Подготовительные мероприятия

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой бе­седе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы та­кой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка; ана­лиз собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый ре­зультат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появле­ние посторонних, шум, звонки и т. п., ибо это нервирует, но не «интим­ной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допус­тимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сна­чала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план — это четкая программа действий по подготовке и про­ведению конкретной беседы. Однако далеко не все это понимают, рас­суждая примерно так: «Ну как можно планировать деловую беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все изменить самым кардинальным образом и разрушить все предваритель­ное планирование?»

Но ведь целью планирования как раз и является попытка смяг­чить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фак­тов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные нео­жиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собесед­ника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкрет­ные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время ее проведения.

Сбор материала для деловой беседы — очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных ис­точников информации (из личных контактов, докладов, научных ис­следований, публикаций, официальных данных и т.п.). При этом целе­сообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных материа­лов во многом зависит от общей информированности участников бу­дущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно отобранные фактические данные си­стематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу.

Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, под­лежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необхо­димую аргументацию, т. е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизи­рованный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, асами «ячейки» увязы­ваются между собой в более крупные части.

Желательно дополнить материал текстом, со­стоящим из отдельных понятий и слов, связав которые вы получите смысл изложенного. Же­лательно также без сокращений записать осо­бо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками (бук­вами, кружочками, стрелочками и т. п.).

Весьма полезно перед беседой попытать­ся составить портрет партнера, определить его сильные и слабые стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убежде­ния, общественные позиции, социальное поло­жение, религиозные убеждения, хобби и т. п.

Все это поможет определить, с кем — сторон­ником или противником — придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже непосредственно перед самой встречей жела­тельно узнать, в каком настроении находится парт­нер, что у него «болит», как в данной ситуации по­мочь решению его личных проблем, что, безуслов­но, придает любой беседе более благоприятное на­правление.

Знание будущего партнера помогает не толь­ко получить представление о его личных каче­ствах, но, самое главное, понять его видение пред­мета, о котором пойдет речь, интересы, с ним свя­занные.

Завершается подготовка к беседе редакти­рованием текста, его окончательной шлифов­кой и доработкой.

Начало беседы

Начало беседы — очень важный этап, и потому им не следует пренеб­регать. Задачи этого этапа беседы следующие:

— установление контакта с собеседником;

— создание рабочей атмосферы;

— привлечение внимания к предстоящему деловому разговору.

Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на ко­торую отводится до 10-15% времени. Она необходима для создания ат­мосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряжен­ности. Если встреча происходит между людьми разных рангов, иници­ативу должен взять на себя старший. Если между гостями и хозяева­ми — представитель принимающей стороны. В последнем случае желательно предложить прибывшим слегка подкрепить свои силы, на­пример, выпить прохладительные напитки.

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое зна­чение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т. е. на его решение выслушивать вас дальше или нет.

Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет зави­сеть отношение собеседника к вам и к самой беседе (т. е. создание рабочей атмосферы). По первым фра­зам складывается впечатление о человеке, а как из­вестно, эффект «первого впечатления» всегда запо­минается очень надолго.

Неплохо, если вы улыбаетесь, произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порож­дает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров. Но это должна быть не ка­зенная улыбка, а искренняя, свидетельствующая о том, что вы испытываете неподдельную радость от общения со своим собеседником. Тогда вам будет гораздо легче установить контакт с де­ловым партнером и уладить все недоразумения, возникающие во вре­мя деловой беседы.

В начале беседы следует избегать извинений, проявления призна­ков неуверенности. Нужно исключить любые проявления неуважения, пренебрежения к собеседнику. Не следует первыми вопросами вынуж­дать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборони­тельную позицию, хотя это вполне логичная и совершенно нормаль­ная реакция. Однако с точки зрения психологии это явный промах.

Весьма полезно в начале беседы точно и с правильным ударением назвать полное имя собеседника, обязательно запомнить его и в даль­нейшем как можно чаще обращаться к собеседнику по имени. Это всегда производит хорошее впечатление. Запомнив имя партнера и непри­нужденно его употребляя, вы делаете человеку тонкий и весьма эф­фективный комплимент.

Если собеседник ниже по рангу или моложе по возрасту, не следу­ет злоупотреблять обращением только по имени, да еще на американс­кий манер в сокращенном варианте. В нашей стране испокон веков при­нято называть людей по имени и отчеству. Такова наша традиция, и ее не стоит нарушать.

Правильное начало беседы предполагает указание цели беседы, название темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов.

В некоторых случаях бывает очень полезен элемент внезапности, представляющий собой продуманную, но неожиданную и необычную для собеседника увязку деталей и фактов.

Существенное значение имеет и ритм беседы. Нужно пытаться по­вышать ее интенсивность по мере приближения к концу. При этом сле­дует уделить особое внимание ключевым вопросам.

Существует множество приемов начала беседы. Однако все их раз­нообразие можно свести к трем приемам.

Приём СНЯТИЯ НАПРЯЖЕННОСТИ способствует установле­нию личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчужденность начнет быстро исчезать. Шутка, которая вызывает улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить перво­начальную напряженность.

Приём «ЗАЦЕПКИ» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацеп­ку» как исходную точку для начала беседы. В этих целях также можно с успехом использовать какое-либо небольшое событие, срав­нение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

Приём ПРЯМОГО ПОДХОДА означает не­посредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выгля­дит следующим образом: вы вкратце со­общаете причины, по которым была на­значена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и при­ступаете к теме беседы. Этот ме­тод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении началь­ника с подчиненным.