Работа с деловой документацией.

Язык служебных документов.Работа с деловой документацией занимает значительную часть служебного времени любого руководителя. Необходимость унификации служебных документов требует особого языка. По мнению П.Веселова (1982), язык служебных документов – это, как правило, набор клише, штампов, стандартов, позволяющий унифицировать делопроизводство. (См. подробнее: Секреты умелого руководителя/Сост. И.В.Липсиц. М., 1991. С.162-171). Обычно выделяют следующие способы унификации служебных документов:

· трафарет;

· анкета;

· текст-аналог (или типовой образец).

Трафарет – текст с пробелами, предназначенными для переменной информации. Примеры трафаретных текстов – бланки справок, командировочных удостоверений и др. Опыт свидетельствует, что применение трафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов, примерно в девять раз.

Анкета –это текст, в котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, характеристики, сводки, различные заказы, отчеты и др.

Текст-аналог –это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примером таких текстов может являться решение совета директоров крупной компании и во исполнение этого решения - циркулярное письмо подчиненной организации, адресованное базовым подразделениям по подчиненности.

Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть типизирована почти половина всех документов, составляемых в организациях. Так, применение типовых образцов сокращает время на составление писем в 3,5 раза.

От чего лица составляется служебный документ? В тех случаях, когда автором письма является лицо юридическое (организация, учреждение, предприятие и др.), письмо пишется от третьего лица: дирекция ходатайствует; совет директоров принял решение…Форма изложения от третьего лица стала международной традицией после второй мировой войны. Исключением, вплоть до недавнего времени, являлись США, где официальные письма компаний составляются, как правило, от первого лица.

От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки. Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия. Распорядительная часть приказа начинается со слова “приказываю”, после чего формулируются предписываемые действия, всегда выражаемые неопределенной формой глагола: “Во исполнение решения совета директоров от … приказываю:

1) ввести в действие…

2) обязать…

3) утвердить график…

Контроль за исполнением приказа возложить на…”.

Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов “прошу” или “просим”, если документ подписан двумя или несколькими лицами. Сопроводительные письма начинаются с глагола в первом лице единственного или множественного числа: “сообщаю Вам, что…”; “напоминаем, что…” и др.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ – издается; контроль – возлагается или осуществляется; должностные оклады – устанавливаются; порицание – выносится и др.

К сожалению, современная деловая переписка не лишена двух серьезных недостатков – наукообразия и канцеляризмов, которые так и лезут из всевозможных служебных документов. Разве не поражает своей вычурностью такое обращение: “Убедительно прошу Вашего распоряжения об отправке мне в письменном виде разъяснения на нижезатронутый вопрос…”? Или такое: “Рад доложить, что квартальный план по заготовке лома успешно завершен. Успех в этом важном деле добыт (?) в результате повседневной заботы и помощи горисполкома, комитета народного контроля, а также городского уполномоченного “Вторчермета”, т.е. меня…”?

Невозможно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документа. Тем не менее их можно свести к минимуму, если

ü руководствоваться стандартами делопроизводства, нормами служебной переписки, различными справочниками и пособиями по служебной корреспонденции;

ü писать просто и понятно, избегая наукообразия и канцеляризмов;

ü соблюдать и в письменной речи административный этикет.

Стиль работы с документами.Сколько руководителей, столько и способов работы с деловой документацией. Обычно выделяют следующие подходы к этой важной части управленческого труда.

"Суперисполнитель". Руководитель такого типа каждое утро бросается на папку с входящей документацией, как на врага, и не разгибается до тех пор, пока внимательнейшим образом не изучит все письма, отчеты, докладные записки, накладные и не переправит их в папку с исходящей. В душе он считает себя отличным работником и искренне обижается, что его почему-то обходят повышением.

Между тем такая "несправедливость" со стороны высшего начальства вполне оправдана. Во-первых, подчиненные обычно крайне недовольны таким руководителем, потому что им никогда не достается сколько-нибудь интересной и самостоятельной работы. Поэтому все более или менее честолюбивые подчиненные стараются уйти от него в другое подразделение, что, естественно, настораживает руководство организации. Во-вторых, этого руководителя просто нельзя повысить, потому что кроме него, никто в подразделении не знает, как решать те или иные задачи.

Он обычно старается не болеть, и ходит на работу из последних сил, пока не свалится с ног. Не видя достойного преемника, начальство не решается стронуть его с места. Помимо этого, есть опасность, что при таком стиле работы с документами на более высокой должности он просто надорвется.

"Распасовщик". Руководитель этого типа доводит до абсурда принцип делегирования полномочий, напоминая центрального нападающего, который вместо того, чтобы организовать атаку и самому идти на штурм ворот, стремится лишь поскорее избавиться от мяча, пасуя его кому попало. Он считает, что для того и подчиненные, чтобы делать всю работу. Характерные резолюции такого руководителя: "Прошу разобраться" или "Необходимо решить".

"Распасовщику" удается довольно быстро раскидать гору бумаг на своем столе, до предела загрузив подчиненных. Но особенного успеха это не приносит. Напротив, ему нередко приходится выслушивать упреки в низком качестве документации, исходящей из его подразделения и нарушении сроков ее подготовки. Эти упреки вызывают раздражение у "распасовщика", который всю вину сваливает на подчиненных, постоянно жалуясь, что ему "просто не с кем работать, не на кого положиться". Подобные заявления, естественно, не укрепят его авторитет у подчиненных, да и начальство не торопится его повышать, хотя сам он в глубине души считает себя прекрасным организатором.

"Волокитчик". Руководитель подобного типа питает искреннее отвращение к бумажной работе и проводит за столом минимум времени, постоянно откладывая просмотр корреспонденции. Увы, даже самое активное участие в производственной деятельности не спасает его от недовольства начальства. Причина - в постоянном запаздывании отчетности из его подразделения и медленной реакции на важные документы, которые он удосужился взять в руки лишь тогда, когда срок ответа на них давно истек.

Как правило, "волокитчик" в последний момент мобилизуется, развивает бешеную скорость и энергию, и в самый последний момент документы готовы. При остром дефиците времени ему даже лучше работается. Но беда в том, что подобная манера работы не оставляет времени на проверку рекомендаций или поиск более эффективных путей решения, что естественно, не ускользает от глаз начальства. Не любят "волокитчика" и подчиненные, которых раздражает постоянный аврал, работа в режиме пожарной команды.

"Антибюрократ". Он изображает из себя идейного борца с бумажками и потому утверждает, что 99 % поступающей к нему корреспонденции - мусор, пригодный лишь для свалки. Надо отдать "антибюрократу" должное - слова у него не расходятся с делом. Подавляющую часть корреспонденции он, едва взглянув, отправляет прямиком в корзину. Необходимый минимум информации "антибюрократ" собирает за счет личных контактов с другими руководителями. Это помогает ему держаться "на плаву", хотя он нередко оказывается в глупом положении, когда на совещаниях у начальства начинают обсуждать важный документ или проект, о котором он понятия не имеет. Начальство обычно не очень ценит и "антибюрократа", поскольку от него редко можно дождаться ценной инициативы, выходящей за рамки их собственного подразделения, а, кроме того, им присущи те же недостатки, что и "волокитчикам".

Определить свою личную предрасположенность к работе с документацией можно, обратившись к ряду тестовых методик, изложенных в практикуме к главе 6.