Внутрішнє та зовнішнє погодження документа

Проекти підготовлених документів перед їх засвідченням у ря­ді випадків погоджують із зацікавленими установами, структур­ними підрозділами, окремими посадовими особами.

Мета погодження — підвищити якість ділових паперів шляхом компетентної оцінки їх змісту, редакції, оформлення відповідни­ми службовими особами.

Розрізнюють дві форми погодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами) і зовнішнє (з підвідомчи­ми та сторонніми організаціями). Внутрішнім погодженням про­екту документа є візування.

Віза документа (реквізит 25)

Візи документа вказують на згоду або незгоду зацікавлених посадових осіб організації — автора документа з його змістом. Складається реквізит з назви посади, особистого підпису, ініціа­лів і прізвища особи, яка візує, і дати візування, наприклад:

Начальник техвідділу заводу

___________ В. В. Марченко

(підпис) 12.12.2009

На документах внутрішнього користування віза проставляєть­ся на лицьовому боці останього аркуша підготовленого до підпи­су документа. Якщо місця на лицьовому боці останього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці.

Листи та інші вихідні документи візують тільки на примірни­ках, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих докумен­тів переважно візуються на зворотному боці останього аркуша першого примірника. Місце візи — нижче грифа «Підпис».

Складові елементи візи, зазвичай, крім особистого підпису, можуть бути надруковані на проекті документа або написані власноруч посадовою особою під час візування. Зауваження, пропозиції й доповнення до проекту документа висловлюються на окремому аркуші, про що на проекті документа роблять відпо­відну відмітку.

У цьому випадку віза має такий вигляд:

Юрисконсульт___________ Р. В. Гурак

(підпис) 02.01.2009

Зауваження додаються.

Якщо обсяг зауважень невелиий (1-2 рядки), їх краще розта­шувати перед візою:

Вважаю за потрібне вилучити п. 5 через те, що він суперечить вимогам п. 1.

Інспектор___________ Н. І. Кононова

(підпис) 16.09.2009

Якщо під час візування з'ясовується, що у підготовлений до підписання проект документа необхідно згідно с пропозиціями і зауваженнями зацікавлених осіб внести суттєві зміни, він потре­бує повторного візування.

Установа мусить мати перелік документів із зазначенням осіб, які візують кожний із них. Такий перелік доцільно подавати в до­датку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канце­лярії разой з юрисконсультом, з наступним погодженням з керів­никами структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затвердженням керівником установи. До переліку необхідно включати документи, візування яких передбачають нормативні чи інші акти, вказівки керівництва тощо На документах внутрішнього користування віза проставляєть­ся на лицьовому боці останього аркуша підготовленого до підпи­су документа. Якщо місця на лицьовому боці останього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці.

Листи та інші вихідні документи візують тільки на примірни­ках, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих докумен­тів переважно візуються на зворотному боці останього аркуша першого примірника. Місце візи — нижче грифа «Підпис».

Гриф погодження документа (реквізит 24)

Зазначений реквізит фіксує згоду іншої організації, структур­ного підрозділу або посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

Проекти підготовлених документів, перед тим;, як їх підписувати, у ряді випадків погоджуються з зацікавленими установами, струк­турними підрозділами, окремими посадовими особами. Це робить­ся для перевірки доцільності і своєчасності документа (відповідно до чинних законодавчих і нормативних актів) і є оцінкою проекту.

Використовується погодження також для поліпшення якості документа, уникнення недоречностей, чогось зайвого.

Погодження може проводитися як всередині установи, так і за її межами. Внутрішнє погодження проводиться з тими підрозділа­ми, участь яких передбачена під час реалізації даного документа.

В установах, де є юридичні служби, документи до підпису ке­рівником погоджуються з юрисконсультом. Документ погоджу­ється також із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі. Оформлюється погоджен­ня документа згідно з відповідними вимогами у двох варіантах:

♦ погодження з конкретною посадовою особою;

♦ погодження з колегіальним органом.

У першому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» зазначається назва посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистий підпис, його розшифру­вання і дата погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Директор гімназії №275

______ К.В. Коновалов

(підпис) 01.12.2009

У другому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» зазначаються вид документа, його номер та дата, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Протокол рішення зборів трудового колективу ЗАТ «АНТЛАНТ»

25.07.2009 №18

Слово «ПОГОДЖЕНО» друкується великими літерами без ла­пок на лицьовій сторінці документа на два-три міжрядкових ін­тервали нижче від реквізиту «Підпис», а якщо є візи, то під ними.

Залежно від змісту документа зовнішнє погодження рекомен­дується здійснювати у такій послідовності:

♦ з підпорядкованими та непідпорядкованими органами, якщо вони є зобов'язаною стороною у правовідносинах, або якщо зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси;

♦ з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в галузі, якої стосується зміст документа;

♦ з органами, які здійснюють державний підвідомчий кон­троль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний та ін.);

♦ з вищими органами загальної або галузевої компетенції у ви­падках, коли законодавством передбачається можливість ви­конувати управлінські дії лише з дозволу цих органів.

