Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?

Практическое занятие № 5

«Организация информационно-справочной работы»

Вопросы для рассмотрения:

1. Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?

2. Что представляет собой информационная поисковая система?

3. Что такое «карточки регистрации документов» и в чём заключается особенность работы с ними?

4. Что представляет собой справочная картотека?

5. Какие принципы ведения картотеки существуют?

6. Что включает в себя контроль исполнения документа после нанесения на него резолюции?

7. В чём заключаются особенности технологии работы с обращениями граждан?

8. Какие данные должна содержать регистрационно-контрольная карта?

Вопрос № 1

Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?

Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба делопроизводства (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. ¹

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационно-учетные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. ²

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Вопрос № 2

Что представляет собой информационная поисковая система?

Информационно-поисковая система – это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.

Каждая ИПС предназначена для решения определенного класса задач, для которых характерен свой набор объектов и их признаков. ИПС бывают двух типов:

1. Документографические. В документографических ИПС все хранимые документы индексируются специальным образом, т. е. каждому документу присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ. Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам. Именно так ищут книги в больших библиотеках. Сначала отыскивают карточку в каталоге, а затем по номеру, указанному на ней, отыскивается и сама книга.

2. Фактографические. В фактографичеких ИПС хранятся не документы, а факты, относящиеся к какой-либо предметной области. Поиск осуществляется по образцу факта.

Каждая ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

На настоящий момент существует множество различных СУБД. Наиболее широкую известность получили такие как Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.

Вопрос № 3

Вопрос № 6

Вопрос № 7

Вопрос № 8