Особенности организации автоматизированной системы назначения, перерасчета и выплаты пенсий, пособий

Технология работы пенсионной службы строится по следую­щим направлениям:

- прием населения;

- назначение пенсий;

- перерасчет и выплата пенсий;

- доставка пенсий.

В пенсионной службе должны быть установлены компьютеры, локальная сеть и программа обработки данных по пенсионнойинформации. При этом необходимо строгое разграничение досту­па к базе данных (БД) для каждого специалиста:

- для приема населения - возможность просмотра всей БД без
внесения в нее изменений;

- для нового назначения - возможность работы только спро­
граммами подготовки макета пенсионного дела и право доступа к
БД и внесения изменений при переводе с одного вида пенсии на
другой;

- на участках перерасчета и выплаты пенсий - возможность
доступа для специалистов к информации с правом внесения изме­нений по пенсионным делам в закрепленной зоне обслуживания.

Остальные специалисты имеют право работы в режиме сбора статистических данных и просмотра информации по БД.

Все изменения, вносимые в БД, должны автоматически фик­сироваться, при этом запоминается код пользователя, осуществив­шего корректировку, и характер изменения.

В единую автоматизированную систему должно быть объедине­но программное обеспечение по назначению, выплате, доставке пенсий и сбору страховых взносов. При этом необходимо наладить эффективный обмен информацией между уровнями системы, оп­тимизировать структуры БД, обеспечить независимость программ от изменений форм документов, создать на основе общероссийс­ких и отраслевых классификаторов целостную систему классифи­кации и кодирования показателей. По мере накопления данных, не используемых в работе, для увеличения свободного простран­ства и ускорения работы компьютера данные подлежат архивации на специальных дискетах или на жестком диске ПЭВМ.

На рабочих местах сотрудников должна быть внедрена инфор­мационно-поисковая система с обеспечением доступа к правовой базе и возможностей выборки документов, необходимых в данный момент специалисту для выполнения своих функций, принятия решений или консультаций.

Делопроизводство в пенсионной службе ведется с помощью единого автоматизированного журнала учета по основным разде­лам деятельности (назначение, перерасчет, учет начисленных и выплаченных сумм пенсий, обращение граждан и организаций и другие).

Группа специалистов по автоматизации пенсионной службы следит за обновлением программного обеспечения, техническим состоянием аппаратных средств. Организует контроль за соблюде­нием технологического процесса обработки пенсионной инфор­мации, за состоянием базы в течение выплатного периода, за выдачей сведений на участки об изменении реквизитов пенсионных дел, за подготовкой базы к выплатному периоду, за распечаткой сформированных выплатных документов, а также другой инфор­мации о пенсионерах.

Организация работы по назначению пенсий

При проведении операций первичного назначения пенсий об­рабатываются документы от заявителейи создается макет пенсионного дела.

В единый автоматизированный журнал заносятся следующие данные о пенсионере:

· фамилия, имя, отчество (полностью);

· адрес постоянного места жительства (прописка, регистра­ция);

· вид пенсии;

· способ выплаты;

· недостающие для назначения пенсии документы;

· дата представления последнего необходимого документа;

· результаты рассмотрения заявлений.

После приема заявления и документов заявителю или предста­вителю организации выдается распечатанная на компьютере рас­писка, в которой указывается дата приема заявления, регистраци­онный номер, фамилия, имя, отчество заявителя, перечень полу­ченных и недостающих документов с указанием срока их пред­ставления, подпись специалиста, принявшего заявление.

Представителю организации и заявителю даются разъяснения о том, какие документы и в какие сроки необходимо представить до­полнительно, и о правовых последствиях нарушений этих сроков.

Если заявитель или представитель организации не удовлетво­рен данными разъяснениями, специалист обязан принять заявле­ние о назначении пенсии, сделать запись в разделе нового назна­чения и подготовить решение об отказе в назначении пенсии.

При приятии решения о назначении пенсии в едином автома­тизированном журнале (раздел регистрации протоколов) автома­тически фиксируется дата и номер протокола. В момент поступле­ния пенсионного дела на выплату ему автоматически присваива­ется регистрационный номер, фиксируется дата поступления и данные переносятся в БД.

При введении данных по трудовому стажу должен осуществ­ляться автоматизированный контроль за корректностью вводимых данных.

В результате этой операции на экране и принтере выдается рас­чет стажа.

