Сложное искусство простоты: Частые жалобы

Мой помощник - идиот! Ему потребовались 23 часа, чтобы назначит интервью! Это точно была моя первая жалоба. 23 часа! Я был накален до предела. Оригинал моего письма этому первому помощнику выглядел достаточно понятным.

Дорогой Абдул,

Вот первые задачи, которые должны быть сделаны к концу следующего вторника. Пожалуйста звони или пиши, если у тебя возникнут любые вопросы:

1. Посмотри эту статью http://www.msnbc.msn.com/id/12666060/site/newsweek/, найди контакты данные – телефон/e-mall/сайт Кэрол Милиган, и Марка и Джули Счекели. Также найди ту же информацию о Робе Лонге здесь http://www.msnbc.msn.com/id/l2652789/site/newsweek/

2. Назначь 30-минутное интервью с Кэрол, Марком и Джули, и Робом Лонгом. Используйте www.myevents.com (имя пользователя: нереально, пароль: непытайсяподобрать), чтобы добавить их в мой календарь на следующую неделю в любое время между 9-21 по восточно-американскому времени.

3. Найдите имя, электронную почту, и телефон (телефон наименее важен) рабочих в США, которые договорились о соглашениях об удаленной работе (дистанционный доступ к рабочему месту) несмотря на противостоящих им начальников. Те, кто путешествовал вне США, являются идеальными кандидатами. Другими ключевыми словами могут быть «teleworking» и "telecommuting". Важным фактором является то, что они провели переговоры с трудными начальниками. Пожалуйста пошли мне ссылки на их профили или напиши параграф, описывающий, почему они подходят под описанные выше характеристики.

Жду возможности увидеть то, что Вы можете сделать. Пожалуйста напиши мне письмо, если ты не понимаешь или если у тебя есть вопросы.

Всего лучшего,

Тим

Правда в том, что я ошибался. Это не хорошее требование для первой работы, и я сделал фатальные ошибки даже прежде, чем написать письмо. Если Вы – эффективный человек, но Вам непривычно давать команды, знайте, что большинство проблем в начале – Ваша ошибка. Заманчиво сразу же показать пальцем на кого-то еще и напыжиться, но большинство новых начальников повторяет те же ошибки, что сделал я.

Я принял первого человека, которого мне предоставила фирма и не сделал никаких специальных запросов в начале.

Просите кого-то, кто обладает "превосходным" английским языком и указывайте, что будут нужны звонки по телефону (даже если не будут). Быстро требуйте замену, если есть повторяющиеся проблемы в коммуникации.

Я дал неточные указания.

Я попросил, чтобы он назначил интервью, но не указал, что это было необходимо для статьи. Он принял решение, основываясь на работе с предыдущими клиентами, что я хотел нанять кого-то и он растрачивал время, собирая крупноформатные таблицы и прочесывая сайты поиска работы для дополнительной информации, в которой я не нуждался.

Предложения должны иметь одну возможную интерпретацию и должны быть понятными для первоклассника. Это также справедливо для носителей языка и сделает Ваши запросы более понятными. Слова, за которые вы готовы заплатить 10 долларов, маскируют неточность.

Заметьте, что я попросил, чтобы он ответил, если он не понимал или у него были вопросы. Это - неправильный подход. Попросите, чтобы иностранные виртуальные помощники перефразировали задачи, чтобы подтвердить понимание перед начинанием.

Я дал ему лицензию на напрасную трату времени.

Это снова приводит нас к контролю проблем. Запрашивайте обновление статуса после нескольких часов работы над задачей чтобы гарантировать, что задача понята и достижима. Некоторые задачи после первых попыток становятся невозможны.

Я заранее устанавливал крайний срок в 1 неделю.

Используйте Закон Паркинсона и назначьте задачи, которые должны быть закончены в течение не больше, чем 72 часов. Мне больше всего везло с 48 и 24 часами. Это - другая неотразимая причина использовать маленькую группу (три или больше), а не единственного человека, который может стать перезагруженным с возникшими в последнюю минуту запросами от большого количества клиентов.

Использовать короткие крайние сроки не означает избегать больших задач (например, создание бизнес-плана), а скорее разламывать их на меньшие кусочки, которые могут быть закончены за меньшие отрезки времени (схемы, конкурентоспособные резюме исследования, главы, и т.д.).