Регистрационно-контрольная карточка
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент | |
| Дата и индекс документа | |
| Краткое содержание | |
| Резолюция или кому направлен документ | |
| Отметка об исполнении документа |
Оборотная сторона РКК
| Контрольные отметки | ||
| Дата передачи | Наименование подразделения или должность, фамилия лица, которому передан документ | Расписка в получении |
| Фонд № Опись № Дело № |
· Распоряжение Президиума РАН №103-16 от 11.01.2017 117901, Москва Ленинский пр., 14 "Об исполнительской дисциплине учебных учреждений". Распоряжение получено 15.01.2017. Резолюция - Ивановой А.Н. Отнести к документам по общим вопросам. Считайте порядковые номера документов с 1.
Самостоятельно присвоить регистрационный номер входящему документу, используйте следующие коды или другими словами номера дел, в которые будет помещен документ на хранение после исполнения: для документов по общим вопросам - 03.
Регистрационно-контрольная карточка
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент | |
| Дата и индекс документа | |
| Краткое содержание | |
| Резолюция или кому направлен документ | |
| Отметка об исполнении документа |
Оборотная сторона РКК
| Контрольные отметки | ||
| Дата передачи | Наименование подразделения или должность, фамилия лица, которому передан документ | Расписка в получении |
| Фонд № Опись № Дело № |
Задание 2.2.5 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.
a) Все дела, образующиеся в организации, можно пронумеровать сплошной порядковой нумерацией.
b) Все дела организации следует нумеровать сплошной порядковой нумерацией в пределах каждого структурного подразделения.
c) Индекс каждого дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения.
d) Каждая организация применяет свою систему индексации дел, т.к. этот вопрос не регламентируется специальными нормативами.
Отчет по практической работе 20
«Основные принципы и правила регистрации документов
в журналах регистрации.»
1 Цель работы: изучить основные принципы и правила регистрации документов в журналах регистрации.
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| В каком случае используютжурнал,а неРКК? | |
| Графа дата поступления и индекс документа | |
| Графа корреспондент, дата и индекс поступившего документа | |
| Графа краткое содержание | |
| Графа резолюция или кому направляется документ | |
| Графа отметка об исполнении | |
| Сколько ведетсяжурналов регистрациии какие? |
Задание 2.2 Самостоятельная работа - зарегистрировать исходящие документы из предлагаемого списка и произвести запись в журналах регистрации.
Пример регистрации документов на АО "Старт"
· Из АО "Старт" 12 февраля 2017 годанаправлено письмо в Выставочный центр "Экспо-Бизнес" с заявкой на участие в выставке (см.письмо из раздаточного материала).Шифр АО "Старт" 25, номер дела для служебных писем 08 и порядковый номер документа в регистрационном журнале 15 (т.е. регистрац. номер документа имеет вид 25/08-15).Посмотрите на образце письма на рисунке, как проставлен на нем регистр. номер и дата. В поле На №____от ____ запись отсутствует, поскольку документ инициативный и не является ответом ни на какой другой документ, поэтому нет и ссылки на его регистр. номер и дату.
· Письмо №27/17-2 от 16.03.2017 директору ИПК РАН В.А.Мельникову 135247 Москва ул. Вавилова, 40 "О получении целевых средств на приобретение вычислительной техники". Документ подписан директором Л.Н.Лизогуб, копийный экземпляр помещен в дело №17, оригинал отправлен почтой.
· Письмо №27/17-5 от 01.04.2017 руководителю предприятия "Плазма" В.В.Еремееву 235678
г. Павлов-Посад Московской области ул. Осипенко, 3 "Об изготовлении 5-ти комплектов испытательных стендов". Документ подписан директором Л.Н.Лизогуб и главным бухгалтером Т.Г.Лисовой, копийный экземпляр помещен в дело №17, оригинал отправлен почтой.
Задание 2.3 Самостоятельная работа - зарегистрировать входящие документы из предыдущей практической работы и произвести запись в журналах регистрации.
Форма журнала регистрации для входящих документов
| Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание | Резолюция или кому направляется документ | Отметка об исполнении |
2. Форма журнала регистрации исходящих документов
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
Задание 2.4 Изучив тему, ответьте - какое утверждение является правильным?
e) Все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем.
f) Из всех поступающих в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
g) Поступившие в организацию документы регистрируются выборочно, в соответствии с утвержденным Перечнем документов, регистрируемых в службе ДОУ.
h) Поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению.
Почему регистрационные номера входящих и исходящих писем содержат в
своем составе номера дел, в которые подшивается исполненный входящий
документ или копия отправляемого исходящего документа?
a) Письма поступают в организацию и отправляются из организации обычно в большом количестве, поэтому нумеровать их только простыми порядковыми номерами (как, например, внутренние документы) неудобно для дальнейшего практического использования.
b) Смысл такой индексации только в том, чтобы отличать входящие и исходящие документы от внутренних.
c) Такая индексация писем позволяет уже по номеру письма определить его тематику и исполнителей.
d) Указание в номере письма на номер дела позволяет четко систематизировать и быстро искать исполненные письма.