Опишите температурно - влажностный режим при хранении документов.
| Группы документов | Помещения с регулируемым климатом | Помещения с нерегулируемым климатом | ||
| Температура, оС | Влажность, % | Температура, оС | Влажность, % | |
| Документы на бумажной основе | +17-+19 | 50-55 | +14-+20 | 45-60 |
| Фотодокументы | +15-+20 | 40-50 | +15-+25 | 30-60 |
| Кинодокументы | +12 | 50±5 | не выше +15 | 40-55 |
| Фонодокументы | +18±2 | 60±5 | не выше +20 | 40-77 |
2.2.2 Правила пожарной безопасности:
• Электропроводка быть скрытой, штепсельные розетки внутри помещения – герметичными, переносная электроаппаратура (настольные лампы и т. п.) должна быть снабжена шнурами с резиновой изоляцией, а рубильники – располагаться вне помещений.
• Все электрооборудования обеспечивают заземлением.
• Запрещается применение открытого огня, использование любых нагревательных приборов.
• Во всех помещениях архива запрещается курение, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.
2.2.3 Основные направления обеспечения информационной безопасности офиса руководителя:
· предохранение документов от повреждений, утрат или хищений;
· пресечение незаконного вмешательства в информационные ресурсы офиса;
· недопущение несанкционированного копирования документов, утечки документированной информации, ее искажения, подделки, уничтожения и т. п.;
· защита прав сотрудников предприятия на неприкосновенность их персональных данных;
· особая защита сведений, составляющих государственную тайну (отнесенных к конфиденциальной информации);
· своевременное рассекречивание документов (документированной информации);
· предотвращение необоснованного отказа в доступе к открытым документам (документированной информации), а также их сокрытие;
· недопущение нарушений нормативных требований обработки документированной информации;
· предотвращение отказов технических средств обработки документов, сбоев программного обеспечения информационно-поисковых систем, нарушений персоналом офиса технологической, производственной дисциплины, профессиональных этических норм.
Задание 2.3 Изучив тему, укажите правильный ответ:
? Организация хранения управленческих документов предполагает:
Наличие документов общего и обособленного хранения.
Рациональное размещение документов; контроль за движением документов;
Наличие документов на бумажной основе и на компьютерных носителях.
? Организация хранения управленческих документов предполагает:
Уничтожение документов после резервного копирования.
Не допущение истечения сроков дел кратковременного и долговременного сроков хранения.
Учет документов, поддержка учетных данных в актуальном состоянии.
? В металлических шкафах и сейфах в архиве хранят:
Документы общего и обособленного хранения.
Учетные документы (описи, дела фондов и т. п.
Документы на компьютерных носителях.
? Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают.
не реже 2 раз в неделю
Не реже 1 раза в неделю
не реже 1 раза в 2 недели
? Зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, папкой для циркуляции воздуха должен быть:
Не менее 5 см.
не менее 15 см.
не менее 10 см.
? Текущее хранение дел (документов) не допускается в помещениях:
Расположенных в зданиях, занятых учебными учреждениями.
Расположенных в зданиях, занятых спортивными учреждениями.
Расположенных в зданиях, занятых учреждениями общественного питания
? Главный проход хранилища, не менее
120 см100 см 140 см
? Проходы между шкафами (сейфами) не менее
95 см 75 см65 см
? Расстояние между нижней полкой и полом, не менее
25 см 35 см 15 см
? Одной из причин разрушения документов является
Поглощение ими сернистого газа из окружающего воздуха
Поглощение ими водорода из окружающего воздуха
Поглощение ими азота из окружающего воздуха
? Мероприятия по обеспечению сохранности документов в процессе хранения
Наличие документов как на бумажной основе, так и на компьютерных носителях.
Физико-химическая обработка документов.
Контроль не только управленческих, но и научно-технических документов.
? Фумигация – это защита документов от
Водорода из окружающего воздуха
Токов высокой частоты
Биологических вредителей
? Дезинфекция документов- это
Уничтожение в них плесневых грибов
Уничтожение в них насекомых
Уничтожение в них формальдегида
? Дезинсекция документов- это
Уничтожение в них плесневых грибов
Уничтожение в них насекомых
Уничтожение в них формальдегида
Павлюк «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на ПК»