Создание базы данных в среде MS Access

Создание базы данных начинается с открытия файла, к котором она будет храниться. Для этого в MS Access нуж­но произвести следующие действия:

выполнить команду Файл → Создать БД → Новая БД;

→ в файловом окне указать путь и имя файла «ИС При­емная комиссия».

После этого на экране откроется основное окно с заголов­ком «Приемная комиссия: база данных». Дальнейшая рабо­та состоит из двух этапов:

• построение структур таблиц;

• ввод данных в таблицы.

Сначала надо описать структуры таблиц. Следует начать с таблиц, которые создаются на первом, подготовительном этапе работы приемной комиссии. Главной здесь является таблица «ФАКУЛЬТЕТЫ».

Описать структуру таблицы — значит указать имена всех полей, а также тип и свойства каждого поля; назначить главный ключ (первичный ключ). В режиме Таблица надо выполнить команду → Создать. Из списка предлагаемых способов создания таб­лицы следует выбрать → Конструктор.

На экране откроется окно конструктора таблиц. На рис. 6 показано заполнен­ное окно конструктора для таблицы «Факультеты».

Рис. 6. Конструктор таблиц.

Имена полей указываются в графе «Имя поля», соответ­ствующие им типы — в графе «Типы данных».Графу «Опи­сание» заполнять не обязательно. В нижней половине окна конструктора присутствует таблица «Свойства поля». В ней указываются размер поля, формат поля и некоторые другие свойства. Смысл каждого параметра поясняется комменти­рующим текстом. Кроме того, всегда можно обратиться к справочнику, нажав на клавишу F1. На рис. 6 отражены свойства поля «Факультет». Основным свойством текстового поля является его длина. Предельное значение длины — 255 символов. В данном случае выбрана длина 30. С одной стороны, длину текстового поля нужно задавать такой, чтобы в него поместилось любое возможное значение этого поля, с другой стороны, нужно помнить, что лишняя длина — это расход памяти компьютера, которая конечна.

Для поля КОД_ФК указан тип - счетчик. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы. Значениями этого поля будут числа. Числовой тип присваивают тем полям, со значениями которых возможны в дальнейшем какие-то вы­числительные действия, полям, обозначающим размерные величины. Над кодом специальности (КОД_СПЕЦ) не имеет смысла вы­полнять вычисления, поэтому его можно определить как – счетчик. Все осталь­ные поля имеют текстовый тип и длину 30 символов.

Выбор главного ключа производится следующим обра­зом: указатель устанавливается на ключевое поле «КОД_ФК» и выполняется команда Правка → Ключе­вое поле.

В дальнейшем информацию о структуре каждой таблицы будем представлять в табличной форме. На примере табли­цы «ФАКУЛЬТЕТЫ» она выглядит так:

Структура таблицы «ФАКУЛЬТЕТЫ»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
КОД_ФК	Счетчик	Длинное целое
Название факультета	Текстовый
ЭКЗАМЕН_1	Текстовый
ЭКЗАМЕН_2	Текстовый
ЭКЗАМЕН_3	Текстовый

Далее с помощью конструктора описывается структура таблицы «СПЕЦИАЛЬНОСТИ».

Структура таблицы «СПЕЦИАЛЬНОСТИ»:

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
КОД_СПЕЦ	Счетчик	Длинное целое
КОД_ФК	Числовой	Длинное целое
Специальность	Текстовый
План	Числовой	Целый

После выполненных действий на вкладке «Таблицы» окна базы данных появятся названия созданных таблиц: «ФАКУЛЬТЕТЫ» и «СПЕЦИАЛЬНОСТИ».

В информационной системе формируются еще таблицы: «АНКЕТА» и «АБИТУРИЕНТЫ» и «ОЦЕНКИ» И «ИТОГИ».

Всего 6 таблиц.

