Общая характеристика решения задачи
В ходе анализа предметной области было решено создать автоматизированную информационную систему бюджетирования. Внедрение данной информационной системы должно обеспечить значительное сокращение расходов предприятия, сокращение времени планирования денежных средств. При создании системы необходимо учесть все проблемы, выявленные ранее и ликвидировать их. Контекстная диаграмма процесса бюджетирования TO-BE (как должно быть) представлена на рисунке 3.
Добавлена стрелка исполняющего механизма АИС «Бюджетирование». Декомпозирован процесс анализа процесса бюджетирования. Входом в данной декомпозиции контекстной диаграммы является отчет по показателям процесса бюджетирования. Анализ процесса бюджетирования проходит в несколько этапов: анализ процесса бюджетирования в подразделениях, анализ процесса бюджетирования в целом, выявление причин изменения эффективности, разработка корректирующих мероприятий.
В таблице 4 представлено описание бизнес-функций, которые будут поддерживаться проектируемой АИС.
Рисунок 3 – Контекстная IDEF0 диаграмма процесса бюджетирования (модель «TO-BE»)
Рисунок 4 – Диаграмма дерева узлов (модель «TO-BE»)
Таблица 4 - Описание бизнес-функций
| № | Процесс | Описание | Преимущества |
| Формирование бюджетов предприятия | Система обеспечивает автоматизированное формирование бюджета предприятия, автоматизированное формирование начислений по статьям бюджета. | Формирование бюджета происходит автоматически, не требует затрат времени сотрудника, ведение классификаторов и справочников подсистемы. | |
| Сбор информации по исполнению бюджета | Автоматизированный учет первичных документов (документов для начислений), автоматизированный учет приходных и расходных кассовых ордеров. | Вносятся данные в одну таблицу. | |
| Сбор информации по процессу бюджетирования | Автоматизированный учет бюджетных заявок подразделений, обеспечение выполнения функций бюджетного планирования. | Обработка происходит автоматически, не требует затрат времени сотрудника. | |
| Контроль бюджетов и оперативное управление | Обеспечение выполнения функций бюджетного контроля, автоматизированный контроль финансовых вопросов по договорам с покупателями и заказчиками. | Вносятся данные в одну таблицу, обработка происходит автоматически, не требует затрат времени сотрудника. | |
| Анализ процесса бюджетирования | Формирование документов по итогам работы по договорам с покупателями и заказчиками. | Обработка происходит автоматически, не требует затрат времени сотрудника. | |
| Корректировка процесса бюджетирования | Автоматизированное ведение нормативно-справочной информации, автоматизированное ведение справочника бюджетных статей, ведение справочника курсов и валют. | Обработка происходит автоматически, не требует затрат времени сотрудника. |
Функциональное обеспечение
Контекстная диаграмма представляет собой схему организации системы бюджетирования в ООО «Х». Входными данными являются:первичная плановая информация; фактические показатели бюджетов за прошлый период; экономические нормативы; договоры с клиентами; организационно-правовая и финансовая информация. Результатом работы являются: положение о бюджетировании; положение по улучшению бюджетов; бюджет доходов и расходов; бюджет движения денежных средств; прогнозный баланс (рисунок 5). Управляющими воздействиями на систему бюджетирования служит информация о: должностных инструкциях; стратегии организации. Основными механизмами служат: администрация, бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия.
Функциональная модель АИС «Бюджетирование» разбивается на уровни. Первый уровень диаграммы представлен на рисунке 6, с помощью которой производится детализация основного процесса, находящегося на контекстной диаграмме. Функциональную модель разбиваем на пять блоков в соответствии со спецификой осуществляемых действий: «построение и корректировка бизнес-модели», «составление бюджетов», «утверждение бюджетов», «исполнение бюджетов», «контроль исполнения бюджетов», «анализ исполнения бюджетов». Функция «построение и корректировка бизнес-модели» декомпозируется на подфункции (рисунок __): «определение состава бюджетных форм и показателей», «определение методов расчета бюджетных показателей», «определение ЦФО», «разработка системы контроля». Функция «составление бюджетов» декомпозируется на подфункции (рисунок __): «составление плана продаж», «расчет планируемой выручки», «составление плана затрат», «составление бюджета доходов и расходов», «составление бюджета движения денежных средств», «составление прогнозного баланса». Функция «анализ исполнения бюджетов» декомпозируется на подфункции (рисунок __): «анализ эффективности бюджета», «выявление причин изменения эффективности», «принятие решений по улучшению исполнения бюджетов».
