Отчет по практическим работам № 18, 19
«Основные принципы и правила регистрации документов
в регистрационно – контрольных карточках (РКК).»
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Что такое регистрация (опред.)? | Это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера и записи установленных сведений о нем. |
| Какие правиладолжны выполняться при регистрации документов? | 1) каждый документ регистрируется только один раз 2) все документы регистрируются только в одном месте 3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. |
| Каковы основные цели регистрации документов? | Необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания ему юридической силы. |
| Сроки регистрации? | Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату. |
| Две учетные регистрационные формы? Какие? | Журнальная и карточная, в последнее время - автоматизированная (на ПК). |
| В каком случае используют РКК,а не журнал? | При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации (РКК). |
| Сколько экземпляровРКК составляется на 1 документ? | Количество экземпляров регистрационной карточки обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно - справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом. |
| Календарная шкала карточки (РКК) | Для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен. |
| Графа "Корреспондент" | Указывается название учреждения либо Ф. И. О., место работ или домашний адрес лица, от которого поступил или которому направлен документ. |
| Графа "Дата поступления и индекс документа" | Заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил. |
| Графа "Краткое содержание" | Указывают вид документа (письмо, приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание. |
| Графа "Резолюция или кому направлен документ" | Записываются все резолюции руководителя, которые переносится на карточку без изменений и сокращений. |
| Графа "Отметка об исполнении" | В карточке, составленной на инициативный входящий или исходящий документ - краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе. В карточке, составленной на внутренний документ, указывают конкретные действия по его выполнению и достигнутые результаты. Исполнитель удостоверяет запись подписью с указ. должности и Ф. И. О |
| Графа "Контрольные отметки" | Отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов. |
| Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" | Заполняются при подготовке документов и дел к передаче в архив или в архиве. |
Задание 2.2
2.2.1 Составить список документовподлежащих обязательной регистрации.
2.2.2 Составить список документовне подлежащих регистрации.
2.2.3 Какие справочные материалы используют при регистрации документов?
2.2.4 Самостоятельная работа - зарегистрировать входящие документы из предлагаемого списка и произвести запись в регистрационно –контрольных карточках (РКК).
3 Ответы:
На вопрос 2.2.1 Список документовподлежащих обязательной регистрации.
Это - поступающие из вышестоящих органов, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, предложения, важнейшие письма. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов.
На вопрос 2.2.2 Список документовне подлежащих регистрации.
Это - документы, присланные в копии для сведения;
· - телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
· - месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
· - переводные и аккредитивные телеграммы;
· - извещения об отправке ценностей, о высылке бланков; - и т.д.
На вопрос 2.2.3 Справочные материалы, используемые при регистрации документов?
Это - список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей, номеров их телефонов; и др.
На вопрос 2.2.4 Пример регистрации входящих документов на АО "Старт"
Из организации "Экспо-Бизнес" направлено письмо в АО "Старт" 25.02.2017 №63/17-07
о рассмотрении заявки на участие в выставке - этовходящий документ.
Выставочный Центр Директору
"Экспо-Бизнес" ПАО "Старт"
Москва, 110020, О.Н.Некрасову
тел. __________________ ул. Новая,
факс _________________ Москва, 28115218
25.02.2017 №63/17-07
На №25/08-15 от 12.02.2017
О рассмотрении заявки А.Н.Краснову
на участие в выставке Разработать план мероприятий
по подготовке к выставке, включая
командирование сотрудника.
Срок - 05.03.2017
Некрасов 01.03.2017
Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!
Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.
Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ "Экспо-Бизнес" не позднее 10.03.2017 сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.
С уважением
Директор Центра Страхов Ю.В.Страхов
П.И.Ланину
Откомандировать с 09.03.2017
на 3 дня в ВЦ "Экспо-Бизнес"
ст. специалиста В.А.Петрова
Краснов 02.03.2017
Васильева ПАО "Старт"
215 11 30 Дата 01.03.2017
В дело 08-15 №48/08-15
Лебедева15.03.2017
Регистрационно-контрольная карточка
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Выставочный Центр "Экспо-Бизнес" Корреспондент | |
| Дата и индекс документа (орг., в кот. поступил) 01.03.2017 №48/08-15 | (автор док-та) 25.02.2017 №63/17-07 |
| Краткое содержание о рассмотрении заявки на участие в выставке | |
| Резолюция или кому направлен документ А.Н.Краснову Разработать план мероприятий по подготовке к выставке, включая командирование сотрудника. Срок - 05.03.2017 Некрасов 01.03.2017 | |
| Отметка об исполнении документа 15.03.2017 Краснов |
Оборотная сторона РКК
| Контрольные отметки | ||
| Дата передачи | Наименование подразделения или должность, фамилия лица, которому передан документ | Расписка в получении |
| 01.03.2017 | А.Н.Краснову | Краснов |
| Фонд № Опись № Дело № |
В АО «Старт» поступило Распоряжение Президиума РАН №103-16 от 11.01.2017 117901, Москва Ленинский пр., 14 "Об исполнительской дисциплине учебных учреждений". Распоряжение получено 15.01.2017. Резолюция - Ивановой А.Н. Отнести к документам по общим вопросам.Считайте порядковые номера документов с 1.
Самостоятельно присвоить регистрационный номер входящему документу, используйте следующие коды или другими словами номера дел, в которые будет помещен документ на хранение после исполнения: для документов по общим вопросам - 03.
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | ||
| Президиум РАН , Москва Корреспондент | ||
| Дата и индекс документа(орг., в кот. поступил) 15.01.2017 03/03-1 | (автор док-та) №10/03-116 от 11.01.2017 | |
| Краткое содержание Об исполнительской дисциплине учебных учреждений | ||
| Резолюция или кому направлен документ Ивановой А.Н. | ||
| Отметка об исполнении документа | ||
Оборотная сторона РКК
| Контрольные отметки | ||
| Дата передачи | Наименование подразделения или должность, фамилия лица, которому передан документ | Расписка в получении |
| 15.01.2017 | А.Н.Ивановой | Иванова |
| Фонд № Опись № Дело № |
Задание 2.2.5 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.
a) Все дела, образующиеся в организации, можно пронумеровать сплошной порядковой нумерацией.
b) Все дела организации следует нумеровать сплошной порядковой нумерацией в пределах каждого структурного подразделения.
c) Индекс каждого дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения.
d) Каждая организация применяет свою систему индексации дел, т.к. этот вопрос не регламентируется специальными нормативами.