Работа с календарем в программе Microsoft Outlook

Календарь предназначен для планирования личного времени и согласования

различных событий. В программе Outlook используются следующие понятия:

Встреча– мероприятие, для которого в календаре указывается время, но на которое

не приглашаются другие люди. Встреча называется повторяющейся, если она происходит через одинаковые интервалы времени.

Собрание– это встреча нескольких людей. Собрание, как и встреча, может быть

повторяющимся.

Событие– мероприятие, продолжающееся более 24 часов (выставка, конференция и

т.д.).

При работе в папке календарь текущая дата (дата планирования) отображается на

черном фоне, а системная дата заключается в рамку. Часть расписания, посвященная

рабочему времени, выделяется светлым цветом, а нерабочему времени – серым.

Пользователь может настраивать расписание по своему усмотрению.

Задание

Установите распорядок дня, соответствующий расписанию занятий в институте и

укажите рабочие дни. Для этого выберите пункт Параметрыменю Сервис. На вкладке

Календарьпроизведите необходимые изменения.

Планирование рабочего времени производится путем составления расписания. Для

ввода пунктов расписания предназначены строки, каждая из которых соответствует 30

минутам дня, выбранного в календаре. Информация о планируемой встрече заносится либо

на страницу расписания на день или неделю, либо в диалоговое окно Встречапункта

Создатьменю Файл. Установка опции Частное при описании встречи означает, что встреча

является личной, и другие пользователи сети не могут просматривать информацию о ней.

При создании встречи над строкой тема может появляться информация о пересечении по времени планируемых событий или их примыкании друг к другу.

Для создания повторяющейся встречи необходимо использовать кнопку Повторение

панели инструментов окна Встреча. Пользователь может вводить периодически

повторяющиеся встречи или повторы, носящие единичный характер. При редактировании

повторяющихся встреч пользователю предлагается изменить параметры встречи на

определенный день (Открыть копию) или параметры всех повторяющихся встреч

(Открыть весь ряд).

Удалить встречи из календаря можно с помощью кнопки Удалитьпанели

инструментов или команды Удалитьменю Правка. При удалении повторяющихся встреч

пользователь может выбрать удаление либо одной копии определенного дня, либо всех

копий.

Задание

Создайте в календаре расписание занятий на сегодняшний день. Укажите обед как

событие, повторяющееся каждый рабочий день.

Пользователь имеет возможность производить настройки календаря по своему

усмотрению. При этом он может добавлять в календарь праздники своей страны. Для этого нужно нажать кнопку Добавить праздникивкладки Календарьпункта Параметрыменю

Сервис. В появившемся окне (рис.2.1.2) необходимо отметить нежную страну галочкой.

Задание

Добавьте к календарю праздники Российской Федерации.

Информацию из календаря можно сохранять в отдельном файле и переносить на

другие компьютеры.

Задание

Сохраните календарь в отдельном файле may.pst. Для этого воспользуйтесь

экспортом данных в файл личных папок

В нижней части окна Встреча, используемого для создания или редактирования

элементов находится поле ввода и кнопка Категории. Использование Категорийоблегчает поиск, сортировку, фильтрацию и группировку элементов. С помощью подпункта По категориямпункта Текущее представлениеменю Видможно быстро сгруппировать имеющиеся элементы.

Для любого элемента можно выбрать несколько категорий одновременно. При выборе категории пользователь может создавать свои собственные категории с помощью кнопки Главный список категорий. Кроме группировки категории

помогают в поиске элементов по всем папкам программы Outlook.

Работа с контактами в программе Microsoft Outlook

Папка Контактыиспользуется для хранения данных, работы с адресами, телефонами

и другими сведениями о лицах, с которыми поддерживаются связи. Пополнение списка

производится с помощью подпункта Контактпункта Создатьменю Файл. Завершение

ввода сведений производится нажатием кнопки Сохранить и закрытьна панели

инструментов.

Задание

Создайте контакт, используя сведения о себе.

Добавлять и сохранять информация в папке Контактыможно с помощью команды

Импорт и экспортменю Файл.

Задание

Сохраните контакты в файле may.pst.

С помощью меню Видпользователь может настроить отображение списка контактов

по своему усмотрению, или создать свой тип представления данных. Для выбора

стандартных типов представления используется пункт Текущее представлениеменю Вид.

