Приемка комплектов документов СКВиА

5.2.2.1 Алгоритм приема подлинников электронных документов в СКВиА. Сотрудники СКВиА при приеме комплектов документации:

· проверяют комплекты документов;

· размещают PDF копии в установленном каталоге проектов (переносят каталог PDF из комплекта чертежей в раздел «Чертежи в PDF», с переименованием в имя соответствующего комплекта).

Внесение изменений в архивный комплект документов

5.2.3.1 Алгоритм внесения изменений в архивный комплект документов:

1) Создание версий изменяемых документов в среде электронного хранилища (ответственные - сотрудники СКВиА);

2) Внесение изменений в документы, подготовка документов к передаче в СКВиА, размещение *.PDF версий измененных чертежей в каталоге pdf комплекта и передача в СКВиА (ответственные - сотрудники проектных подразделений);

Проверка измененных документов, установление конечного статуса документов и перенос PDF версий в раздел «Чертежи в PDF» / «Проект в PDF» (ответственные - сотрудники СКВиА).

5.3 Требования к приему на хранение подлинников на бумажном носителе

Регистрация подлинников текстовой документации

5.3.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные на бумажном носителе, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест; нечеткость текста, линий) и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

5.3.1.2 При приеме подлинников документов для учета и хранения проверяют:

- комплектность документов^[2];

- пригодность подлинников, принятых на хранение, для многократного снятия с них копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест)^[3];

- наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль ПСД (ПЛ 3.2-03);

- правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101 (МИ 3.05, СТП 3.04).

5.3.1.3 Все подлинники ПСД, принятые на хранение, регистрируют в электронном журнале регистрации и прохождения ПСД ФИ 3.06-01,МИ 3.06.

Документация сторонних организаций, материалы изысканий при регистрации получают инвентарный номер с маркировкой «МС».

5.3.1.5 При регистрации заполняют следующие реквизиты:

· шифр и наименование проектного документа;

· стадия проектного документа;

· раздел;

· часть;

· изменения в проектном документе;

· инвентарный номер проектного документа;

· дата поступления на хранение.

Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.

5.3.1.8 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.

5.3.1.9 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

5.3.1.13 Прием на хранение в архив СКВиА расчетных материалов и типовых проектных решений должны соответствовать требованиям МИ 3.02, МИ 3.01.