Как справляться с работой

Есть несколько простых принципов, которые дают человеку возможность легче справляться с его рабочей нагрузкой.

У многих людей есть проблема с откладыванием со дня на день и накоплением просроченных дел, которые они должны сделать, но никак руки не доходят. Их грызет совесть из-за того, что они ДОЛЖНЫ это сделать, но слова "должен" почему-то недостаточно, чтобы поощрить их сделать это. Так что дела накапливаются одно за другим, старые дела закрываются новыми и забываются, еще увеличивая путаницу, и так далее.

Вы можете работать как консультант, войти в область работы человека и помочь ему разобраться с делами. Первый принцип, который нужно знать насчет работы -

Сделай это сейчас!

Дела, естественно, накапливаются, если человек с ними не разбирается. У него может быть умственный механизм мышления, что он доберется до этого "позже". Но "позже" никогда не наступает. "Позже"—это только идея, а не какое-то реальное время. Это просто значит, что или человек никогда этого не сделает, или дело подождет и когда-нибудь станет срочной необходимостью, с которой человеку ПРИДЕТСЯ разобраться.

Самый продуктивный способ сделать что-то—это сделать его, когда оно в ваших руках, когда ваше внимание привлечено к нему, когда вы знаете, в чем дело, и какая ситуация. Всё остальное—это на самом деле механизм умственного избегания, попыток сбить себя с толку. Нет лучшего времени, чем прямо сейчас.

Поэтому очень полезно просто уговаривать, заставлять или тренировать человека делать прямо сейчас то, что находится прямо перед ним. Это действует и как тренировочное упражнение, и может изменить подход человека к делам. Но главная цель в том, чтобы поощрить человека действительно ДЕЛАТЬ дела сейчас, несмотря на свои чувства по этому поводу.

Суть организованности—это во многом умение справляться с приходящими к вам делами. Вы находитесь в какой-то беспорядочной путанице разных дел, и постоянно прибывают всё новые и новые. С этими делами нужно что-то делать, а иначе они будут просто накапливаться. И это что-то нужно делать сейчас. По сути дела есть четыре четко отличающихся типа действий, которые можно предпринять с делом:

Завершить его

Поручить другому

Сохранить в архиве

Выбросить в мусор

Это вполне очевидно применимо к ситуации бизнеса, но настолько же и к личным делам. Это не только эффективный способ справляться с работой, но и удобный способ разбираться с жизнью.

Можно "завершить" задание. То есть можно сделать то, что нужно, принять решение насчет задания, прояснить его, закончить его, ответить на него или что-то еще, сразу же. Если это письмо, ответьте на него. Если вам нужно решить, пойдете ли вы со Светой в кино, решите это прямо сейчас. И вообще делайте это, когда вы в первый раз встречаетесь с делом. Не откладывайте его, чтобы подумать о нем. Подумайте прямо сейчас, решите, что с ним делать, и сделайте это. Даже если это не совершенно, что-то будет реально сделано.

Еще вы можете поручить дело другому, то есть попросить кого-то другого сделать это. Конечно, если у вас есть кому его поручать. Это не обязательно означает подчиненному, это просто значит, что вы сделаете дело ответственностью кого-то другого, а сами забудете о нем. Чтобы сделать это, вам конечно нужно доставить дело в руки кого-то другого и предпочтительно получить от него какое-то обязательство действительно сделать его, если обязательства еще нет. Не просто надейтесь, что кто-то другой об этом позаботится, а поручайте дело так, чтобы оно было сделано.

Иногда нужно сохранить дело в архиве. Это не значит куда-нибудь его задевать, потому что вы не знаете, что с ним делать. Это значит, что сейчас не нужно никаких действий, но дело нужно сохранить для последующего использования или справки. Если вы проходите мимо грязных носков на полу, то положить их в корзину для стирки может быть сохранением в архиве. Прежде чем сохранить что-то в архиве, его нужно завершить и принять относительно него решение. Складывать нераскрытые письма в ящик—не сохранение в архиве. Класть прочитанные письма, не требующие ответов, в соответствующие папки—это сохранение в архиве.

Еще вы можете выбросить дело в мусор. То есть вы можете решить сразу же, что оно не нужно, и выкинуть его. Сохранять много хлама, потому что "он может однажды пригодиться", не очень-то мудро. Выкидывайте то, что не входит в вашу теперешнюю игру. Примите решение сейчас. Если вам оно действительно нужно, но не сию секунду, сохраните его в архиве. Если оно вам не нужно при вашей теперешней структуре жизни, то выбросите его. Не будьте слишком экономны, если дело действительно не вписывается в текущий момент. Ненужный хлам в вашем пространстве затуманивает вашу свободу действий. Обычно легче приобрести его снова, если дела изменятся и он станет снова нужен.

Вы можете взять клиента за руку и провести его таким образом через его личное пространство. У него могут быть всевозможные возражения, сомнения и семантические реакции, связанные с разборкой дел. Всё равно побудите его сделать это, не тратя лишнее время на реакции. Вы можете проработать их в другой раз. Здесь главное в том, чтобы дать клиенту ощутить чувство успешной обработки дел в его пространстве.

Доведите это до какого-то осязаемого результата. То есть справьтесь с предметами на столе клиента, пока стол не очистится полностью. Клиенту нужно пережить на опыте ясное чувство того, что он со всем справился, он теперь в настоящем, готовый встретить лицом к лицу все, что придет дальше.