Структурная схема таблицы «АНКЕТА»

Имя поля	Тип поля	Длина
РЕГ_ НОМ	Числовой	Длинное целое
ФАМИЛИЯ	Текстовый
ИМЯ	Текстовый
ОТЧЕСТВО	Текстовый
ДАТА_РОЖД	Дата
ГОРОД	Текстовый
УЧ_ЗАВЕДЕНИЕ	Текстовый

Структурная схема таблицы «АБИТУРИЕНТ»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
РЕГ_НОМ	Числовой	Длинное целое
КОД СПЕЦ	Числовой	Длинное целое
МЕДАЛЬ	Логический
СТАЖ	Числовой	Плавающий (одна цифра после запятой)

Структурная схема таблицы «ОЦЕНКИ»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
РЕГ_НОМ	Числовой
Оценка_1	Числовой
Оценка_2	Числовой
Оценка_3	Числовой

Структурная схема таблицы «ИТОГИ»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
РЕГ НОМ	Текстовый
ЗАЧИСЛЕНИЕ	Логический

9. Построение схе­мы.

Для связывания таблиц надо:

выполнить команду → Сервис → Схема данных;

→ откроется окно «Добавление таблицы»;

выделить название таблицы «Факультеты»; выполнить команду → Добавить;

→ выделить название таблицы «Специальности»;

выполнить команду → Добавить→ Закрыть.

В результате на поле окна «Схема данных» появятся образы двух таблиц. Нажав левую клавишу мыши, следует перетащить имя ключевого поля «КОД_ФК» из образа таблицы «ФАКУЛЬТЕТЫ» на это же имя в образе таблицы «СПЕЦИАЛЬНОСТИ»:

Рис. 7 Часть схемы данных в MS Access.

Откроется окно «Связи» рис.8. Надо последовательно активи­зировать флажки «Обеспечить целостность данных», «Ка­скадное обновление связанных полей» и «Каскадное удале­ние связанных записей».

Рис. 8. Создание связи в MS Access.

Тип связи «один ко многим» будет выбран автоматически. Далее следует выполнить команду → Создать. Схема готова

Рис 9. Схема БД «ПРИЕМНАЯ КОММИСИЯ»

Осталось ее сохранить и закрыть окно.

Теперь, чтобы вывести на экран любую из созданных таб­лиц, нужно щелкнуть мышью по ее имени на закладке «Таблицы» и выполнить команду → Открыть. Открытую таблицу можно просматривать, редактировать, можно до­бавлять в нее новые записи.

Ввод данных в таблицы.

Теперь организуется ввод данных в эти таблицы. Вводить данные можно непосредственно в бланк таблицы или в ре­жиме формы.

Чтобы начать ввод данных в таблицу «ФАКУЛЬТЕТЫ», нужно выделить название таблицы на экра­не и выполнить команду → Открыть. Нa экране появится бланк таблицы, содержащий заголовки столбцов и пустую строку Рис. 10.

Рис. 10. Таблица «ФАКУЛЬТЕТЫ» в MS Access до ввода данных.

Далее следует заполнять таблицу. После заполнения она примет вид, представленный в рис. 11,.

Рис. 11. Таблица ФАКУЛЬТЕТЫ после заполнения в ACCESS.

Заполним созданные таблицы данными.

Ограничимся тремя факультетами и шестью специально­стями для таблицы «ФАКУЛЬТЕТЫ». Теперь заполняется таблица «СПЕЦИАЛЬНОСТИ».

Таблица 1. ФАКУЛЬТЕТЫ

КОД_ ФК	ФАКУЛЬТЕТ	ЭКЗАМЕН_1	ЭКЗАМЕН_2	ЭКЗАМЕН_3
	Экономический	Математика	География	Русский язык
	Исторический	История	Иностранный язык	Сочинение
	Юридический	Русский язык	Иностранный язык	Обществознание

Таблица 2. СПЕЦИАЛЬНОСТИ

КОД_СПЕЦ	КОД_ФК	Специальность	План
		Финансы и кредит
		Бухгалтерский учет
		История
		Политология
		Юриспруденция
		Социальная работа

Компьютерный практикум
Создание структуры и заполнение базы данных

Задание

Выполните все действия по работе с базой данных «ИС При­емная комиссия», описанные выше: создайте файл БД, опишите структуру таблиц «ФАКУЛЬТЕТЫ» и «СПЕЦИАЛЬНОСТИ», заполните таблицы, установите связь между таблица­ми.