При вводе информации по справкам о заработке все данные должны быть проверены на предмет наличия сведений об уплате страховых взносов заявителем и его работодателем.

При вводе нескольких справок за различные периоды в про­грамме сохраняется вся информация, просчитываются все возмож­ные варианты расчета среднемесячного заработка и выбирается оптимальный для заявителя вариант.

С помощью программы производится расчет стажа, среднего заработка, основного размера пенсии, общего размера пенсии с повышениями и надбавками, суммы назначенной пенсии с ком­пенсациями. После определения стажа и заработка производится автоматический расчет пенсии, на печать выдаются бланки «Рас­чет пенсии» и «Протокол по назначению пенсии».

Специалист скрепляет бланки и документы для назначения пен­сии в единое пенсионное дело и передает его на контроль.

В случае обнаружения ошибки в журнал регистрации ошибок специалист, осуществляющий контроль, заносит регистрацион­ный номер заявления о назначении пенсии, вид ошибки (выбира­ется из меню). Дата и фамилия специалиста, внесшего ошибку, проставляется из журнала доступа к данным. Журнал регистрации ошибок служит для проведения анализа качества работы, выявле­ния вопросов, еще недостаточно изученных сотрудниками.

В дальнейшем все изменения по этому пенсионному делу будут фиксироваться в автоматизированном журнале доступа к данным, что позволит получить сведения о специалисте, с ним работавшем.

Каждый месяц проводится анализ назначения пенсий для оп­ределения количества (суммы) вновь назначенных пенсий. В слу­чае необходимости журнал по назначению пенсий распечатывает­ся полностью.

Анализ работы специалистов по назначению осуществляется в автоматизированном режиме. Определяется число подготовленных пенсионных дел (из них число льготных, за выслугу лет), сроки подготовки пенсионного дела и другая необходимая информация.

Организация работы при обращении за консультацией и перерасчетом пенсии

Прием пенсионеров осуществляется группой специалистов-кон­сультантов по вопросам перерасчета, выплаты пенсий и другим вопросам пенсионного обеспечения.

В случае необходимости получения консультаций по материа­лам пенсионного дела, пенсионного законодательства или другим интересующим вопросам специалист использует всю информацию, имеющуюся на ПЭВМ из соответствующих приложений.

При этом обратившемуся может быть выдана распечатка о рас­чете пенсии, выплате пенсии. А в случае необходимости - и нор­мативный документ, отвечающий на заданный вопрос.
При обращении пенсионера специалист просматривает в базеданных информацию о пенсионном деле и делает отметку о содер­жании просьбы и результатах ее рассмотрения.

В единый автоматизированный журнал заносится следующая информация:

- ФИО (полностью);

- адрес постоянного места жительства;

- содержание заявления (выбирается из меню);

- дата подачи заявления и порядковый номер (присваиваются
автоматически);

- принятые документы;

- содержание решения.

После регистрации в журнале пенсионеру выдается расписка о приеме заявления и документов, представленных для перерасчета. При этом специалист обязан разъяснить пенсионеру сроки и по­рядок перерасчета.

Раздел регистрации распоряжений единого автоматизирован­ного журнала состоит из следующих позиций:

- порядковый номер;

- фамилия, имя, отчество (полностью);

- дата приема заявления;

- вид перерасчета;

- примечание.

Ежедневно по результатам приема населения формируются спис­ки пенсионеров, которые вместе с принятыми документами пере­даются для дальнейшей работы специалистам по перерасчету пен­сий.

Ежемесячно по данному журналу должен проводиться анализ обращений граждан.

Предусмотрен также режим работы по выпуску итоговых ре­зультатов журнала за квартал и год.

Единый автоматизированный журнал может в случае необхо­димости распечатываться на любую дату по запросу (например, при проведении ревизионных проверок).

Организация работы по перерасчету пенсии

Дата поступления дела из группы приема и дата принятия ре­шения о перерасчете проставляются автоматически. Информация по представленным документам заносится в БД.

В пенсионное дело подшиваются все необходимые документы, а затем дело передается на контроль.

В случае обнаружения ошибки следует смотреть раздел «Органи­зация работы по назначению пенсий» методических рекомендаций.

В раздел регистрации распоряжений автоматически заносится следующая информация о содержании принятого решения:

- о стаже (данные до и после перерасчета);

- о заработке (данные до и после перерасчета);

- размере пенсии (данные до и после перерасчета).

