Утверждено учебным управлением МЭИ
Утверждено учебным управлением МЭИ
Подготовлено на кафедре прикладной математики
Авторы: к.т.н., доц. А.А.Крюков, к.т.н., доц. Н.П.Сидорова, к.т.н., доц. П.Л.Чернов, доц. А.Г.Шевченко.
Рецензент канд. техн. наук доцент
Методические указания к занятиям по компьютерной практике.М.: Издательство МЭИ, 2004. –80с.
Представлены материалы, необходимые для практического освоения программ пакета Microsoft Office и ознакомления с принципами работы в Интернет. Рассмотрены основные технологии использования текстового процессора WORD, табличного редактора EXCEL и СУБД ACCESS. Рассмотрены команды программы Internet Explorer 5.0, механизмы навигации и поиска информации в WWW, организация автоматизированного учебного курса по информационным ресурсам WWW, представлены общие принципы работы электронной почты и особенности работы с ОСЭП МЭИ. Сформулированы вопросы для самопроверки. Представлены задания к практическим занятиям.
Для студентов всех специальностей и всех начинающих пользователей пакета Microsoft Office и Интернет.
ã Московский энергетический институт,2004
Введение.
Использование компьютерных технологий в настоящее время является необходимой частью работы специалиста любой области. Это предполагает знание основных пакетов программ, помогающих решать различные задачи обработки данных: набор и подготовка текстовых документов, обработка и хранение больших массивов данных, поиск нужной информации в сети Internet и др. Наиболее популярным в настоящее время являются пакеты, входящие в состав Microsoft Office, обеспечивающие решение широкого спектра разнообразных задач. Кроме того, они обладают концептуальным единством, простым и понятным интерфейсом, не требующим специальной подготовки. Все пакеты, входящие в состав Microsoft Office, обладают широким набором функций, из которых пользователь может выбрать нужные, их интерфейс можно настроить по своему усмотрению. Все это делает эти средства доступными и удобными в использовании.
В настоящем пособии рассмотрены вопросы технологии работы с основными приложениями, входящими в состав Wicrosoft Office: текстовый процессор Word, табличный процессор Excel, СУБД Access, а также основы работы с Internet.
Основы работы в Word для Windows
Word для Windows – наиболее популярный в настоящее время текстовый редактор. Он соединяет в себе легкость использования с многообразием возможностей.
Для пользователей, которые работают, в основном, с простыми по структуре текстами, Word для Windows предоставляет такие средства, как: набор текстов, все основные процедуры коррекции (вставка, замена, перемещение, удаление фрагментов), проверка правописания и грамматики, автоматическое исправление типовых ошибок, форматирование текста, задания правила выравнивания строк, шрифтовое оформление текстов, использование библиотеки стилей оформления текстов.
Вместе с тем, Word имеет развитые средства создания сложных документов, которые приближают его к издательским системам. К таким средствам можно отнести: многоколонное оформление текстов, создание колонтитулов, включение в текст сносок, создание таблиц, вставка рисунков и графиков в текст, использование редактора формул.
Word имеет превосходную справочную систему, содержащую подробное описание всех команд и возможностей редактора.
Структура окна Word
Окно Word имеет стандартные элементы, существующие в каждом окне Windows (Рис.1).
Меню Панель инструментов Пиктограмма
«Непечатаемые символы»
Рисунок 1. Главное окно Word.
Первая строка окна Word - строка заголовка, вторая - строка меню, содержащая группы команд Word. Ниже расположены панели инструментов, где в виде пиктограмм представлены наиболее часто используемые команды из меню Word. Использование пиктограмм ускоряет работу. Однако пиктограммы предоставляют гораздо меньше возможностей по обработке документа, чем те же самые команды, вызванные из меню. Пользователь может управлять видом интерфейса, включая или выключая панели. Для вывода на экран какой-либо панели инструментов нужно в команде Вид/Панели инструментов установить флажок возле названия соответствующей панели.
Нижняя строка окна Word - строка состояния. Она отображает информацию о текущем состоянии документа или содержит краткую подсказку.
