостиница пропи­сывает в договоре специальные корпоративные тарифы, при­меняемые для данной компании. Эта информация конфиденци­альна, и цены отличаются от указываемых как "цены от стой­ки" (Rack Rate) – стандартных расценок во всех рекламных материалах гостиниц.

Количество гарантированных компанией человеко-ночей может быть и выше – 500, 1000, 2000, 3000 – скидки могут быть больше; уровень скидок зависит от истории взаимоотношений вашей компании с данной гостиницей, репутации вашей компа­нии, принадлежности данной гостиницы к сети гостиниц и т. д.

Договор чаще всего заключается на год с возможностью про­дления или перезаключается каждый год. В очень крупных компаниях этими вопросами занимается Business Services Manager, в средних и малых – офис-менеджер.

Если нет уверенности в большом количестве приезжающих и в том, что вы будете использовать именно эту гостиницу, и нет заключенного договора, дающего право на скидки, все же есть способ некоторого снижения расходов путем заказа данной гос­тиницы не напрямую, а через туристическое агентство, которое предоставляет данные услуги. Некоторые агентства, имея не­сколько фирм-клиентов и приблизительно зная объемы их поездок, сами заключают договоры с гостиницами и берут обяза­тельства по человеко-ночам на себя. В итоге клиент получает лучшую по сравнению с Rack Rate цену на проживание, и агент­ство не остается в убытке. Некоторые агентства выкупают бло­ки мест в гостиницах.

Для компаний, координирующих поездки иностранных граждан по территории России, необходимо обязательно уточ­нить, имеет ли право данная гостиница регистрировать иност­ранных граждан. Как известно, иностранный гражданин, пре­бывающий на территории России, обязан быть зарегистрирован в течение 3 рабочих дней с момента пересечения им грани­цы нашей страны (миграционное законодательство). При пере­сечении границы он заполняет миграционную карту, которую обязан всегда иметь с собой и в которой проставляются отметки о его регистрации по месту пребывания. Если гостиница не име­ет права регистрировать иностранного гражданина, его необхо­димо в обязательном порядке поселить в другую гостиницу, имеющую соответствующее разрешение.

Гостиницы, даже имея договор с компанией, не гарантируют на 100% наличие свободных номеров на запрашиваемые даты. Ко­нечно, ваша компания будет пользоваться приоритетом, но быва­ют так называемые горячие сезоны (Hot seasons) – периоды, ког­да гостиница полностью заполнена. Причиной может быть какая-то заранее запланированная конференция, крупная выставка, про­ходящая в вашем городе, форум или какое-то иное событие, под­разумевающее приезд большого количества гостей. Желательно уже в момент подписания договора узнать у представителя гости­ницы о наличии таких периодов и отправлять заявки заранее.

Заявка на бронирование направляется в письменном виде уполномоченным лицом компании, например сотрудником службы поездок. Это может быть факс или e-mail (зависит от правил, существующих в данной гостинице). Будьте вниматель­ны – подтверждение бронирования высылается также в письменном виде.

Если планы поездки сотрудника изменились – необходимо отменить бронирование опять в письменном виде и получить письменное подтверждение о том, что бронь снята.

Бывали случаи, когда при выставлении счетов штрафные санкции учитывали и время отправления отмены на бронь. На веб-сайтах гостиниц обычно оговорены условия отмены брони­рования без штрафа.

Пример.

Один из сотрудников компании планировал служебную ко­мандировку во Францию. Он забронировал номер по Интернету через сайт одной из гостиниц с указанием данных своей кре­дитной карты. В гостиницах существует понятие No-show, или незаезд гостя по произведенному бронированию (если брониро­вание не было своевременно аннулировано). Штраф составляет стоимость номера в сутки (вынужденный простой). При этом в правилах многих гостиниц указывают срок в 1 сутки. Многих, но не всех. Есть понятие бронирования для групп (условия по штрафным санкциям другие), есть просто правила данной гос­тиницы. В данном примере на сайте был указан срок 3 дня. Внимательно читайте информацию, особенно если она касается денег. Сроки поездки сотрудника изменились, и он должен был ехать на 4 дня позже. За два дня до планируемого ранее заезда он отправил запрос на отмену бронирования, но штраф за 1 сутки всё же был снят с его карты.

Как это работает: при бронировании гостиницы по кредит­ной или дебетовой карте сумма, равная стоимости заказанного номера за сутки, "замораживается". Деньги остаются на вашем счете, но они не доступны для использования – снятия налич­ными или оплаты. К примеру, если вы клиент банка, позволяю­щего вам узнавать состояние вашего счета через Интернет, вы увидите, что сумма на вашем счете и сумма, доступная к использованию, будут отличаться именно на сумму "замороженных" средств – стоимость номера в сутки.

Если вы забронировали гостиницу по своей кредитке, а потом приехали и решили оплатить все проживание наличными – такая ситуация тоже возможна, но желательно несколько раз повторить менеджеру, проводящему расчет, что надо разморозить сумму на карте. Плохого не случится, просто эта сумма может быть заморожена и не доступна для использования около месяца, если менеджер не проведет необходимые операции.

В договорах с компаниями прописывается срок, за который можно снять бронирование без штрафа. Чаще всего это сутки (24 часа), для "любимых" клиентов, обеспечивающих большую гарантированную "загрузку", гостиницы кроме скидок предоставляют и льготы по условиям аннулирования брони – срок может быть уменьшен на некоторое количество часов, но это зависит в том числе и от местоположения, и от востребованнос­ти гостиницы в целом.

Визовая поддержка

Если в компанию приезжают специалисты или гости из другой страны, им требуется визовая поддержка для получения российской визы. Визу они получают в российском консульстве в своей стране или стране пребывания. Так же, как для росси­ян, которым при подаче документов на получение визы иност­ранного государства необходимо приглашение от принимающей стороны, иностранцам для получения российской визы необхо­димо приглашение от принимающей стороны в России.

Но встречается недопонимание со стороны гостей – они ду­мают, что письма от вашей компании с приглашением посетить ваш офис будет достаточно, но это не так. Приглашающая сто­рона должна быть зарегистрирована в управлении Федераль­ной миграционной службы. Если у вашей компании такой реги­страции нет, она не может выступать приглашающей сторо­ной. Приглашение – это особый документ, оформляемый на каждого приезжающего иностранца через Федеральную миг­рационную службу.

Некоторые гостиницы высокого уровня – например сеть го­стиниц Marriott или гостиница "Золотое Кольцо" в Москве, ряд других, чаще всего 4- и 5-звездочных гостиниц в других горо­дах, имеют право оказывать визовую поддержку иностранным гражданам, планирующим остановиться в их гостинице. Это возможно в том случае, если иностранец бронирует номер по своей кредитной карте и оговаривает необходимость визовой поддержки. В этом случае соответствующая служба гостиницы предлагает будущему гостю заполнить определенную форму, предоставить дополнительную информацию о себе и через не­которое время высылает ваучер, оформленный в установлен­ном порядке. Этот ваучер может выступать в качестве пригла­шения от принимающей стороны для предоставляемого наряду с другими документами, подаваемыми в российское консульство. Существует ряд ограничений, но эти вопросы служба поездок вашей компании должна выяснять в рабочем порядке.

Служба организации поездок компании, как правило, ока­зывает поддержку российским сотрудникам для получения виз других государств. При этом чаще всего это информационная поддержка. Координатор предоставляет всю необходимую ин­формацию по списку документов, требуемых тем или иным по­сольством, срокам оформления виз, адресу посольства или консульского отдела, часам работы, требованиям по прохождению собеседований. Это обязанность службы, и такую информацию координаторы должны уметь находить. При этом заполнение анкет, сбор документов, получение приглашений – это обязан­ность сотрудника, собирающегося в командировку. Подача до­кументов в посольство – тоже.

В некоторых компаниях вопрос подачи документов решает­ся иным способом – например аккредитацией компании при посольстве, – но это отдельные случаи. Возможно использова­ние услуг ряда агентств. При этом надо помнить, что сотрудни­ки, проживающие в городах, где посольств или консульских от­делов нет, вынуждены подавать документы в Москве или бли­жайшем городе, где находится консульский отдел данного по­сольства, отвечающий за работу с данным регионом. Если, к при­меру, сотрудник постоянно зарегистрирован (прописан) в Санкт-Петербурге, а работает в компании в Москве, при этом большую часть времени проводит в командировках по стране, по суще­ствующим правилам он должен подавать документы на визу в консульство Великобритании в Санкт-Петербурге.

Заказ билетов

Итак, сотрудник заполнил свою форму – запрос на поездку и передал ее в службу организации поездок. Координатор отдела связывается с агентством по продаже билетов, выясняет, ка­кие рейсы подходят, наличие мест на соответствующие рейсы и поезда.

Достаточно часто бронирование билетов на внутренние рейсы по России невозможно, продажа открывается за определен­ный период, и, если заявка подана заранее, координатор делает соответствующую пометку себе и в первые дни продаж выку­пает билеты. Если форма-запрос передана всего за несколько дней до поездки, будьте готовы к следующему – мест на рейс нет, или нет в том классе, в каком сотрудник желает лететь, или стоимость билета в том же классе выше. Лучше планировать все заранее. Для международных рейсов бронирование билетов возможно, поэтому лучше забронировать билет и "подержать" бронь некоторое время на случай изменения планов – это де­лает агент по продаже билетов.

Работа координаторов по поездкам весьма напряженная. Например, в случае изменения сроков поездок, когда билеты выписаны, гостиница забронирована, такси заказано. Особенно когда поездка перенесена на более ранний срок.

Трансферы

В ряде компаний с большим количеством поездок сотрудни­ков встречи-проводы в аэропорту могут решаться путем исполь­зования автотранспорта своей фирмы или встречающей сторо­ны. При этом у координаторов (соответственно и у офис-менед­жера) возникает дополнительная организационная нагрузка – координация транспорта. Предположим, что поездок у вас мно­го. Если полностью использовать транспорт компании, объем работы по вопросам учета использования бензина, времени ра­боты водителей и т. д. значительно возрастает. В случае поздних прилетов это еще и учет особенности работы водителей в ноч­ное время, соответствующий график работы водителей. Здесь как нельзя кстати приходится аутсорсинг – использование службы такси по договору или использование транспортной ком­пании.

Корпоративные мероприятия

Корпоративные мероприятия: фуршеты, банкеты, выездные праздники, отдых, Team-building, интенсив-туры – все это важные и необходимые элементы корпоративной культуры. В современных компаниях руководители понимают, что кадры – это основная ценность организации. Правильно организованный корпоративный отдых – это один из важнейших инструментов корпоративной политики, он значительно улучшает атмосферу в коллективе, повышает заинтересованность сотрудников в ра­боте, приверженность своей фирме, позволяет лишний раз подчеркнуть, что компания – это единая команда, работающая для достижения общих целей.

При работе команды намного увеличиваются шансы на успех, а также повышается уровень взаимоотношений, профессиональная этика. Создание корпоративного духа – очень важный фактор в работе с коллективом. Корпоративные мероприятия стимулируют рождение команды из группы просто сотрудников.

Корпоративный отдых

Корпоративный отдых дает возможность большому коллективу собраться вместе, а иногда просто встретиться, если офи­сы расположены в разных зданиях или в разных городах, познакомиться в неформальной обстановке, лучше узнать друг друга, иногда даже проявить личные таланты и качества, не востребованные в повседневной работе. Зачастую корпоратив­ный праздник – это единственная возможность собрать весь персонал вместе в одно время.

Проведение корпоративных праздников, их перечень, план и бюджет должны быть прописаны в плане на весь год. Должно оговариваться участие в них руководителей, возможно, часть мероприятий будет проводиться для ограниченного круга – топ-менеджеров большой компании, или для менеджеров по продажам и маркетингу из всех региональных офисов, или Team-building (командообразование) для подразделений.

Существует понятие разработки корпоративного праздни­ка – детальное планирование всего мероприятия, четкий по времени, действиям, месту проведения каждого события план-распорядок, программа, сценарий. Концепция, сценарий, место проведения (тип помещения, базы или площадки) утверждаются руководителем, но непосредственным организатором всего со­бытия, как правило, является офис-менеджер. Офис-менеджер является представителем клиента для компаний, оказывающих организационно-устроительские услуги. Он в первую очередь занимается выбором партнеров и контролем качества их услуг.

Корпоративный праздник может быть посвящен (было бы желание руководства, а повод найдется):

· юбилею компании;

· открытию нового филиала или магазина и т. п.;

· подведению итогов деятельности и награждению сотруд­ников;

· профессиональному празднику;

· общегосударственному празднику – Новый год, День за­щитника Отечества и 8 Марта и т. д.

Каждое мероприятие должно быть запоминающимся и спе­цифичным, отличным от предыдущего, поэтому здесь немало­важен творческий подход. Это не просто развлекательное кор­поративное мероприятие, оно должно подчеркивать фирменный стиль вашей компании.

Программа должна подчеркивать элементы корпоративно­сти, желательно присутствие элементов корпоративного стиля в оформлении. Необходимо подчеркивать, что это праздник именно данной компании, а не просто банкет по определенному случаю для малознакомых людей.

Цели и задачи корпоративных мероприятий:

- повысить эффективность взаимодействия и общения меж­ду сотрудниками разных отделов и подразделений, а также ре­гиональных представительств компании;

- повысить приверженность сотрудников компании;

- показать масштаб компании, отношение к сотрудникам, их значимость для фирмы, может быть, даже снять некоторые разногласия в процессе живого общения;

- обозначить цели на будущее, подчеркнуть корпоратив­ные ценности, миссию компании;

- поднять дух команды после реструктуризации, значи­тельного обновления коллектива, немного встряхнуть "старых" сотрудников.

В зависимости от бюджета к организации и проведению кор­поративного мероприятия можно привлекать специализирован­ные фирмы, поручить им весь комплекс услуг по разработке и проведению мероприятия или только разработку сценария. Если бюджет ограничен, можно заняться организацией и находить поставщиков услуг самостоятельно.

Мероприятия могут быть выездными или проводиться в по­мещении офиса.

С учетом особенностей и традиций компании, а также зна­чимости повода можно организовать:

активный отдых на природе (эстафету, игру в казаки-разбойники, спортивные соревнования и т. д.);

барбекю (поездка на шашлыки);

выездной банкет;

поездку на теплоходе и др.

Проводимые в помещении офиса мероприятия – это чаще всего фуршеты (рассадка за столами не предусматривается), при этом для организации питания пользуются услугами кей-теринговых компаний. Существуют фуршетные службы и у ряда кафе, ресторанов.

Кейтеринг (Catering) – вид деятельности по обеспечению выездного ресторанного или другого обслуживания, связанного с обеспечением питания, при котором банкет, фуршет, корпоративные праздники и развлечения организуются в любом удоб­ном для клиента месте.