По единому автоматизированному журналу учитываются результаты перерасчетов, оперативная и накопи­тельная информация, может осуществляться контроль сроков про­ведения перерасчета, количество произведенных перерасчетов (по видам пенсий, по видам перерасчета).

Организация работы специалистов по выплате пенсий

В условиях автоматизированного процесса выплаты и доставки пенсий с использованием компьютерной техники должны быть реализованы следующие функции:

1.Учет начисленных и выплаченных сумм.

2.Подготовка базы данных пенсионеров к последующим выпла­там.

3.Начисление пенсий по любому способу выплаты.

4.Формирование выплатных документов: ведомостей, списков на Сбербанк, почтовых переводов или бланков приглашения на почту для
получения пенсии, разовых поручений, платежных поручений дляперечисления средств на счета ста­ционарных учреждений социального обслуживания.

Компьютерные программы по назначению и выплате пенсии и пособий реализуют возможность получения отчетов о выплаченных пенсиях за любой срок выплатного периода с нарастающим итогом и за месяц, в том числе о выплатах пособий на погребение, доплатах и досрочно выплаченных пенсиях, для ведения ежедневного и ежемесячного контроля за расходованием средств.

В конце выплатного периода в БД должны быть внесены данные о невыплате пенсий:

- в автоматизированном режиме, используя итоговые данные компьютерных программ, если выплата проходила через отдел доставки пенсионной службы;

- вручную, если выплата производилась через предприятия связи.

При выплате пенсий через Сбербанк учет неполученных пенсий не ведется.

После ввода данных о невыплаченных пенсиях должен выдаваться отчет по итогам выплаты пенсий с разбивкой по источникам финансирования по каждому выплатному предприятию и в целом по пенсионной службе.

При переезде пенсионера на новое постоянное место жительства в пределах Российской Федерации специалисты пенсионной службы осуществляют в автоматизированном режиме формирование информации о поступившем пенсионном деле, в процессе которого проверяется правильность назначения и выплаты пенсии.

При переходе пенсионера с одного вида пенсии на другой, в рамках российского пенсионного законодательства в БД заносятся дополнительные сведения и выпускаются документы о назначении нового вида пенсии.

Архивный отдел

В отделах ведутся следующие формы систематизации: подшивки, контрольные экземпляры нормативных актов, хронологические журналы регистрации.

Подшивки могут быть хронологические и тематические. Хронологические подшивки являются основной систематизацией. Документы в них подшиваются в строго хронологическом порядке в одну папку отдельно за каждый год.

Тематические подшивки ведутся по разделам законодательства (трудовой стаж, повышения и надбавки, заработок и т. д.). Документы подшиваются в хронологическом порядке в разные папки до отмены основного нормативного акта.

При отсутствии достаточного количества экземпляров нормативного акта он подшивается в тематическую подшивку, а в хронологической подшивке делается ссылка на этот акт с указанием его даты, номера, названия, а также дела, в котором он подшит.

Страницы подшивок нумеруются. В них своевременно вносятся изменения, дополнения или сведения об отмене нормативного акта. При этом старый текст перечеркивается, а на полях вписываются дата, номер и название документа, в который внесено изменение.

В отделах ведутся контрольные экземпляры. На титульном листе делается надпись «Контрольный экземпляр» и отмечается дата начала его ведения. В контрольные экземпляры вносятся отметки об отмене, изменении, дополнений нормативного акта по тем же правилам, что и в подшивке.

В отделах вместо хронологических подшивок ведутся хронологические журналы регистрации нормативных актов. Приказы, инструктивные письма в них регистрируются в строгом хронологическом порядке. В дальнейшем они подшиваются в тематические подшивки по вопросам практики применения пенсионного законодательства.

По усмотрению отделов могут вестись и другие формы систематизации, например, алфавитно-предметные журналы и т. д. Справочно-кодификационная работа возлагается на одного из работников отдела, обычно на ведущего специалиста. При увольнении работника, ведущего эту работу, дела передаются по акту другому работнику.

Отдел клиентской службы

1.

План работы клиентской службы:

1.Обеспечение приема, оценки и анализа документов;

2.Прием документов для назначения досрочных пенсий;

3.Отработка и регистрация прибывших пенсионных и выплатных дел ЕДВ;

4.Выдача справок о страховом стаже для предоставления в центр занятости населения, для выдачи ссуды, справок по месту требования;

5.Выдача и замена пенсионных удостоверений;

6.Выдача выписок из индивидуального лицевого счета по заявлению ЗЛ;

7.Запрос выписок из ИЛСЗЛ для назначения и перерасчета пенсий;

8.Ежедневная регистрация документов в ПК;

9.Проверка журналов ПК «Документооборот» и ПТК «Клиентская служба»;

10.Регистрация и рассмотрение обращений граждан;

11.Составление отчетности.