В рабочей области окна Word может находиться одно или несколько окон документов. Наряду с обычными символами, которые вы набираете на клавиатуре, текст документа в Word может содержать специальные символы, которые не отображаются при наборе текста (например, конец абзаца, конец страницы, конец раздела и др.). На печать эти символы не выводятся. Однако существует возможность посмотреть и эти символы. Чтобы включить режим отображения на экране непечатаемых символов, нужно активизировать пиктограмму Непечатаемые символы на панели инструментов Стандартная. Повторный щелчок на данной пиктограмме убирает изображение непечатаемых символов с экрана.
Для удобства работы каждый документ может отображаться на экране несколькими способами. Эти способы отображения называются режимами просмотра. Разные режимы просмотра предназначены для разных этапов работы с документом: Обычный, Разметка страницы, Структура документа,которые устанавливаются соответствующими командами из меню Вид.
Справочная система Word
В Word имеется обширная и подробная справочная информация по всем аспектам работы текстового процессора. Для вызова справки необходимо выполнить команду главного меню Справка. Окно справки Word имеет стандартную структуру всех справочных систем. Работа со справкой и получение информации выполняется точно так же, как в Справочной системе Windows
Набор текста
Word после запуска автоматически создает новый документ, в который можно вводить информацию. При наборе текста Word автоматически переходит со строки на строку. Клавишу <Enter> следует нажимать только тогда, когда нужно завершить абзац. Если требуется завершить строку, не завершая абзац следует одновременно нажать клавиши <Shift> и <Enter>.
Помимо автоматического формирования строк, Word выполняет автоматическую разбивку на страницы: по мере того, как вводимые строки достигают нижнего поля страницы, Word начинает новую страницу.
При наборе Word содержит ряд очень удобныхсредств быстрого наборатекста. Одно из них –Автотекст.Это средство Word, которое позволяет хранить и быстро вставлять в документ часто используемые фрагменты текста или графики. Фрагменты хранятся в специальном словаре под уникальными именами. Из этого словаря элементы Автотекста могут быть вставлены в любые документы. Для добавления элемента в словарь достаточно выполнить следующие действия: выделить элемент, вставляемый в словарь; вызвать команду Вставка/Автотекст/Автотекст;в строке Имя элемента задать название для него; нажать кнопкуДобавить.
Для того, чтобы вставить элемент Автотекста, достаточно в требуемого месте ввести имя вставляемого элемента или выбрать его из словаря после вызова команды Вставка/Автотекст/Автотекст.
Для вставки в документ символов, которых нет на клавивтуре, следует: установить курсор ввода в нужном месте документа; вызвать команду Вставка/Символ; используя раскрывающийся список Шрифт выбрать таблицу, содержащую нужный символ (например, Symbol, Arial или другие); выполнить на символе двойной щелчок или один раз щелкнуть на символе и один раз на кнопке Вставить.
Для сохранения набранного текста используются стандартные команды Файл/Сохранить (Сохранить как), используемы в интерфейсах системы Windows.
Редактирование документа.
При работе с уже существующим текстом часто возникает необходимость изменить отдельные его фрагменты. Для того чтобы выполнить какие-либо действия с фрагментом документа, этот фрагмент нужно выделить. Удобнее всего выполнять выделение с помощью «мыши». Удерживая в нажатом состоянии левую клавишу «мыши», можно выделить произвольный фрагмент текста. Можно также использовать область выделения (это пустая область слева от текста). Когда курсор «мыши» попадает в область выделения, он превращается в белую стрелку с наклоном вправо, если при этом нажать левую клавишу «мыши» будут выделяться строки текста. Наиболее часто встречающимся действием при редактировании является копирование и перемещение фрагментов. Операции копирования и перемещения фрагментов с использованием буфера обмена являются стандартными и выполняются обычным образом с помощью команд Вырезать, Копировать и Вставить из меню Правка. При этом необходимо помнить, что при вырезании фрагмент не удаляется, а перемещается в буфер.
