Организации и проведения конференций

Основной задачей, которую решают программные средства при подготовке конференции является создание соответствующего веб-сайта.

Как правило, такой сайт должен отражать следующую информацию:

1. Сведения об участниках и руководителях секций–включает в себя личные дынные–пользователя (фамилия, имя, отчество, место работы или учебы, должность);

2. Контактные данные (адрес электронной почты пользователя, почтовый адрес для отправки дипломов и свидетельств);

3. Научные работы–включает в себя материал научной работы и сопроводительные–документы, перечень которых определяется руководителем секции или организатором конференции;

4. Исправления и дополнения–включает в себя исправления, вносимые в научные материалы, дополнительные сопроводительные документы [5].

Специфика работы системы поддержки организации конференций отражена в схемах 1 и 2, указанных ниже:

Схема1– Прохождение данных через систему поддержки организации и проведения конференций [5]

Схема 2– Этапы функционирования системы поддержки и проведения конференции [5]

Таким образом очевидно, что в подавляющем большинстве конференций необходима стандартная функциональность WCMS-систем при обработке поступающих данных: добавление/ редактирование разделов сайта, добавление документов и медиа-ресурсов (изображения, видео), выбор шаблона оформления, управление содержимым страниц [4]. При проведении масштабных и долгосрочных мероприятий, помимо простого заполнения регистрационной формы, сайт конференции должен поддерживать функции «Личного кабинета», где любой участник может посмотреть и отредактировать свои заявки, а также задать вопрос организаторам [3]. Также через Личный кабинет должен предоставляться доступ членам Программного комитета для рецензирования докладов. По мере подготовки программы конференции возникает необходимость опубликовать и затем регулярно обновлять список зарегистрированных участников, список принятых докладов с разбивкой по секциям и возможностью просмотреть тезисы. Следовательно, система поддержки сайта конференции в таком случае должна быть интегрирована с системой регистрации и обработки заявок. Необходимо совмещение функций DMS (публикация документов) и WCMS (визуализация содержимого).

Структура работы сайта конференции в динамике представлена на схеме:

Схема 3– Функционирование сайта конференции [5]

Порядок использования подобного сайта выглядит следующим образом:

1. Создание главной страницы сайта со сведениями о конференции и каталогом событий.

Рисунок 1– Главная страница сайта [5]

Данный каталог должен быть снабжен тематическим рубрикатором и функциями поиска. Одина из возможных идей улучшения качества каталога событий, по предложению А.Е. Гуськова, состоит в создании интегрированного каталога, в котором будут размещены данные из различных источников. При этом ключевыми проблемами являются отсутствие подходящих стандартов обмена информацией о событиях и невозможность их внедрения для уже существующих каталогов [3].

Решением этих проблем согласно А. Е. Гуськову может стать создание для каждого внешнего каталога событий отдельного драйвера, функциями которого будет загрузка списка новых событий извлечение подробной информации о конкретном событии. При этом требуется, чтобы внешний каталог каждое событие публиковал в виде отдельного html-документа, содержащего его слабоструктурированное описание. Сбор событий состоит в периодическом опросе каталогов через собственные модули-драйверы на предмет появления новых данных [3]. После этого начинается фаза извлечения информации, задачами которой являются:

1. структурирование загруженной информации путем нахождения характерных html-шаблонов и анализа их содержимого;

2. определение места и времени проведения посредством сопоставления структурированных данных и системных справочников;

3. определение тематики события с помощью таблицы кодирования тематических рубрик, которые поддерживаются отдельно для каждого каталога;

4. проверка наличия дубликатов события [3].

Рисунок 2– Каталог событий [3]

2. участников и составление их списка.