Редактирование данных в контактах возможно как при открытии диалогового окна

Контакт (команда Открытьменю Файлили двойной щелчок левой кнопки мыши на

названии контакта) так и непосредственно в адресной карточке. Для этого нужно включить

опцию Разрешить правку в ячейкахпри вызове команды Формат представленияменю

Вид.

Пользователь имеет возможность настройки сортировки имеющихся контактов. Для

этого нужно вызвать команду Сортировкаменю Вид. При наличии большого количества

контактов следует использовать группировку.

Использование списка задач

Список задач нужен для планирования, учета и контроля выполняемых работ. Этот

список можно создавать и редактировать как в папке Календарь(Панель задач), так и в

папке Задачи. Для создания задачи нужно воспользоваться подпунктом Задачапункта

Создатьменю Файлили два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по белому полю с

надписью Щелкните здесь, чтобы…над списком задач. Ввод сведений завершается

нажатием кнопки Сохранить и закрыть.

__Задание

Создайте задачу выполнения лабораторной работы.

В качестве даты выполнения задачи можно использовать не только числовой формат

даты и времени, но и слова, которые Outlook автоматически преобразует в числовой формат, например, сегодня, завтра, пятница, полдень и т.д.

Как и встречи, задачи могут повторяться. Для создания повторяющейся задачи

необходимо использовать кнопку Повторениепанели инструментов диалогового окна

Задача.

Задание

Создайте ежедневно повторяющуюся задачу приезда в институт к началу занятий.

Большое количество задач можно упорядочить по каким-либо признакам или

отсортировать по нескольким критериям. Для этого используются команды меню Вид:

Сортировка, Группировка, Фильтри Текущее представление.

Задание

Установите сортировку введенных задач по теме и по дате.

Как и все данные программы Outlook, список задач можно переносит между

различными программами и компьютерами.

Задание

Сохраните список задач в файле may.pst.

Использование дневника

Папка Дневникслужит для ведения записей обо всех действиях пользователя и о

проводимых им мероприятиях. В дневнике можно также регистрировать документы

Microsoft Office, созданные в различных приложениях пакета. В дневник автоматически

заносятся сообщения электронной почты. Кроме того, в дневник записываются сведения о

времени и дате создания, сохранения и открытия документов, подготовленных в

приложениях пакета Microsoft Office. Программа автоматически заполняет дневник только в том случае, если она является активной или работает в фоновом режиме.

Настройка работы дневника производится во вкладке Дневникокна Параметры,

вызываемого командой Параметрыменю Сервис.

С помощью команды Текущее представлениеменю Видпользователь может

настроить отображение записей в дневнике.

Для занесения записей в дневник необходимо выбрать подпункт Запись в дневнике

пункта Создатьменю Файл.

Задание

После завершения лабораторной работы создайте соответствующую запись в

дневнике u1080 и сохраните эти данные в файле may.pst.

Записи дневника, также как и записи других папок можно группировать, сортировать

и фильтровать по различным критериям с помощью соответствующих команд меню Вид.

Использование Заметок

Заметки – это электронный аналог бумажного блокнота, в который вносятся

различные записи в процессе работы. Электронный блокнот интересен возможностью

систематизации имеющейся в нем информации.

Заметки создаются также как элементы других папок программы Microsoft Outlook.

Все данные, внесенные в заметку, сохраняются автоматически. Первый абзац

воспринимается программой как имя заметки и впоследствии отображается в папке Заметки.

Заметка имеет контекстное меню. С помощью команды Цвет устанавливаются цвета

заметок различного типа и содержания. Размеры заметки изменяются с помощью мыши

стандартным для среды Windows способом. В нижней части заметки отображается дата и

время ее создания.

Пользователь имеет возможность изменить основные параметры папки Заметкис

помощью команды Параметрыменю Сервис.

Задание

Создайте заметку с напоминанием о необходимости внесения записи в дневник

после завершения лабораторной работы. Измените цвет заметки на синий. Используйте

подчеркивание текста. Сохраните эти данные в файле may.pst.

Как и другие элементы Outlook, заметки можно сортировать, фильтровать и

группировать.

2.8. Папка "Удаленные"

Независимо от того, где был создан тот или иной элемент, при удалении он

перемещается в папку Удаленные. Любой элемент из этой папки может быть перемещен в любую другую, либо удален окончательно. Для удаления всех элементов, находящихся в

папке необходимо вызвать команду Очистить папку “Удаленные”из меню Сервис.