2.

Структура:

Руководство клиентской службы осуществляет начальник, который назначается и освобождается от должности начальником управления ПФР.

3.

Основные нормативно-правовые акты:

1.Положение о клиентской службе УП РФ вТрубчевском муниципальном районе Брянской области;

2.Кодекс профессиональной этики работника системы Пенсионного фонда РФ;

3.

Порядок организации работы с обращениями граждан:

В соответствии с Конституцией граждане Российской Федера­ции имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в преде­лах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, при­нять по ним решения и дать мотивированный ответ в установлен­ный срок. Чаще всего пишут люди пожилого возраста, от них поступает более 70 % обращений. Много обращений в связи принятием Закона «О порядке исчисления и увеличения государственных пен­сий» — люди считают несправедливым исключение из трудового стажа годы учебы, ухода за детьми, престарелыми и инвалидами.

Много писем поступает о задержке пенсий и непогашенном долге.

Иногда вместо пенсий в регионах предлагают получать товары, беспроцентные ссуды и т. д.

Существует три основных вида обращений: предложение, заяв­ление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого обратить внима­ние на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставлен­ных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию пред­ставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Вы­ражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятель­ности государственных органов, предприятий, учреждений, орга­низаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения возникшей проблемы.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержится не только информация о наруше­нии субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и кри­тика в адрес государственных или общественных органов, пред­приятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдель­ных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа произошло, по мнению заявителя, на­рушение его субъективных прав, предусмотренных законодатель­ством.

Во многих случаях предложения, заявления и жалобы выступа­ют в чистом виде, т. е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Однако часто встре­чаются обращения, носящие смешанный характер, так в одном обращении могут быть заявление и жалоба.

Работа с письменными обращениями ведется в соответствии с «Инструкцией о работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях соци­ального обеспечения».

Руководитель учреждения несет персональную ответственность за правильную организацию работы с письменными обращениями граждан. Среди письменных обращений, поступающих в управление Пенсионного фонда РФ, особое внимание необходимо уделять обоснованным жалобам. Инструкция по рабо­те с письменными обращениями граждан устанавливает несколь­ко этапов работы с ними, начиная с приема и регистрации писем и заканчивая их анализом.

Особое внимание необходимо обращать на сроки рассмотрения писем, ведь нарушение этих сроков — это невыполнение трудовых обязанностей, что может повлечь наложение дисциплинарного взыскания и даже увольнение с работы.

Работники ГУ «Управление Пенсионного фонда РФ» должны уметь грамот­но и обоснованно составить ответ на письмо, чтобы заявитель по­лучил исчерпывающие ответы на все интересующие их вопросы. Ответ должен быть простым, ясным, четким и обоснованным, тогда он не повлечет нового письма или жалобы. Много жалоб пенсио­неров поступает на неправильность назначения пенсий, задержку выплаты пенсий, грубость сотрудников. Имеются случаи, когда ответы на письма вообще не даются или поступают заявителям с большой задержкой.

Как правило, ведущий или главный специалист органов соци­альной защиты ежеквартально проводит анализ поступивших пи­сем, который затем рассматривается на технической учебе или собрании коллектива.

Работа с письмами складывается из нескольких этапов:

Прием, регистрация и учет писем граждан

1.При приеме писем проверяется правильность их адресования.
Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвра­щаются почтовому предприятию связи для направления адресату. Отсутствие указанных в пись­ме приложений или их части отражается в акте и об этом сообща­ется заявителю.

2.Письма граждан с пометкой на конверте «лично», а также
письма, адресованные отраслевому отделу писем Министерства
или профсоюзной организации, не вскрываются, а передаются по
назначению.

3.На письмах граждан, сданных на личном приеме, делается
пометка «с личного приема». Эти письма подлежат регистрации.

4.Все поступающиеся письма должны быть централизованно
зарегистрированы в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках.

5.При повторном поступлении письма к нему подбирается име­ющаяся переписка и регистрационно-контрольная карточка. Письму
присваивается номер, под которым были зарегистрированы ранее
поступившие в данном календарном году письма. В регистрационно-контрольной карточке указывается дата поступления нового
письма.

