Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение 19 к п. 4.5.4
Наименование организации
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ №______
Начата _____________
Окончена_____________
Формат A4 (210´297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи документов
Продолжение приложения 19
№ п/п | Дата выдачи | Фонд № | Опись № | Ед.хр. № | Кому выдано | Расписка в получении дела | Дата возврата дела | Расписка в возвращении дела | Примечание |
Итого в ________________ году выдано из хранилища № __ _____________________________
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________ ед.хр.
Наименование должности работника, составившего итоговую запись | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата | ||
Формат A4 (210´297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 20 к п. 4.5.8
Наименование организации
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд №Опись №Дело №
Заголовок дела
Дата исполь-зования | Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | № использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
Формат A4 (210´297 мм)
Форма листа использования документов
Приложение 21 к п. 4.5.9
Наименование организации
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело________________________________________________________________________________
(№ и название)
Опись_______________________________________________________________________________
(№ и название)
Фонд________________________________________________________________________________
(№ и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№ п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
Формат A4 (210´297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 22 к п.4.7.5
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
________________ № ________________ Наименование должности
__________________________________ руководителя организации
(место составления)
проверки, наличия и состояния дел Подпись Расшифровка
__________________________________ подписи
(постоянного, временного хранения, по Дата
личному составу)
Фонд № _________
Основание ___________________________________________________________________________
(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: _____________________________________________________________________
(наименование должностей, фамилия, инициалы)
_____________________________________________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: _______________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
_________________________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ____________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
_________________________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей_____________________________________ дел,
((цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ____________________ дел.
(цифрами и прописью)
4.Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей ____________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ___________________ дел.
(цифрами и прописью)
Продолжение приложения 22
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
________________________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
________________________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии
________________________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции ________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки ________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов_____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных ______________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки ________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование _________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№...).
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка
подписей
Дата
Формат А4 (210´297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 23 к п. 4.8.1
____________________________________________________________________________________
(Название архивного учреждения)[7]
____________________________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд № __________
ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
_____________________
(крайние даты)
Формат А4 (210×297 мм)
Форма титульного листа описи особо ценных дел
Продолжение приложения 23
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
N п/п | № описи | № дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | № ед.учета страхового фонда | Примечание |
В данную опись внесено _____________________________________________особо ценных дел,
(цифрами и прописью)
с № __________________ по № _____________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________________________
Из них имеют страховые копии ______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от _____________ № _____________ от _____________ № _____________
Формат А4 (210×297 мм)