Операции копирования и перемещения могут быть выполнены методом "перетащить-и-оставить", что также является стандартным приемом для Windows. Для перемещения какого-либо фрагмента таким способом фрагмент следует выделить и перетащить «мышью» в нужное место документа (курсор должен иметь при этом вид белой стрелки). Если при перемещении фрагмента удерживать на клавиатуре нажатой клавишу <Ctrl>, то будет выполняться операция копирования.
Форматирование текста.
Форматирование означает изменение вида набранного документа. Этот процесс включает в себя изменение вида шрифта (т.е. конфигурацию символов), его размер, виды выделения (курсив, подчеркивание, и.т.п.), цвет, интервалы и многое другое. Все перечисленные параметры устанавливаются с помощью команд, включенных в меню Формат.
В Word определено большое количество шрифтов. Для изменения шрифта используется команда Формат/Шрифт, в которой можно выбрать тип шрифта и его размер. Интервал между символами и смещение символов устанавливается на вкладке Интервал.
Для форматирования абзацев используется командаФормат/Абзац. С ее помощью можно выполнить:
· выравнивание границ – по центру, по левой или правой границе, по ширине;
· отступы или выступы – по левому или правому полю;
· отступ или выступ первой строки абзаца;
· определение интервалов между строками внутри абзаца и интервалов между абзацами.
Существует ряд программ, которые позволяют вставлять в документ Word новые объекты. Эта возможность обеспечивается специальными приложениями, которые могут быть запущены только из Word ( из других программ Microsoft Office) и не работают как самостоятельные программы. К таким программам относится редактор формул Microsoft Graph Equation, которая позволяют осуществлять набор формул любого уровня сложности. Эти формулы являются специальным видом текста и не предназначены для каких-либо расчетов. Редактор формул вызывается непосредственно в окне Word с помощью команды Вставка/Объект (Рис. 2).В раскрывающемся списке необходимо выбрать соответствующее приложение. В открывшейся таблице выбрать вид формул и символы.
Рисунок 2. Панель инструментов Редактора формул
1.3. Контрольные вопросы
1. Какова структура окна Word?
2. Как изменить состав элементов окна?
3. Какие существуют режимы просмотра документа?
4. Как ввести в текст символы, отсутствующие на клавиатуре?
5. Как выделяются фрагменты документа?
6. Какие существуют способы перемещения фрагментов текста?
1.4.Практическое задание1.
1. На рабочем диске создать личную папку.
2. Запустить Word.
3. Ознакомиться со структурой справочной системы Word.
4. Установить параметры страницы.
5. Убедиться в наличии на экране панелей инструментов "Стандартная" и "Форматирование". При отсутствии данных панелей вывести их, остальные убрать.
6. Набрать текст содержащий общую характеристику Word for Windows (стр. 2 настоящего пособия). Создать и использовать при наборе элементы "Автотекста".
7. Сохранить документ в личной папке.
8. Выполнить операции копирования и перемещения фрагментов, используя буфер обмена и метод "перетащить-и-оставить".
9. Выполнить замену повторяющихся терминов, используя режим замены*.
10. Проверить правописание и грамматику* (предварительно ввести в текст несколько ошибок).
11. Выполнить шрифтовое оформление документа. Использовать различные варианты следующих характеристик: шрифт, размер, начертание, цвет, интервал между символами, положение символов в строке.
12. Используя возможности работы со шрифтом, набрать формулу: x1=a+b2.
13. Оформить абзацы документа. Предусмотреть различные варианты параметров: выравнивание, межстрочный интервал, отступы слева, справа, оформление первой строки, интервалы между абзацами.
14. Сформировать таблицу*, в которой отобразить результаты сдачи сессии учебной группой студентов. Заголовок таблицы должен иметь вид:
| ФИО | Дисциплина | ||
| Математика | Физика | Философия | |
| … | … | … | … |
| … | … | … | … |
15. Набрать и вставить в документ формулы:
; 
; 
16. Результаты сохранить в файле в личной папке и показать преподавателю.
