Тема 5. Грамматические нормы делового общения. Объяснительная записка.

Грамматические нормы

Деловая речь должна обеспечивать эффективность делового общения. Для этого она должна быть грамотной. В официально-деловом стиле и шире – в официальном деловом общении - используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Нарушения грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам и, к сожалению, к самым частотным в письменной деловой речи (около 60% всех нарушений языковых норм).

Они многообразны:

1. Неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а/-я вместо нормативных на -ы/-и:

Литературная норма	Разговорная норма
договóр – договóры	дóговор – договорá
инструкторы	инструктора
корректоры	корректора
слесари	слесаря
токари	токаря
крейсеры	крейсера

При наличии колебаний (инспекторы - инспектора) форм на -ы, -и, -а -я вторые сохраняют разговорный или даже просторечный характер (торты - торта).

2. Не следует смешивать со стилистически маркированными формами использование окончаний -ы -и, -а -я для различения смысла в словах: корпуса (здания, войсковые соединения) - корпусы (туловища, штифты); лагеря (исправительные) — лагери (общественно-политические); пропуски (букв) — пропуска (на предприятии).

3. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже, килограммов / килограмм.

4. Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

1) названия парных предметов — ботинок, сапог, чулок (но носков);

2) названия национальностей, территориальной принадлежности:
армян, башкир, англичан, болгар, южан, киевлян;

3) названия воинских групп: солдат, кадет, партизан;

4) названия единиц измерения: ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов.

5. Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания:

Ошибочно	Правильно
срока	срока
по окончанию рабочего дня	по окончании рабочего дня

Предложные сочетания с временным значением - «после чего-нибудь» (род. п.) - пишутся на конце с -и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, — если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до», имеют на конце -я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения реконструкции.

6. Нередко вызывает затруднения склонение сложных слов.

Склоняются обе части слова:

а) если они обозначают рабочие профессии: токарь-карусельщик– токаря-карусельщика ;летчик-испытатель– летчика-испытателя;

б) если они выражены склоняемыми частями: по счету-фактуре; из письма-запроса; от фирмы-партнера по телексу-предложению.

Склоняется только вторая часть сложных слова:

а) если первая часть сложного слова – неизменяемое слово: по соло-векселю; жиро-чека;

б) если первая часть сложного слова – иностранное слово, недавно вошедшее в состав русской лексики: из шоп-тура, по тайм-шиту, о бизнес-центре.

7. Род несклоняемых существительных и сложносокращенных слов и согласование их с определяемыми словами также вызывает иногда затруднения.

При определении рода несклоняемых существительных нужно помнить, что:

а)к среднему роду относятся существительные, обозначающие неодушевленные предметы и субстантивированные несклоняемые слова (совместное коммюнике, шелковое кашне, строгое жюри, наше завтра);

б)к мужскому роду относятся существительные, обозначающие лица мужского пола (расторопный портье, новый атташе, строгий рефери) и животных (крикливый какаду, кенгуру скрылся);

в)к женскому роду относятся существительные, обозначающие лица женского пола (леди, мадам).

8. Род сложносокращенных слов, аббревиатур, образованных посредством соединения начальных букв слов, определяется по роду опорного слова: МГУ (Московский государственный университет — муж. род) открыл курсы, крупная ТЭЦ (электростанция — жен. род), КРУ (управ­ление - ср. род) объявило.

Словосочетание

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления.

Особенно болезненно реагируют на нарушения грамматической структуры клишированные словосочетания, среди которых много синонимичных:

свойственный (кому?) - характерный (для кого?); отказаться (от чего?) - отвергать (что?).

Как видно из примеров, они часто используют различные падежи управления, т.е. имеют различные модели управления. Смешение этих моделей называется контаминацией. Причиной ее является механический перенос синтаксических свойств на близкие по значению или однокоренные слова:

«Поливалентность» глаголов приводит к так называемым ошибкам в управлении падежами и к неполноте выражения. Неполнота выражения особо нетерпима в официально-деловой и научной речи. Поэтому некорректно составленными будут словосочетания, в которых не реализована хотя бы одна валентность глагола, например:

Просим выразить благодарность и наградить денежной премией коллектив филиала Агробанка в связи с предстоящим 10-летним юбилеем.

Здесь мы находим «ошибку в управлении» падежом («выразить... коллектив») и неполноту выражения («выразить - за что!»). Соблюдение полноты выражения (использования словосочетаний в полном виде) устранит и ошибку в управлении падежом:

Просим выразить благодарность коллективу филиала Агробанка за успешную работу и наградить сотрудников денежной премией в связи с предстоящим 10-летним юбилеем деятельности филиала.

Особого упоминания заслуживаетрасширительное употребление дательного падежа с предлогом «по», все чаще в письменных деловых текстах вытесняющее родительный падеж. Такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправленные действия или их результаты.

