РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях».

ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»

ГОСТ 28388-89. «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения».

«Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы». М.,1991.

«Основные правила работы архивов организаций» (М.,2003),

«Основные правила работы государственных архивов» (М., 2003);

«Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» ( М., 2003);

Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия» (М.,1990);

Примеры локальных нормативных актов:

Регламент работы Центрального архива документов на электронных носителях города Москвы. М.,2003.

Он же. Принципы архивного хранения электронных документов//Вестник архивиста. 2004. № 3-4. C. 216-232.

Документ должен иметь реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Это необходимо для удостоверения его юридической силы.

Юридическая сила электронного документа удостоверяется:

1) с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД (на основании ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»);

С помощью электронной цифровой подписи (на основании Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.); закона РФ «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронной торговле» (2002 г.).

Однако оба способа связаны с проблемами с точки зрения долговременного удостоверения юридической силы.

Тема 3. Классификация электронных документов.

Классификация ЭД по типам и форматам данных:

текстовые форматы (*.txt, *.doc, *.rtf и др.);

гипертекстовые форматы (*.html, *.shtml, *.xml и др.);

графические форматы (*.gif, *.jpg, *.bmp и др.);

табличные процессы (*.xls);

базы данных (*.dbf и др.);

форматы представления аудио и видео (*.waw, *.mp3, *.mp4 и др.);

Форматы САПР и геоинформационных систем.

Тема 4. Комплектование и экспертиза ценности электронных документов.

Технологические критерии определения ценности ЭД:

полнота (завершенность) массива ЭД;

аутентичность (подлинность);

отсутствие дублирующей информации в документах;

стоимость возможного перевода ЭД в другой формат;

наличие законодательных актов, препятствующих принятию ЭД на хранение; ограничения на прием ЭД;

наличие необходимой сопроводительной документации;

соответствие типа оборудования различным режимам хранения ЭД;

Затраты на обеспечение хранения.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002)

Критерии ЦАДЭНМ

Возможность обеспечения долговременного доступа;

Вероятная стоимость технологических миграций и их возможность;

Возможность воспроизведения и обработки информации без использования оригинального ПО;

Формы и состав процедур по обеспечению аутентичности и целостности ЭД;

Технологическая совместимость с информационной системой архива;

Наличие сопроводительной документации;

Способности государственного архива по организации доступа.

Процесс подготовки ЭД к передаче на хранение:

· описание ЭД и подготовка сопроводительной документации;

· утверждение описей на ЭК организации и ЭПК госархива;

· проверка физического состояния носителей информации (дисков, магнитных лент), на которые будет производиться запись информации;

· запись электронных документов на носитель и проверка качества записи, проверка на вирус;

· проставление архивных шифров на футлярах в соответствии с описью ЭД;

· заверение юридической силы, составление и заверению сопроводительного письма;

· внесение данных в учетные документы.

Основным учетным документов является опись ЭД.

Опись может осуществляться в трех видах – опись единицы учета, опись папки, описи файлов, таблиц БД. Для раскрытия содержания отдельных частей массива, описания логической и физической структуры документа служит сопроводительная документация. Описание ЭД представляет собой информационно-поисковую характеристику (ИПХ).

ИПХ состоит из девяти основных атрибутов:

Описание документа;

Даты и время;

Изменения;

Создатели;

Информация пользователя;

Внешние ссылки;

Хранение и поиск;

Защита;

Характеристики содержания;

Учетная карточка единицы учета ЭД;

Оборот карточки учета ЭД.