Создание рамок и фона
Для выделения в тексте какого-либо фрагмента можно создать для этого фрагмента обрамление и/или цветной фон. Обрамление может окружать выделенный фрагмент со всех сторон или только с нескольких.
Для создания обрамления используется вкладка Граница окна Границы и заливка. Если выбирается вариант «рамка», «тень» или «объемная», то создается обрамление со всех сторон фрагмента. Если требуется создать линии только с отдельных сторон, используются кнопки с изображением отдельных линий. На данной вкладке можно также выбрать тип и цвет для линий обрамления.
Создание рисунков в Word.
Word имеет собственные средства создания простых рисунков. Эти возможности Word отражаются на панели инструментов Рисование(Рис. 4), на которой определены: автофигуры, линии, стрелки, определение цвета, объема, толщины линии и др. Каждый нарисованный элемент (стрелка, прямоугольник и т.п.) размещается в отдельном информационном слое, это позволяет изменять отдельные элементы независимо от других. В Word определены следующие слои документа: перед текстом, текст, за текстом, колонтитулы. Основной текст документа находится в слое текст. Объекты, создаваемые средствами Word , создаются в лосе перед текстом. В этот же слой вставляются готовые рисунки и надписи. Для изменения положения рисунка в слое нежно раскрыть список Действия панели Рисованиеи выбрать из меню Обтекание тексттребуемое положение рисунка:
· в тексте,
· вокруг рамки,
· за текстом,
· перед текстом,
· сверху вниз,
· сквозной.
Рисунок 4.Панель инструментов Рисование.
Для создания фигурного текста используются объекты WordArt. Для их добавления в текст документа достаточно выбрать соответствующую кнопку на панели инструментов Рисование.Из множества предлагаемых вариантов выбирается требуемый вит и в специальном окне набирается текст (рис.2).
Word позволяет вставлять в текст документа элементы, подготовленные другими приложениями.
1.6.Контрольные вопросы
1. Из каких элементов состоит сноска?
2. Что такое колонтитул?
3. Как создать стиль и применить его в оформлении документа?
4. Как сформировать колонки текста?
5. Как можно создать рисунок в тексте?
6. Что такое слой документа?
7. Какое положение е в тексте может занимать рисунок?
1.7.Практическое задание 2.
1. Запустить Word и создать новый документ.
2. Набрать список предметов, изучаемых в семестре. Оформить его как нумерованный список. Преобразовать список в маркированный.
3. Заключить список в рамку. Для заголовка списка установит фон*.
4. Оформить фрагмент документа в виде многоколонного текста.
5. Применяя копирование, довести объем документа до нескольких страниц. Вставить номера страниц.
6. В верхний колонтитул четных страниц вставить фамилию автора, выровненную по левому краю.
7. Вставить сноски. Поменять их местами*.
8. Ознакомиться с основными возможностями панели инструментов Рисование.
9. Вставить в документ рисунок из стандартной библиотеки Word. Изменить размеры рисунка. Включить режим обтекания рисунка текстом
10. Создать три надписи, расположить их на разных страницах.
11. Изменить стиль Обычный. Посмотреть, как при этом изменится вид документа.
12. Оформить стандартными стилями заголовки трех уровней.
13. В конце документа создать оглавление.
14. Просмотреть документ в режиме просмотра перед печатью.
15. Результаты сохранить в файле в личной папке и показать преподавателю.
Электронные таблицы EXCEL.
EXCEL это программное средство, позволяющее эффективно обрабатывать информацию, представленную в табличной форме.
Структура рабочего окна и операции управления окном аналогичны другим приложениям Windows. Строка главного меню команд содержит имена основных групп команд для выполнения операций с файлами, редактирования, установки форматов данных. Под главным меню располагается стандартное пиктографическое меню (панель инструментов). В нем расположены кнопки-пиктограммы доступа к важнейшим функциям. Справку о назначении каждой кнопки можно получить, если на нее навести указатель мыши. Другие пиктографические меню обслуживают частные задачи - форматирование ячеек таблицы, создание диаграмм, рисование элементов иллюстраций и др.