Рисунок 3–Отображение списка участников [6]

В данном случае интересной задачей является автоматизация формальной верификации заявок. Как правило, существующие решения заключается в проверке заполнения обязательных полей, а остальные проверки выполняются организаторами «вручную» при приеме заявок. Было замечено, что такие «ручные» проверки часто содержат повторяющиеся действия, которые могут выполняться автоматически. Для этого был сформулирован набор правил:

· имя и отчество не должны вводиться инициалами;

· место работы должно быть опубликованной записью справочника «Организации»;

· город должен быть опубликованной записью справочника «Города»;

· тезисы доклада должны содержать не менее N слов;

· к докладу должен быть прикреплен файл;

· для доклада должно быть не менее M рецензий;

· для доклада должны быть все рецензии назначенных рецензентов;

· доклад должен быть размещен в секции [3].

Для каждого правила организаторы конференции устанавливают один из трех уровней его проверки: «Не проверяется», «Предупреждение», «Ошибка». После этого для каждой заявки выполняется автоматическая проверка установленных правил, и результат – максимальный уровень неудачной проверки–индицируется в виде соответствующей пиктограммы в общем списке заявок [3]. Таким образом, организаторы легко могут отличить корректные и проблемные заявки, как на этапе регистрации, так и при рецензировании.

Рисунок 4 –Форма регистрации [6]

Наиболее «продвинутые» системы позволяют организаторам расширять регистрационные анкеты дополнительными полями. Этого можно достигнуть с помощью известного шаблона проектирования схем баз данных «Entity-Attribute-Value» (EAV), когда для хранения данных о заявках используются, по крайней мере, три реляционных таблицы:

1. Entity – содержит стандартные поля заявки, заполняется участниками, одна запись – одна заявка;

2. Attribute – содержит метаинформацию о дополнительных полях (название, тип, размер и пр.), заполняется организаторами, одна запись – одно дополнительное поле;

3. Value – содержит значения для дополнительных полей, заполняется участниками, одна запись – одно значение поля.

Такой подход позволяет гибко настраивать структуру регистрационных анкет [3].

3. Создание тематических секций - данная функция выполняется пользователем, зарегистрировавшимся под ролью "Руководитель секции", функции по управлению секциями доступны в личном кабинете данного типа пользователей [5].

Рисунок 5– Отображение раздела секций [5]

4. Прием научных работ - данная функция становится доступна после начала работы конференции вплоть до ее завершения (выполняется проверка даты начала и окончания работы конференции). Участники конференции отправляют научные материалы в выбранную ими секцию. Информация о состоянии научных материалов представляется пользователю в личном кабинете [5].

5. Рассмотрение научных работ - руководитель секции в личном кабинете имеет возможность просмотра присланных для участия в конференции научных материалов, а также их сопроводительных документов [5].

Рисунок 6– Отображение раздела докладов [5]

6. Отбор научных работ и составление программы конференции - руководитель секции просматривает список работ и результат предварительной оценки их соответствия тематике секции системой. В результате выполнено руководителем анализа принимается решения о принятии или отказе в принятии полученных материалов [5].

Существует, по крайней мере, два подхода к проведению рецензирования:

· программный комитет (ПК) принимает к участию все формально подходящие заявки (корректно зарегистрированные и соответствующие профилю конференции);

· члены ПК проводят экспертизу заявок, в результате которой для каждой заявки определяются рекомендуемая секция и формат выступления (пленарный, секционный, стендовый). Кроме того, каждая заявка оценивается по нескольким критериям (например, актуальность, достоверность, качество изложения). На основе результатов экспертизы ПК принимает решение о включении заявки в программу конференции [3].

Рисунок 7– Отображение программы конференции [3]

7. Проведение конференции - на данном этапе функции системы заключаются в предоставлении в открытом доступе материалов, принятых к участию в конференции и поддержке их обсуждения (отображение комментариев зарегистрированных пользователей) [5].

8. Подведение итогов и награждение - на данном этапе функции системы заключаются в организации проведения анкетирования руководителей секций и организаторов конференции по оценке качества научных материалов, сохранение их в базы данных и выполнение предварительного анализа результатов анкетирования [5].