Классификатор «Номенклатура»
Классификатор «Номенклатура» состоит из трех компонентов «Текущая номенклатура», «Все периоды» и «Периоды».
Для заполнения номенклатуры предварительно необходимо создать период номенклатуры. Для этого необходимо в БД «Справочник» в представлении «Период» нажать на кнопку «Новый период» (Рисунок 21).
Рисунок 21 Создание нового периода.
Далее необходимо заполнить форму, указав период номенклатуры (Рисунок 22).
Рисунок 22 Форма номенклатуры.
Создание номенклатуры
1. В БД «Справочник» в представлении «Текущая номенклатура» нажать на кнопку «Дело» (Рисунок 23).
Рисунок 23 БД Справочник представление «Текущая номенклатура».
- Заполнить в форме «Дело» следующие поля (Рисунок 24):
Рисунок 24 Форма дело.
- подразделение – указывается структурное подразделение ГО;
- номер дела – указывается номер дела;
- литера - указывается литера;
- вид принимаемой документации – указывается вид принимаемой документации (управленческая, научно-техническая или аудиовизуальная);
- период номенклатуры – указывается период номенклатуры;
- тип хранения – указывается тип хранения постоянный или временный;
- срок хранения – указывается срок хранения дела. В случае выбора постоянного типа хранения данное поле не заполняется;
- форма хранения – указывается форма хранения электронная или бумажная;
- признак необходимости решения – указывается значения хранения документов ДМН – до минования надобности, ЭКП – означает, что часть таких документов в установленном законодательном порядке может быть отнесена к составу Национального архивного фона РК с последующей передачей на постоянное хранение в государственный архив, ДЗН – до замены новыми;
- примечание.
Создание номенклатуры с загрузочного файла
В БД Справочник открыть представление «Текущая номенклатура» в меню нажать «Actions» - Загрузить номенклатуру и выбрать файл с номенклатурой (Приложение 1).
Изменение периода номенклатуры
В случае если необходимо изменить период номенклатуры необходимо в БД «Справочник» в представлении «Все периоды» выделить номенклатуру и нажать на кнопку «Изменить период номенклатуры» (Рисунок 25).
Рисунок 25 Изменение периода номенклатуры.
Управление общими справочниками
Назначение
Обеспечение централизованного, контролируемого ведения нормативно-справочной информации, участвующей в документообороте ГО.
Ниже приведен список общих справочников и формы ввода новых элементов в соответствующие справочники.
1.Корреспонденты;
2.Корреспонденты (внутр.структура);
3.Участники ЕСЭДО;
4.Типы организаций;
5.Типы подразделений;
6.Статусы обратившихся лиц
7.Должности;
8.Причины обращения;
9.Меры, принятые по ОГ;
10.Характеры вопросов;
11.Виды документов;
12.Регионы;
13.Шаблоны резолюций;
14.Шаблоны решений;
15.Сессии.
16.Шаблоны проектов резолюций
17.Типы контроля