Отличительной особенностью главного окна EXCEL является специальная строка, позволяющая использовать разнообразные формулы при задании значений полей (Рис.5) Под пиктографическим меню находится строка формулы, в которой слева даны координаты курсора или величина выделенной области, справа - вводимая в ячейку информация, а в центре в процессе ввода появляются кнопки ввода и отмены вводимой информации и кнопка Мастер функций.
Меню
Адрес ячейки Панель инструментов
Строка формул
Курсор
Рисунок 5. Главное меню Excel
В нижней части окна расположена статусная строка с сообщениями о текущем состоянии системы и подсказками пользователю; там же имеется указатель активной таблицы. Имя каждого листа (Лист 1, Лист2...) выведено на ярлычок. Ярлычок активного листа выделен. Выбор другого ярлычка открывает другой лист таблицы. Каждому листу можно дать другое содержательное имя, для чего необходимо: открыть новый лист щелчком мыши на его ярлычке, выполнить команду Формат/Лист/Переименовать и ввести имя нового листа.
Ввод данных.
Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, определяемый именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, В4, С15. Важнейшим элементом таблицы является курсор - выделенный прямоугольник, отмечающий местоположение активной ячейки. Адрес этой ячейки отображается в строке адреса. Можно работать и с группой (интервалом, блоком) ячеек - копировать их, перемещать, удалять, оформлять. Такую группу нужно выделить (маркировать). Проще всего это делается мышью: ее курсор устанавливают в начальную (верхнюю левую) ячейку выделяемой области и при нажатой клавише мыши протягивают в последнюю (нижнюю правую) ячейку. Адрес такой области таблицы записывается как адреса крайних полей, разделенные двоеточием, например, А8:С12.
Если необходимо выделить группу несмежных полей, то описанные выше действия выполняют при нажатой клавише <Ctrl>. Создание таблицы начинается с ввода данных. В качестве данных используют константы (числа, текст, даты) и формулы.
Для ввода данных с клавиатуры устанавливают курсор в нужную ячейку, щелчком мыши выделяют ее и начинают ввод. Ячейки в Excel могут содержать числовые и текстовые данные, а также формулы. При вводе в строке формулы окна при этом отображается адрес ячейки и вводимая строка данных. Excel включает средства , ускоряющие ввод. К таким средствам относится автоматическое заполнение ячеек и копирование. Автоматическое заполнение клеток при вводе зависимых (связанных) данных, например, названий месяцев, целых чисел, годов, можно применить мышь: в начале строки заполнить две клетки, выделить их и расширить интервал выделения захватом и перемещением рамки за нижний правый уголок (черный крестик - маркер заполнения). Если интервал не распознан, во все клетки запишется одно значение.
Ввод и копирование формул
Расчеты в Excel выполняются с помощью формул. Формулы могут содержать константы, знаки операций, адреса ячеек и функции. Для ввода формулы первым в ячейку необходимо ввести знак равенства и затем набирать выражение, содержащее аргументы (адреса ячеек) и знаки операций.
Кроме формул в расчетах Excel могут быть использованы функции. Они позволяют использовать в вычислениях математические , статистические, финансовые и другие функции. Все функции выполняют вычисления над заданными величинами, которые называются аргументами функций. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов. При задании аргументов нужно внимательно следить за тем, чтобы задавать правильные типы значений для аргументов.
Функции Excel подразделяются на следующие основные группы:
· математические,
· инженерные,
· функции для работы с датами и временем,
· финансовые,
· логические,
· статистические,
· текстовые,
· VBA,
· функции работы с базами данных, информационные.
При использовании функции надо использовать Мастер функций,который вызывается командой Вставка/Функция (Рис. 6) . Он позволяет выбрать функцию и задать необходимые параметры.
Рисунок 6. Мастер функций.
