История возникновения и развития документов
Документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси "Русская правда" –оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитии системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов. После "Русской правды" древнейшим документом считается "Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года". Начальная формула этой грамоты "Се азъ" ... ("Вот я") становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот. Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью. В «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. С 1811 г., после принятия "Общего учреждения министерств", активно формируются характерные черты канцелярского стиля. В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е гг. ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты.
Слово «документ» в переводе с латинского – «поучительный пример», «способ доказательства». В современном употреблении этот термин имеет несколько значений:
1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…
2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.).
3. Письменное свидетельство о чем-нибудь...
Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых разных областях человеческой жизни. Для юриста, например, это, в первую очередь, средство доказательства, для историка – первоисточник, а для работника управления – средство фиксации и передачи информации.
Но для всехдокумент – это «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».
Функции документов:
1) они являются источниками и носителями информации;
2) они являются свидетельством, доказательством определенных фактов и, следовательно, имеют большое правовое значение;
Документы служат материалом для обработки и извлечения необходимой информации.
К документам и их составлениюпредъявляются такие требования:
1) документ должен выдаваться уполномоченным органом или лицом в соответствии с его компетенцией;
2) документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих органов;
3) документ должен быть достоверным, базироваться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.Информация, которая содержится в документах, должна быть полной;
4) документ должен составляться по установленной форме,выполнение которой является обязательной для всех;
5) документ должен быть безупречно отредактированным и оформленным.Внешний вид документа свидетельствует о стиле работы предприятия и личной культуре его сотрудников.
Классификация документов
Можно выделить следующие группы основных документов управления:
• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
Каждый документ имеет свою композицию, т.е. построение, обусловленное его материалом, логичное размещение всех его составных частей. Наиболее рациональным считается композиционное построение, состоящее из трех частей:
-заголовочной (включает реквизиты, размещенные до реквизита «текст»;
- основной (включающей «текст» и «приложения»);
- оформляющей («дата», «подпись», «печать»).
Требования к составлению документов.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.
Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,
текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.
СТРУКТУРА И ОБРАЗЕЦ ТЕКСТА ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление –это документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Заявления подразделяются на две группы: информация по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска и т.п.) и сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе. В отличие от жалобы, в заявлении отсутствует указание на нарушение прав и интересов адресанта.
Текст заявления содержит точное изложение просьбы (предложения, жалобы) и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость, и начинается со слова Прошу (пишется с красной строки с прописной буквы) и обоснования этой просьбы. Для выражения просьбы или ее аргументации следует использовать лаконичные конструкции предложений и указывать точные и конкретные данные.
Просьба чаще всего выражается клишированной языковой формой: Прошу + инфинитив (например, Прошу допустить, Прошу Вашего разрешения + на что, Прошу Вашего согласия + на что?).
Аргументация просьбы обычно вводится следующими конструкциями: ввиду того что..., в связи с тем, что.., потому что.., так как…, учитывая (что?) и т.д.
В качестве обоснования текста заявления может выступать перечень прилагаемых документов, о чем следует написать в тексте заявления с красной строки. В этом случае можно использовать клишированную фразу (например, К заявлению прилагается копия аттестата об окончании средней общеобразовательной школы).
Следует помнить, что к обязательному для заявления слову Прошу не следует добавлять слова, имеющие экспрессивную окраску (например, уважаемый, очень, убедительно и т.п. или выражения в конце заявлениятипа просьбе прошу не отказать.
Дата подачи заявления располагается внизу слева. Число, месяц, год пишутся 15.06.2007 или 15 июня 2007 г.
Оформление реквизитов заявления зависит от принадлежности документа к внутреннему (не выходит за границы организации) или внешнему (пересекает границу организации) варианту.