Например, в словосочетаниях:

Расчет исходя из установленной мощности

Расчет по подтвердительной мощности

И когда первое и второе слово обозначают результаты человеческой деятельности, поэтому замена на предложное сочетание с «по» возможна. Имеются варианты:

правила перевозки грузов и правила по перевозке грузов.

рабочая смета строительства и рабочая смета по строительству.

Однако очень часто конструкции с предлогом «по» нарушают грамматическую структуру словосочетания при передаче отношений принадлежности.

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Родительный падеж
департамент по транспорту	Департамент транспорта
Налоговая инспекция по Ленинскому району	Налоговая инспекция Ленинского района
Главное управление Центрального банка РФ по Костромской области	Главное управление Центрального банка Р. Ф. Костромской области

Допускать грамматическую ошибку в номенклатурном знаке (Налоговая инспекция по Ленинскому району, Департамент по промышленности) - значит тиражировать ее многократно и внедрять как образец в сознание людей.

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Предложный падеж
распоряжение по переводу работников	распоряжение о переводе работников
распоряжение по пенсиям	распоряжение о пенсионных выплатах

Третьей причиной указанных грамматических ошибок является использование формы несогласованного определения вместо согласованного.

Неправильно	Правильно
работы по дизайну	дизайнерские работы
обязательства по договору	договорные обязательства
работы по кровле	кровельные работы
подрядчики по обслуживанию жилищного фонда	подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам:

договора по предоставлению услуг по отоплению; ... обеспечение подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Ленинскому району; ведение делопроизводства по личному составу Департамента по промышленности.

При составлении словосочетаний с предлогами «по» нужно помнить, что предлог «по» традиционно используется в словосочетаниях со значением:

1. Названия лица по профессии, деятельности: менеджер по продажам, мастер по резьбе, специалист по радиотехнике;

2. Названия разного рода бумаг, документов, учреждений,
предприятий: комиссия по ликвидации последствий землетрясения,
агентство по продаже недвижимости, решение по перестройке работы.

3. Названия какого-либо вида деятельности: действия по недопущению срыва графика работ; работа по укреплению производственной дисциплины.

В настоящее время словосочетания с предлогом «по» замещают во всех жанрах деловой письменной речи конструкции с родительным падежом: группы по сбору подписей, менеджер по продажам, план по реорганизации предприятия.

Однако важно отличать допустимые варианты предложных конструкций от ошибочных, имея в виду сформулированное выше правило.

При ведении деловой корреспонденции следует избегать скопления одинаковых падежных форм, которые, помимо неблагозвучия, создают дополнительные трудности в восприятии текста.

Для официально-деловой письменности характерны цепочки форм родительного падежа (превышающие по количеству компонентов оптимальную длину - 4-5 слов): Исходя из необходимости разграничения балансовой принадлежности эксплуатационной ответственности сторон подряда...

Однако поскольку непременной составляющей таких цепочек являются отглагольные существительные с суффиксом -ний-, легко заменяемые глаголом. Такие предложения достаточно просто подвергаются стилистической правке:

Исходя из необходимости разграничить балансовую принадлежность эксплуатационной ответственности сторон...

Для официально-деловой письменности характерно и расширительное использование предлога «на» с винительным падежом:

запрос на скидки; сведения на сто сорок семь фирм; выплаты на

покрытие коммунальных услуг.

Очень часто неразличение форм винительного и родительного падежей связано с влиянием разговорных сокращений - стяжений: расходомеры на эти диаметры — расходомеры (рассчитанные) на эти диаметры; квитанции на счета — квитанции (выписанные на получение денег по счетам).

С другой стороны, клишированное словосочетание отнести на счет (предприятия) часто встречается с ошибочно употребленным предлогом «за»:

отнести за счет предприятия (по аналогии с выполнить за счет экономии средств).

Некоторые словосочетания с одним и тем же предлогом могут вступать в синонимичные отношения:

поступать сообразно (чему) правилам, требованиям – поступать сообразно (с чем) с правилами, с требованиями;

действовать согласно (чему) закону, приказу – действовать согласно (с чем) с законом, с приказом

Помните! Используя те или иные грамматические формы, необходимо разграничивать сферу их употребления, то есть исходить из принципа целесообразности и уместности.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это документ, который составляется для пояснения ситуаций, сложившихся фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях – по инициативе подчиненного. Текст такой записки строится следующим образом: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего.

Второе назначение объяснительной записки – выяснение содержания определенных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Объяснительные записки делятся на две группы: служебные и личные.

Внутренние объяснительные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А-4 или на общем бланке. Если этот документ направляется за пределы учреждения, его оформляют на бланке предприятия и регистрируют. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением: в связи с…, вследствие…,

по причине того, что… и т.п