Если необходимо одну и туже формулу использовать для нескольких ячеек, ее удобнее копировать. При копировании формул адреса ячеек таблицы, входящие в формулу, будут изменяться в зависимости от нового положения формулы в таблице. Это относительные адреса, они жестко связаны с местоположением формулы и сдвигаются вместе с ней. Если необходимо зафиксировать какой-нибудь адрес относительно таблицы, ему придают статус абсолютного. Для этого перед компонентами адреса ставиться знак доллара, например $А$11, Р$6, $С1 (это можно сделать нажатием клавиши <F4>). Абсолютные адреса в формулах не изменяются при перемещении формул.
Имя рабочего листа можно использовать в качестве ссылки в формулах, т.е. аргументы, участвующие в вычислениях, могут находиться на разных листах. Правомерна формула = А1*Лист4!СЗ, вычисляющая произведение двух чисел: из ячейки А1 текущего листа и из СЗ рабочего листа 4.
Разделение окна
Команда (Окно/Разделить) делит окно на 2 или на 4 окна. Линии раздела проходят всегда через активную клетку, в которой находится курсор (чуть левее и чуть выше). Эта же операция выполняется мышью - ее курсор устанавливают на манипулятор - разделитель (узкий темный прямоугольник над стрелкой линейки прокрутки) и при нажатой левой клавише перемещают.
2.2.Контрольные вопросы
1. Как строятся адреса клеток таблицы?
2. Что такое абсолютный и относительный адрес?
3. Как ввести в ячейку таблицы формулу?
4. Как копировать формулу?
2.3.Практическое задание 1.
1. Запустить программу электронных таблиц Ехсеl.
2. Ознакомиться с элементами окна; определить назначение значков на панелях инструментов (стандартной и форматирования). Убрать панели инструментов с экрана и восстановить их.
3. Опробовать все варианты выделения интервалов ячеек.
4. Выполнить ввод данных в ячейки различными способами.
5. Опробовать различные варианты форматов ячеек, используя меню Формат/Ячейки… .
6. Выполнить ввод названий дней недели в ячейки АЗ:НЗ Автозаполнением,
7. Создать таблицу 1 по расчету заработной платы:
Расчет заработной платы Таблица 1
| ФАМ | Должн. | Оклад | Налог | Пенс. отчисл. | К выдаче |
| Иванов | Лаборант | … | |||
| Кротов | Юрист | … | |||
| Сизова | Референт | … | |||
| Попов | Директор | … | |||
| … | … | … | |||
| ИТОГО |
6.1. набрать заголовок таблицы;
6.2. продолжить ввод данных (фамилии и оклады) в таблицу;
6.3. ввести и скопировать формулы, вычисляющие подоходный налог (0,12 от оклада), пенсионные отчисления (1%от оклада) и результирующие выплаты;
6.4. сформировать итоговые ячейки по окладу и выплатам.
8. Создать Таблицу 2 (как вариант Таблицы 1) на Листе 2 рабочей книги, выполнив следующие действия:
7.1. использовать копирование необходимых данных и форматов первой таблицы через буфер обмена с применением команды Правка-Специальная вставка и соответствующих опций;
7.2. задать в новой таблице значения процента подоходного налога и пенсионных отчислений в отдельных ячейках, в формулах использовать абсолютные ссылки на эти ячейки.
7.3. вычислить итоговые значения (как и в первой таблице),
9. Изменить значение одного из окладов, проанализировать результат
10. Изменить значение процента подоходного налога, проанализировать результат.
11. Разделить окно на два подокна разными способами, вывести на экран разные части одной таблицы, убрать разбиение.
12. Построить диаграммы:
11.1. для Таблицы 1 – круговую диаграмму, отражающую распределение окладов сотрудников;
11.2. для Таблицы 2 – гистограмму, отображающую оклады и результирующие выплаты сотрудникам.
13. На новом листе сформировать таблицу значений функции
0.8X/sin(x+1) – 2.8 ln(X^2) при изменении Х от 0,5 до 4 с шагом 0,1
14. Построить график этой функции.
15. Рабочую книгу сохранить и выйти из системы Ехсеl.
Функция ЕСЛИ.
Логическая функция ЕСЛИ широко применяется при решении различных задач, т.к. позволяет по условию выбирать различные пути решения. Эта функция имеет три аргумента. Ниже представлен ее синтаксис. ЕСЛИ(лог_выраж; значение_если_истина, значение_если_ложь)
Выполняется эта функция следующим образом: если <лог_выраж> (1-й аргумент функции) - истина, то результатом будет <значение_если_истина> (2-й аргумент функции), иначе - <значение_если_ложь> (3-й аргумент функции).
В качестве логических выражений могут использоваться:
-логические отношения - два арифметических выражения, соединенные символом операции отношения, например, х > К-1;
- логические одночлены - два или более логических отношения, соединенные логической операцией "И"; х>10 И х<15; в Ехсеll такие выражения записываются по-другому (в префиксной форме - т.е. символ операции находится перед аргументами): И(х> 10; х< 15); данное выражение имеет значение истина, если значение х лежит между 10 и 15;
-логические многочлены - два или более логических одночлена, соединенные операцией "ИЛИ": ИЛИ (х=2; у=2; z=2) данное выражение истинно, если хотя бы одна из трех переменных - х, у, z - равна 2.
Списки
Список - это организованная специальным образом информация таблицы - каждый столбец содержит данные одного типа, каждая строка в списке является записью. Все записи имеют одинаковую структуру, т.е. состоят из одних и тех же полей. Организация данных в списке аналогична организации баз данных, хотя термин "база данных" применяется чаще по отношению к информации, загруженной в таблицу из внешних баз данных (для этого служит специальное приложение - MS Query).
Если информация таблицы преобразована в список, то ее можно сортировать, фильтровать, суммировать, подводить промежуточные итоги.
Создание списка осуществляется в любом месте рабочего листа в два этапа. В ячейки вводят первую строку списка с именами полей (столбцов), которые определяют структуру списка, и следующие строки с данными, однотипными для каждого столбца. В ячейки можно ввести и формулы. Упорядочивание записей начинают с установки курсора на любую ячейку списка данных (если сортируются все строки) или выделяют область сортировки и выполняют команду Данные-Сортировка. Появляется диалоговое окно с полями Сортировать по.. и Затем по.., позволяющими задать до 3 уровней сортировки при наличии групп данных, т.е. данных, имеющих одинаковые значения в ключевом поле. Так, если упорядочить данные некоторого списка с информацией о сотрудниках по полю "Пол", список будет разбит на две группы - женщин и мужчин. В пределах каждой группы можно еще раз отсортировать данные - по фамилии, по году рождения и т.д.
Часто операция сортировки предшествует вычислению промежуточных итогов по группам записей. Для выполнения этой операции устанавливают курсор в любую ячейку списка, выбирают команду Данные-Итоги, в диалоговом окне устанавливают необходимые опции.
2.6.Контрольные вопросы
1. В каких случаях целесообразно применять функцию ЕСЛИ?
2. Какие виды функций определены в Excel.
3. Что такое список в EXCEL?
4. Как отсортировать список?
2.7.Практическое задание
1. На отдельном листе создать таблицу по представленному ниже образцу:
Экзаменационная ведомость студенческой группы
| ФИО | Математика | Информатика | История | Ср.Балл | Оценка |
| Иванов А. | |||||
| Борисов Б. | |||||
| Володин В. | |||||
| … | … | … | … |
2. Вставить формулы расчета среднего балла для каждого студента, среднего балла по предмету и общего по всем предметам;
3. Ввести в последний столбец формулу с функцией ЕСЛИ, вычисляющую следующие текстовые значения: ОТЛ для студентов, имеющих только "5", . ХОР – для имеющих только "4" и "5", УД – для имеющих "З" и НЕУД – для имеющих "2".
4. Подсчитать в отдельных ячейках (с пояснениями) количество отличников и неуспевающих.
5. Изменить оценки в некоторых строках и проверить результирующие данные.