Повторными следует считать письма, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Письма одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в одно и то же учреждение, а также письма, в которых содержатся новые воп­росы или дополнительные сведения, повторными не считаются.

6.В случаях, когда в письме заявителя или коллективном пись­ме сообщается о другом лице, кроме алфавитно-регистрационной карточки заводится ссылочная карточка, в которой указывается ФИО лица, в отношении которо­го написано письмо. Алфавитно-регистрационные и ссылочные карточки содержатся в картотеках в строго алфавитном порядке.

7.Коллективные письма регистрируются по фамилии первого
заявителя. Одновременно выписываются ссылочные карточки на
нескольких лиц, подписавших это письмо.

8.Письменное обращение гражданина должно содержать следу­ющие данные:ФИО обратившегося гражданина, место его жительства, либо работы и учебы. Без этих сведений обращение признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Рассмотрение и разрешение писем граждан:

1.Зарегистрированные письма граждан в день поступления пе­редаются руководителю учреждения, который поручает лицу (ис­полнителю)

Рассмотреть по существу вопросы, поставленные в письме, подготовить текст ответа.

2.Письма передаются исполнителю под расписку на алфавит­но-регистрационной карточке.

3.Передача писем из одного структурного подразделения в дру­
гое производится с обязательной отметкой об этом в алфавитно-
регистрационной карточке.

4.В том случае, когда в письме содержатся вопросы, разреше­ние которых не

относится к компетенции «Управления Пенсионного фонда РФ» обеспечения, копия или выписка из письма направляется по при­надлежности, о чем заявитель ставится в известность.

Когда данных, указанных гражданином в жалобе, недостаточ­но для вынесения окончательного решения, из учреждения или от лица, действия которых обжалованы, истребуют материалы про­верки с заключением обоснованности принятого решения.

5.Ответы на письма граждан дают руководители и другие упол­номоченные должностные лица учреждений. Ответ может быть дан
в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается
соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
При отклонении предложения, заявления, жалобы в ответе необ­ходимо указать мотивы, по которым они отклонены. В необходи­мых случаях должен быть разъяснен порядок обжалования.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действую­щему законодательству.

6.Проект подготовленного ответа на письмо визируется испол­нителем в левом нижнем углу и передается на подпись руководи­телю.

Исполнитель несет ответственность (одновременно с лицами подписавшими) за содержание, ясность и четкость изложения от­ветов, достоверность ссылки на нормативные акты.

7.Ответы гражданам на повторные обращения в связи с несог­ласием их с ранее принятым решением, поручения, запросы, на­правленные в вышестоящие организации, а также ответы на пись­ма, находящиеся на особом контроле, подписываются руководи­телем учреждения или его заместителем.

8.Если письмо рассматривалось работниками нескольких отде­лов, заявителю направляется один ответ. Проект пись­ма готовится ответственным исполнителем, согласовывается с дру­гими исполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись, что должно быть сделано своевременно и правильно. Запрещается вносить изменения в содержание уже подпи­санного письма без разрешения должностного лица, его подпи­савшего.

9.Полученные от заявителя документы возвращаются ему за­казным отправлением вместе с ответом, если нет иного поруче­ния контролирующего органа.

В тех случаях, когда документы приобщены к материалам про­верки, пенсионному или медицинскому делу, об этом сообщается заявителю.

4.

Участие в приеме населения

Вид обращения	Суть вопроса, проблемы	Ответ специалиста, НПБ
Заявление	о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал.	По результатам рассмотрения всех представленных документов было вынесено решение в соответствии с ФЗ от 29.12.2006г. №256-ФЗ «О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей» о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал.
Заявление	о распоряжении средствами материнского (семейного) капитала.	Было принято решение об удовлетворении
Жалоба	о правильности исчисления размера трудовой пенсии по старости.	По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с ФЗ №173 «О трудовых пенсиях в РФ» было установлено, что гражданину выплачивается пенсия в правильном размере, в соответствии с действующим законодательством.
Заявление	о получении государственного сертификата на материнский (семейный) капитал	По результатам рассмотрения обращения было вынесено решение в соответствии с ФЗ № 256 от 29.12.2006г. «О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей» о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал.
Жалоба	о правильности исчисления трудовой пенсии по старости.	По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с ФЗ №173 «О трудовых пенсиях в РФ» было вынесено решение о выплате нового размера трудовой пенсии по старости.

5.