Для зовнішнього погодження може застосовуватися аркуш погодження за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа

Назва посади із зазначенням установи ________ Розшифрування (підпис) підпису Дата Назва посади із зазначенням установи ________ Розшифрування (підпис) підпису Дата

Назва посади із зазначенням установи

________ Розшифрування

(підпис) підпису

Дата

Назва посади із зазначенням установи

________ Розшифрування

(підпис) підпису

Дата

Засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитка печатки.

Підпис (реквізит 23)

Це обов'язковий реквізит службового документа, що розміщу­ється під його текстом або відміткою про наявність додатків.

До складу підпису входять: зазначення посади (повна, якщо документ надруковано не на бланку), особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала документ, наприклад:

Президент корпорації «Фаворит»_________ П. В. Харченко

(підпис)

Назву посади у реквізиті «Підпис» завжди друкують без відсту­пу від межі лівого берега. Слід також звернути увагу на те, що від­повідно до ДСТУ 4361-2003 у реквізитах документів дозволяється зазначати лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи [71].

Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки та інші документи аналітичного чи довідкового характе­ру може підписувати виконавець, якщо пропоновані до вирішен­ня питання не виходять за межі його повноважень.

Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (вихідні до­кументи від кількох установ, спільні накази, розпорядження то­що), ставляться два чи більше підписів. При цьому, якщо особи займають однакові посади однакового рівня, їхні підписи розта­шовують також на одному рівні, наприклад:

Директор школи № 125 Директор школи № 129

_________ К. Т. Петрусь ________ В. С. Семенюк

(підпис) (підпис)

Документи колегіальних органів (постанова, ухвала, протокол та ін.) підписують дві особи — голова та секретар колегіального органу, наприклад:

Голова профкому_________ А. В. Кукуй

(підпис)

Секретар_________ О. І. Антонік

(підпис)

Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на основі єдиноначальності, мають один підпис, наприклад

Голова правління___________ А. О. Марчук

(підпис)

Якщо документи підписують члени комісій, зазначається їх­ній статус в комісії, а не посада, наприклад:

Голова комісії ___________ В. С. Симаков

(підпис)
Члени комісії __________ А. Б. Богданов

(підпис)

Секретар комісії_________ Р. М. Дорогонов

(підпис)

Підписи кількох службових осіб на документах розташову­ються одна під другою у послідовності, що відповідає підпоряд­кованості займаних посад, наприклад:

Генеральний директор_________ В. І. Хмара

(підпис)

Головний бухгалтер _________ М. О. Рубан

(підпис)

У навчальних закладах та науково-дослідних установах прий­нято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи.

Наприклад:

Завідувач кафедри філософії,

доктор філософських наук, професор_________ А. А. Герасимчук

(підпис)

При направленні ділових паперів одночасно кільком вищим установам керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається одночасно кільком підвідомчим установам, то під­писується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються примірники, засвідчені канцеля­рією або відділом кадрів.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті до­кумента, відсутня, його підписує заступник документ, та її прізвище (виправлення вноситься машинописним способом або чорнилом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

Не допускається підписування документів з прийменником «за» або проставленням похилої риски перед назвою посади.

чи особа, яка вико­нує зазначені обов'язки. Обов'язково вказується фактична поса­да особи, яка підписала

Відбиток печатки (реквізит 26)

Відбиток печатки завіряє підпис відповідальної особи на доку­ментах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксу­ють факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими акта­ми (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім того, відбиток печатки проставляється на статутах (положеннях) організацій, штатних розписах, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.

Перелік документів, на які ставиться відбиток гербової печат­ки, визначається організацією на підставі чинних нормативних актів (див. додаток 2.4).

Печатки із зображенням Державного герба України не можуть використовуватися суб'єктами підприємницької діяльності не­державного сектора.

Проста печатка може бути різною за формою: кругла, квадратна чи трикутна. Вона відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), проставляється на копі­ях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмноже­них примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.

Проставляти відбиток печатки слід таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписа­ла документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.

Для проставляння відбитка печатки на документі може бути відведено певне місце. Його позначають двома великими літера­ми — М. П. Наприклад:

Генеральний директор

Головний бухгалтер М.П.

Відбиток печатки на документі має бути чітким і добре чита­тися.

Питаня для самоконтролю:

1. З чого складається реквізит «Віза»? Де розташовується на документі реквізит «Віза»

2. Наведіть приклад візування документів за умови, що до проекту документа додаються декілька зауважень:

3. Наведіть приклад візування документів за умови, що обсяг зауважень невеликий:

4. Де розташовується реквізит «Пргодження» на документі?

5. Які два варіанти погодження документа ви знаєте?

6. Наведіть приклади погодження документа в обох випадках:

7. Де на документі друкують рекізит «Підпис»?

8. Наведіть приклад реквізиту «Підпис»?

9. Наведіть приклад реквізиту «Підпис», який накладається на документ колегіальних органів:

10. Наведіть приклад реквізиту «Підпис», який накладається на документ, що підписується членами комісії:

11. Наведіть приклад реквізиту «Підпис», який накладається на документ, що складається в університеті: