Как вы относитесь к бумажному потоку?
По оценкам некоторых экспертов, не менее четверти документов, циркулирующих в государственной сфере управления, содержит излишнюю и даже бесполезную информацию. Это явление напрямую зависит от квалификации тех, кто создает документы или отвечает на них.
Разработчики теста считают, что есть четыре типа «бумажных неудачников», которые не владеют на должном уровне всеми элементами письменной речи.
«Суперисполпителъ». Каждое утро «бросается» на папку с входящей корреспонденцией, как на врага, и не разгибается до тех пор, пока внимательнейшим образом не изучит все письма, отчеты и докладные записки и не переправит их в папку с исходящей. В душе он считает себя отличным работником и искренне обижается, что его почему-то не повышают в должности.
«Распаковщик». Доводит до абсурда принцип делегирования обязанностей, напоминая центрального нападающего, который, вместо того чтобы организовать атаку и самому идти на штурм ворот, стремится поскорее избавиться от мяча, пасуя его кому попало. Однако ему нередко приходится выслушивать упреки по поводу низкого качества документации, составление которой он передоверил не вполне компетентному сотруднику.
«Антибюрократ». Изображает из себя идейного борца с бумажками и потому утверждает, что 99% поступающей к нему корреспонденции — мусор, пригодный лишь для свалки. Надо отдать должное «антибюрократу» — слова у него не расходятся с делом. Подавляющую часть корреспонденции он, едва взглянув на нее, отправляет прямиком в корзину.
«Волокитчик». Питает искреннее отвращение к бумажной работе и проводит за столом минимум времени, постоянно откладывая просмотр корреспонденции. Увы, даже самое активное участие в производственной деятельности не спасает его от недовольства начальства. Причина — постоянное запаздывание отчетности из его подразделения и медленная реакция на важнейшие документы, которые он удосужился взять в руки лишь тогда, когда срок ответа на них давно истек.
Предлагаемый тест позволяет проверить, какому типу в большей мере соответствует ваша манера работы с документацией.
| Группы утверждений | Совершенно справедливо | Пожалуй, справедливо | Не совсем так | Совершенно не так |
| Группа 1 | ||||
| Когда у меня много неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю большую часть бумаг сам Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится, а непрочитанные бумаги меня раздрожают | ||||
| Группа 2 | ||||
| Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчинённому подготовить важный документ Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчинённые Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной | ||||
| Группа 3 | ||||
| Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и, когда я занят, бумаги отодвигаются в сторону Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне Я не считаю, что объём и характер служебной переписки отражают успешность моей работы и моё положение в нашей организации | ||||
| Группа 4 | ||||
| Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать её в документах Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный доклад Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону |
Подсчитайте набранные вами баллы.
За каждый ответ «совершенно справедливо» — 3 балла, «пожалуй, справедливо» — 2 балла, «не совсем так» — 1 балл, «совершенно не так» — 0 баллов. Суммировать баллы нужно отдельно по четырем группам утверждений.
Если вы набрали 7 баллов по первой группе утверждений, то вы, скорее всего, «суперисполнителъ», а поэтому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, недогружая своих подчиненных. Если вы к тому же набрали немало баллов (5 и более) по четвертой группе, значит, вам присущи еще и черты «волокитчика». Это означает, что ваша репутация и карьера под угрозой. Правда, кое-кому из высшего начальства нравится ваша постоянная занятость, но это отнюдь не гарантирует продвижение по службе и уважение коллег.
Если вы набрали 7 баллов и более по второй группе утверждений, то вы, скорее всего, «распасовщик». Конечно, делегирование обязанностей — одно из важнейших правил современной науки об управлении. Между тем не следует забывать о необходимости учить и контролировать тех, кому передаются те или иные задания.
Если вы набрали 7 баллов и более по третьей группе утверждений, значит, вам присущи черты «антибюрократа» и вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Такие привычки могут дорого обойтись, если в вашей организации объем работы с документами велик и ей придается большое значение. Поэтому вам стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где такой работы меньше.
Если вы набрали 7 баллов и более по четвертой группе утверждений, значит, вы «волокитчик» и обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку различных документов. Выручить вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое использование делегирования.
Если количество баллов, набранное вами по всем четырем группам утверждений, примерно одинаково и колеблется в границах 3—5, это можно считать свидетельством разумного отношения к деловому письму и отсутствия у вас ярко выраженных черт «бумажных неудачников».