Организация питания сотрудников

Необходимо продумать систему обедов и обеденных пере­рывов – в ряде случаев бывает лучше, когда обед является "плавающим", – но это зависит от специфики предприятия.

В разных компаниях существуют разные взгляды и подхо­ды к вопросам питания сотрудников в обеденное время:

компания не заботится об этом (в результате получает обед на рабочих местах или в офисе – крошки, запах еды в офисе);

компания оплачивает обеды сотрудников путем соответ­ствующей надбавки к заработной плате – иногда эффект тот же – см. выше;

компания выделяет место для небольшой кухни и запре­щает питаться вне этой зоны;

компания организует питание – заключает договор с близлежащим кафе или другим пунктом питания и производит оп­лату по безналичному расчету данному пункту питания. В дан­ном случае опять на плечи офис-менеджера ложится учет и контроль правильности предоставленных к оплате счетов и ведения договора с данной организацией.

Лучше всего для учета и контроля и по сей день действу знакомая со студенческих времен система талонов (или более модное их название – "ваучеры").

Организация поездок

Общие вопросы

Необходимость существования в структуре организации службы организации поездок обычно возникает:

в компаниях с разветвленной сетью представительств и филиалов – соответственно это частые командировки сотруд­ников;

в компаниях с широкой географией поставок сложного оборудования (выезд инженеров);

в компаниях с широкой географией деятельности и разветвленной дистрибьюторской сетью;

в случае ведения крупного проекта – по строительству, разработке и освоению месторождения, организации производства "под ключ" и т. д.

Координация работы службы организации поездок, как пра­вило, ложится на плечи офис-менеджера.

Основные направления работы службы (если это большие объемы) или сотрудника-координатора:

- заказ, приобретение и возврат (при необходимости) билетов на все виды транспорта;

- размещение (заключение договоров с гостиницами);

- визовая поддержка;

- трансферы – перевозки в местах прибытия и убытия.

Компании с большим количеством командировок обычно заключают договоры с туристическими агентствами, которые осу­ществляют бронирование, выписку и доставку билетов.

Бронирование гостиниц и заказ такси могут организовать агентство или самостоятельно координатор по поездкам – это зависит от политики компании и от объемов бронирования.

Для удобства ведения учета заявок сотрудников на поездки рекомендуется ввести специальную форму-бланк заявки. Это не командировочное удостоверение, а именно внутренняя фор­ма запроса сотрудника на организацию поездки – она является основанием для координатора по поездкам на осуществле­ние действий, связанных с расходом финансовых средств ком­пании. Форма разрабатывается самой компанией, при этом необходимо вести регистрацию данных форм, так как расходы на приобретаемые билеты, заказанный транспорт (такси или автобус), гостиницы для проживания представляют собой значительные суммы.

Что рекомендуется указывать в заявке:

- личные данные;

- контактный (лучше мобильный) номер телефона;

- дату и желательное время вылета (можно без указания рейса);

- класс (эконом-, бизнес-класс, первый класс);

- необходимость в бронировании гостиницы;

- информацию о необходимости (или отсутствии необходи­мости) заказа автотранспорта для трансфера в аэропорт и обратно, на вокзал, место (адрес и время) подачи автомобиля.

Авиарейсы и номера поездов предложит координатор службы организации поездок в соответствии с политикой компании по приоритетному использованию определенных авиакомпаний – если она существует, политикой по приоритет­ным поездам. В ряде компаний, особенно в западных компаниях и международных корпорациях, существуют корпоратив­ные политики по разным вопросам, в том числе и по поездкам.

Могут существовать:

- списки рекомендованных (приоритетных) авиакомпаний;

- списки типов самолетов, на которых разрешается летать сотрудникам компании;

- списки рекомендованных гостиниц, в которых следует останавливаться;

- правила или ограничения по пользованию вагонами определенных классов.

В авиакомпаниях существует понятие корпоративных тарифов, а в гостиницах – корпоративных скидок.

Например, все западные компании рекомендуют в случае путешествия в поездах в России размещаться только в вагона типа СВ или купе с услугами.

Иногда могут быть введены ограничения по использованию ночных поездов или правило не ездить в одиночку, также не рекомендованы полеты поздними рейсами самолетов. Такие правила могут быть негласными, не прописанными в инструк­циях, но принятыми с точки зрения безопасности. Это связано заботой о безопасности сотрудников, а также о сохранении и высокой работоспособности после прибытия на место назначе­ния, а в ряде случаев – и с экономией.

Заявка на поездку должна быть подписана руководителем отдела, в котором работает сотрудник (так как он распоряжа­ется бюджетом). При этом руководитель отдела может добавить определенные комментарии – требования к поездке, например: "необходимо уложиться в пределах такой-то суммы". Этот ком­ментарий адресован координатору по поездкам и является ру­ководством по выбору тарифов.

Все это в большей мере касается компаний с развитой струк­турой, имеющих офисы в нескольких городах или странах или выполняющих работы по крупным проектам – строительству, монтажу, разработке месторождений и т. д. с привлечением большого числа специалистов из разных городов или стран.