Ввод нового элемента в справочник шаблонов регистрационных номеров
1. В представлении «Справочники/Системные» выбрать пункт «Шаблоны регистрационных номеров» (Рисунок 28);
2. для создания формы нового шаблона регистрационного номера нажать на кнопку «Новый шаблон регистрационного номера» расположенную на панели инструментов;
Рисунок 28 Справочник «Шаблоны регистрационных номеров»
3. в электронной форме «Новый регистрационный номер» заполнить поле «Описание шаблона рус/каз»;
4. заполнить поля расшифровок шаблона, характеризующие каждый элемент регистрационного номера (Рисунок 29).
Выставить флаг «Использовать числовые разряды». Флаг выставляется только в том поле, в котором выбран счетчик номеров. Для остальных элементов регистрационного номера данный флаг не выставляется.
Примечание: Флаг «Использовать числовые разряды» проставляется для того, чтобы документы отображались по порядку.
Рисунок 29 Форма создания шаблона нового регистрационного номера
Пример: Необходимо настроить шаблон регистрационного номера «№ С-52/1-10», где
С – буква алфавита;
52 – порядковый номер документа организации;
1-10 – код подразделения.
В этом случае шаблон будет выглядеть следующим образом (Рисунок 30):
Рисунок 30 Пример заполнения формы шаблона рег. номера
5. После заполнения всех необходимых полей сохранить шаблон регистрационного номера.
В таблице № 3 приведен полный список элементов, используемых при формировании регистрационных номеров.
Таблица № 3 Список элементов, используемых при формировании регистрационных номеров
| № п/п | Наименование элемента |
| 1. | Аббревиатура отправителя |
| 2. | Индекс Вида Документа |
| 3. | Индекс Характера Вопроса |
| 4. | Индекс экспертизы |
| 5. | Код Вида Документа |
| 6. | Код департамента, по автору исходящего (исполнителю) |
| 7. | Код департамента, по автору исходящего (отв. исполнителю) |
| 8. | Код номенклатуры |
| 9. | Код организации |
| 10. | Код подписавшего |
| 11. | Код подразделения/сотрудника, по автору документа (для проектов) |
| 12. | Код подразделения/сотрудника, по получателю |
| 13. | Код подразделения, по автору исходящего (исполнителю) |
| 14. | Код подразделения, по автору исходящего (отв. исполнителю) |
| 15. | Код подразделения, по подписавшему |
| 16. | Код подразделения, по регистратору |
| 17. | Код Характера вопроса |
| 18. | Номер входящего (Вход., Исх., Обр. гражд., ДИРОРД) на который формируется ответ |
| 19. | Первая буква фамилии, для обращения граждан |
| 20. | Порядковый номер для родителя |
| 21. | Разделитель [-] | [-] |
| 22. | Разделитель [,] | [,] |
| 23. | Разделитель [.] | [.] |
| 24. | Разделитель [/] | [/] |
| 25. | Счетчик департамента для архива |
| 26. | Счётчик входящих департамента, по регистратору |
| 27. | Счётчик входящих организации |
| 28. | Счётчик входящих по виду документа |
| 29. | Счётчик входящих по номенклатуре дел |
| 30. | Счётчик входящих подразделения, по регистратору |
| 31. | Счётчик входящих СВР организации |
| 32. | Счётчик директивных ОРД департамента, по регистратору |
| 33. | Счётчик ДИРОРД организации |
| 34. | Счётчик ДИРОРД по виду документа |
| 35. | Счётчик ДИРОРД по номенклатуре дел |
| 36. | Счётчик исходящих департамента, по исполнителю |
| 37. | Счётчик исходящих департамента, по отв.исполнителю |
| 38. | Счётчик исходящих департамента, по регистратору |
| 39. | Счётчик исходящих организации |
| 40. | Счётчик исходящих по виду документа |
| 41. | Счётчик исходящих по номенклатуре дел |
| 42. | Счётчик исходящих подразделения, по исполнителю |
| 43. | Счётчик исходящих подразделения, по отв.исполнителю |
| 44. | Счётчик исходящих подразделения, по регистратору |
| 45. | Счётчик исходящих СВР организации |
| 46. | Счётчик обращения граждан по номенклатуре дел |
| 47. | Счётчик обращения граждан департамента, по регистратору |
| 48. | Счётчик обращения граждан организации |
| 49. | Счётчик обращения граждан по виду документа |
| 50. | Счётчик обращения граждан подразделения, по регистратору |
| 51. | Счётчик обращений граждан физ.лиц |
| 52. | Счётчик обращений граждан юр.лиц |
| 53. | Счётчик обращений по первой букве фамилии |
| 54. | Счётчик обращений по человеку |
| 55. | Счётчик ОРД департамента, по регистратору |
| 56. | Счётчик ОРД организации |
| 57. | Счётчик ОРД по виду документа |
| 58. | Счётчик ОРД по номенклатуре дел |
| 59. | Счётчик проектов |
| 60. | Счётчик входящих по виду документа для СВР |
| 61. | Счётчик исходящих по виду документа для СВР |
Если существующие элементы не удовлетворяют запросам пользователей на создание
шаблонов регистрационных номеров, необходимо использовать @-формулы.
Например, @-формула может быть использована при настройке шаблона регистрационных номеров в случае, когда в одной и той же БД используется различные способы формирования регистрационных номеров в зависимости от вида документов, корреспондента и т.п.
Пример формулы шаблона регистрационного номера (Рисунок 31):
Рисунок 31 Создание шаблона рег.номера с применением языка формул
Формула, представленная на рисунке, означает, что, если будет регистрироваться вид документа с кодом 141, то после счетчика не ставится никаких знаков; если регистрируется вид документа с кодом 200, после счетчика проставляется знак «/» и указывается код подразделения автора документа; если регистрируется вид документа с кодом 155, после счетчика проставляется знак «/», указывается код подразделения автора документа и проставляется буква «р» - т.е. 15; 15/04 или 15/04р.