Рисунок 5 – Контекстная IDEF0 диаграмма. Функциональная модель АИС «Бюджетирование»
Рисунок 6. – Диаграмма дерева узлов
Информационное обеспечение
На этапе работ по информационному обеспечению АИС необходимо создать правильную структуру базы данных, содержащую все необходимые элементы предметной области. Информационные объекты характеризуют информационную мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию. Здесь необходимо учитывать различные факторы, которые могут повлиять на успех разработки информационной системы. Важно, чтобы проектируемая система соответствовала требованиям пользователей. Поэтому от правильности выбора структуры хранения данных зависит качество, эффективность и успех разработки. В данной работе инфологическая модель описана в нотации IDEF1X. Эта методология расширяет методологию IDEF1, использует строго структурированный набор типов конструкций моделирования.
Erwin имеет два уровня представления модели – логический и физический. Логический уровень – это абстрактный взгляд на данные. Объекты модели, представляемые на нем, называются сущностями и атрибутами. Логическая модель данных является универсальной, так как не зависит от конкретной СУБД.
Для отображения информационной модели рассматриваемого процесса на логической модели используются следующие сущности и их атрибуты:
- «Организационная структура организации» - иерархический справочник, допускающий неограниченную вложенность структуры организации. Содержит атрибуты: код, номер, наименование подразделения;
- «Статьи ДДС» – для хранения информации о статьях бюджета движения денежных средств, которые составляют сам бюджет движения денежных средств. Содержит атрибуты: код, полное наименование, краткое наименование, организация.
- «СтатьиДР» – для хранения информации о статьях бюджета доходов и расходов, которые составляют сам бюджет доходов и расходов. Содержит атрибуты: код, полное наименование, краткое наименование, организация.
- «ЦФО» – для хранения информации о центрах финансовой ответственности. Содержит атрибуты: код, наименование;
- «Клиенты» - для хранения информации о том для каких контрагентов выполняется операция. Содержит атрибуты: код, наименование, статья БДР;
- «Период бюджета» – для хранения информации периоде планирования. Содержит атрибуты: статус, начало планирования, конец планирования;
- «Запись бюджета» – для хранения бюджетной операции. Содержит атрибуты: дата, сумма, основание, документ;
- «Пользователь бюджета» – для хранения информации о пользователе бюджета. Содержит атрибуты: фамилия, имя, отчество, должность, роль;
- «Валюты, курсы» – для хранения информации о курсах валют. Содержит атрибуты: валюта, дата, курс;
- «Сценарий бюджетирования» – для хранения информации о сценарии бюджетирования. Содержит атрибуты: наименование;
- «Бюджет ДДС» –для хранения показателей бюджета. Содержит атрибуты:дата,статьи ДДС, сумма;
- «Бюджет ДР» –для хранения показателей бюджета. Содержит атрибуты: дата, статьи БДР, сумма;
- «Прогнозный баланс» - для хранения показателей прогнозного баланса. Содержит атрибуты: дата, статьи;
«План затрат»– для хранения информации о запланированном объеме затрат на плановый период. Содержит атрибуты: дата, сумма;
«План выручки»– для хранения информации о запланированном объеме выручки на плановый период. Содержит атрибуты: дата, сумма;
«План продаж»– для хранения информации о запланированном объеме продаж на плановый период. Содержит атрибуты: дата, сумма;
«Договоры с клиентами»– для хранения информации о заключенных договорах с клиентами на продажу продукции или оказание услуг. Содержит атрибуты: дата, сумма, клиент;
«Продукция, услуги» – для хранения информации о продукциях и услугах. Содержит атрибуты: наименование, стоимость.
Таким образом, получаем восемнадцать сущностей.
В результате анализа получилась логическая модель в нотации IDEF1X, представленная
После создания логической модели необходимо создать физическую.