Доклад о развитии или работе

Этот тип документов обычно содержит цепочку отчетов о ходе дел или выпол­нении заданий, отдельных действий, ведущих к окончательному результату. Структу­ра Введения в такие документы, за исключением самого первого в цепочке отче­тов, примерно одинакова.

Структура первого может быть такой:

Ситуация = Ваши сотрудники столкнулись с проблемой А.

Затруднение = Мы сообщали вам в нашем письме с предложениями, что сначала мы бы сделали Б, чтобы приступить к решению про­блемы. Мы сделали Б.

Вопрос = Что у вас изменилось?

Когда такой доклад получен, клиент будет на него реагировать предсказуе­мым образом. Возможно, он попросит вас исследовать какие-то нюансы, кото­рые не затрагивались в вашей работе. Или может сразу принять то, что вы сде­лали, и захочет, чтобы вы перешли к следующему этапу действий. В этом случае следующее Введение в ваш очередной доклад будет построено примерно так:

Ситуация = В своем последнем отчете мы указывали, что, возможно, у вас возникла проблема А.

Затруднение = Вы отвечали, что в скором времени она разрешится, так как ваши конкуренты выйдут из бизнеса. Вы просили устано­вить факт выхода конкурентов из бизнеса. Мы завершили наши изыскания.

Вопрос = Что вы установили?

Ответ = Мы установили, что возникновение проблем все еще воз-

можно, причем вероятность их дальнейшего усиления увеличилась.

В схематичном виде структура документа будет выглядеть следующим образом:

Ситуация = Мы отчитались перед вами об А.

Затруднение = Вы просили нас исследовать Б. Мы и это сделали.

Вопрос = Что у вас изменилось?

Что должно стать очевидным после изучения этих примеров? То, что стерж­нем, вокруг которого выстраивается структура документа, является вопрос -единственный вопрос в документе. Если у вас вдруг возникло два вопроса, они непременно должны быть взаимоувязаны. Например, вопрос: «Следует ли нам войти в рынок, и если да, то как действовать?»-это на самом деле вопрос: «Ка­ким образом следует входить в рынок?» Ведь если ответ на первую часть перво­го вопроса «нет», вторая часть не имеет смысла.

Иногда, обдумывая структуру Введения, вы не можете четко определить воп­рос. В этом случае внимательно рассмотрите материал, который хотите вклю­чить в основной текст документа. Ведь какие бы сведения вы ни хотели довести до читателя, вы стремитесь к этому только потому, что ему необходимо их уз­нать. Почему ему необходимо узнать эти сведения? Только потому, что они от-

вечают на некий неявный, скрытый вопрос. Почему возникает этот вопрос? Потому что так складывается ситуация. Работая с оглядкой на основной массив сведений и соображений, вы сможете придумать хорошее Вве­дение и найти логические основания для убедительной постановки именно вашего вопроса.

«Мостики» между структурными единицами текста

Когда вы закончите Введение и перейдете к основному содержанию доку­мента, вам придется периодически останавливаться, чтобы помочь читателю сориентироваться в тексте. Вы будете напоминать ему о том, что уже прочи­тано, и сообщать, к чему вы ведете. И так всякий раз в конце и в начале струк­турно важных элементов текста. Однако, делая это, желательно обозначать пе­реходы логически, а не механически. Не стоит говорить так:

«В этой главе мы рассмотрели необходимость приоритетов. В следующей главе мы рассмотрим, как эти приоритеты установить».

Другими словами, нежелательно связывать элементы текста, механически указывая на то, что в них описывается. Необходимо устанавливать логическую, смысловую взаимосвязь между идеями этих элементов. И конечно же надо, чтобы эта связь была двусторонней: отсылала к сказанному ранее и указывала на то, что будет сказано далее. Если вы выстраиваете связку в начале главы, раз­дела, подраздела, воспользуйтесь приемом ссылки на уже сказанное. Если гла­ва или раздел очень объемны, для ясности вам, возможно, придется подво­дить итог сказанному именно в конце громоздкой главы.

Отсылка к сказанному ранее

Прием отсылки состоит из простого употребления слова, фразы, глав­ной идеи из уже существующей единицы текста в новой фразе, открыва­ющей очередную структурную единицу пирамиды. Скорее всего, вы зна­комы с аналогичной техникой отсылки в пределах параграфов документа. Рассмотрим ее:

«В данный момент нет полноценного исполнителя, несущего всю ответ­ственность за управление делами Группы. Отсутствие необходимого руко­водства и координации приводит к следующему...(список проблем)».

«Проблемы, возникающие из-за отсутствия полноценного руководства, на­кладываются одна на другую, либо же ответственность за их решение пере­кладывается с одного сотрудника на другого».

Этот же прием поможет вам связывать главы, разделы и подразделы. Допус­тим, вы только что закончили писать главу консалтингового исследования, где говорится о том, что отели «Ритц-Райян Групп» используют не все имеющиеся у них рыночные преимущества. Вы собираетесь начать новую главу с рассказа об изменениях, которые необходимо предпринять, чтобы такие возможнос­ти использовались полностью. Ваши логические переходы с отсылками к пре­дыдущей главе могли бы звучать так.

Между главами

«В существующей структуре руководства выявлено два недостатка, кото­рые несколько ограничивают возможности «Ритц-Райян Групп» в комбини­рованном использовании ресурсов».