Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
| Дата | № | Исходные данные | Новые данные | № акта миграций | Подпись лица, | |||||||
| миграции/перезаписи | ед.уч. | № ед.хр. | Формат | Объем (Мбайт) | № ед.хр. | Формат | Объем (Мбайт) | и перезаписей | внесшего запись | |||
|
Итого подверглось миграции/перезаписи за _________ год ____________________ ед.уч., ___________________ ед.хр. объемом _____________________ Мбайт.
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата Формат А4 (210×297 мм)
Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
Приложение 35 к пп. 6.4.1.1,
6.4.1.2
| Утверждаю Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать организации А К Т __________№___________ _______________________ (место составления) приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив | Утверждаю Директор государственного архива Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать государственного архива |
В связи с _____________________________________________________________
(истечением срока хранения документов
____________________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а __________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ____________
(годы)
и справочный аппарат к ним:
Продолжение приложения 35
| № п/п | Название и номер описи | Кол-во экземпляров описи | Кол-во принятых дел --------------------------- количество ОЦД | Кол-во страховых копий | Примечание |
Итого принято ___________________________________________ ед.хр. (в том числе
(цифрами и прописью)
страховых копий)
В государственном архиве фонд № ________________________
| Передачу произвели: Наименование должностей лиц, производивших передачу Подпись Расшифровка подписи Дата | Прием произвели: Наименование должностей лиц, производивших прием Подпись Расшифровка подписи Дата |
Формат А4 (210 Х 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
Приложение 36 к п. 6.4.1.2
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________________ № _______________ Наименование должности
_____________________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
о необнаружении документов, пути подписи
розыска которых исчерпаны Дата
Фонд № _______________________
(название фонда)
В результате _________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
| Опись № | Ед.хр. № | Заголовок ед.хр. | Количество листов (время звучания, метраж) | Крайние даты | Предполагаемые причины отсутствия |
Итого __________________________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.: ____________________________________________________________________________________
(номера ед.хр. и их групповые заголовки)
_____________________________________________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка
(лица, ответственного за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО[9] СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _______________ № _______________ от _______________ № ___________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Руководитель архива,
(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210´297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 37 к п. 6.4.1.2
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________________ № _______________ Наименование должности
_____________________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
о неисправимых повреждениях документов подписи
Дата
Фонд № _______________________
(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:
| № п/п | Опись № | Ед.хр. № | Кол-во листов (время звучания, метраж) | Заголовок поврежденных ед.хр. | Крайние даты | Сущность и причины повреждения |
Итого обнаружено неисправимо поврежденных______________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед.хр. подлежат списанию ввиду:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _______________ № _______________ от _______________ № ___________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210´297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Приложение 38 к п. 6.4.1.3
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
______________ № _______________ Наименование должности
________________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
описания документов личного подписи происхождения Дата
Фонд № _____________________________________________________________________.
(название фонда)
По состоянию на _______________________ в фонде № ___________________________ по
(дата начала работы)
учетным данным числилось _____________________ описей, ________________________
временных дел (единиц хранения), ________________________________ документов.
В процессе описания сформировано _________________________ дел (единиц хранения),
выделено не подлежащих хранению ___________________________ документов (листов),
____________ дел; возвращено владельцу ______________________ документов
(листов), ________________ дел (единиц хранения).
Вновь составлена опись № ___________ на __________________ дел.
По состоянию на _____________________________ в фонде № _________________
(дата завершения работ)
числится _______________ описей, _______________ дел (единиц хранения) за
___________ годы.
Проведены следующие виды работ ______________________________________________
(перечисляются виды проведенных работ,
____________________________________________________________________________________________
кроме описания документов)
в объемах: __________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________.
(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)
Продолжение приложения 38
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат: _________________________
_____________________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили ___________________________ Подписи Расшифровка
( наименование должностей) подписей
Работу принял
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи
архива (лица, ответственного за архив)
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол № ________________ от ___________________________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол № ________________ от ___________________________
Изменения в учетные формы внесены.
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи
архива (лица, ответственного за архив)
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве ____________
дел (документов) на _____л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210´297 мм)