6. Создать список, включив в него следующие поля: фамилия, год рождения, пол, специальность, стаж.
7. Ввести 15–20 записей (с использованием режима форм, поле специальность не должно иметь более 3 различных значения).
8. Реализовать пример двухуровневой сортировки созданного списка.
9. Получить выборочные данные для лиц одной специальности.
10. Создать вариант списка с подитогами.
11. Найти корни уравнения ln(1+x) – 0.95 sin x + 6/7 = 0, при Хнач= 0 методом подбора параметра;
2.8. Практическое задание 3.Оформление и печать в Excel.
2.8.1.Форматирование таблиц.
Для оформления таблиц можно определять размеры строк и столбцов. Это можно делать с помощью мыши, либо с помощью команды Формат/Столбец/Ширина или Формат/Строка/Высота,при выполнении которых необходимо задать требуемый размер строки или столбца. Кроме того, существует возможность использовать функцию автоподбора ширины столбца и высоты строки. Эта функция определена в команде Формат/Столбец и Формат/Строка.При выполнении этого действия ширина столбца (высота строки) настраивается на самое широкое (высокое) содержимое ячейки в выделенном столбце (строке). Для использования этой возможности необходимо предварительно выделить столбцы (строки), для которых будет выполняться автоподбор.
Для форматирования ячеек в Excel предусмотрено много возможностей, которые определены в команде Формат/Ячейки(Рис.1).Следует отметить, что форматирование изменяет лишь форму отображаемой информации, но не влияет на содержимое ячейки.
Рисунок 7. Формат ячеек.
В этой команде определено несколько вкладок:
· С помощью вкладки Числоможно задавать тип значения ячейки и форму их представления.
· Вкладка Шрифтпозволяет определять вид символов, аналогично формату в Word.
· Вкладка Вид позволяет задавать цветной фон для выделенных ячеек.
· Вкладка Граница используется для задания рамок для ячеек. Excel задает несколько вариантов обрамления, из которых следует выбрать вид обрамления.
· С помощью вкладки Выравниваниеопределяются виды выравнивания значений: по горизонтали или по вертикали.
· С помощью вкладки Защита можно ограничит возможность доступа к содержимому ячейки.
Для удобства работы с таблицей можно задать примечания к ячейкам. Добавление примечаний осуществляется командой Вставка/Примечание.
2.8.2.Подготовка к печати.
Для определения параметров печати используется команда Файл/Параметры страницы(Рис.2).
Рисунок 8. Параметры страницы.
На вкладке Страницазадается размер страницы и вид печати ( альбомная или книжная), аналогично страницам в Word. Вкладка Поляиспользуется для определения величины полей, здесь же можно установить режим центрирования таблицы на странице распечатки по горизонтали и по вертикали. Вкладка Колонтитулы позволяет определять колонтитулы, как в Word. Вкладка Лист указывает диапазон ячеек, выводимых на печать.
2.8.4.Структурирование таблицы.
Если в таблице содержатся как исходные данные, так и результаты их обработки, то можно выводить на печать либо всю таблицу, либо только ячейки с результатами. Для этого используется структура таблицы. При создании структуры таблицы данные разбиваются на уровни: исходные данные; ячейки с формулами, использующие исходные данные, ячейки, использующие результаты обработки исходных данных и т.п.Удобнее создавать структуру в автоматическом режиме. В этом случае к выделенной таблице применяют команду Данные/Группа и структура и задать вариант Создание структуры.
При создании структуры Excel выводит на экран управляющие символы структуры, с помощью которых можно просматривать информацию определенного уровня. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке с указанным уровнем.
2.9. Контрольные вопросы.
1. Как установить требуемую ширину столбца и высоту строки?
2. Для чего используются функции автоподбора?
3. Какие возможности существуют для форматирования ячеек?
4. Как можно определить форму вывода таблицы при печати?
5. Что такое структура таблицы?
2.10. Практическое задание.
1. Запустить Excel.
2. Открыть лист с таблицей Экзаменационная ведомость студенческой гру