Отчет по практической работе 16
«Работа с исходящими документами»
1 Цель работы: изучить организацию работы с исходящими документами.
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Какие документы относятся к исходящим? | |
| Какими должны быть исходящие документы, подготовленные на подпись? | |
| Какой документ секретарь регистрирует? | |
| Что означает регистрация создаваемых документов? | |
| Правила регистрации исходящих документов (что? Где? Пример). | |
| Сколько печатают экземпляров исходящего документа? Зачем? | |
| Какую ставят дату для отправляемого документа? | |
| В каком виде документы сдаются на отправку? | |
| Сроки отправки? | |
| Какими должны быть документы, предназначенные для отправки? | |
| Что проверяется перед упаковкой? | |
| Если документы оформлены неправильно? |
Задание 2.2
2.2.1 Нарисовать схемуработы с исходящими документами организации.
2.2.2 Что записывают в журналах регистрации исходящей корреспонденции?
2.2.3 Секретарь получил письмо от руководителя,адресованное руководителю другого предприятия – описать этапы отправки данного исходящего документа.
2.2.4 Самостоятельная работа -получить исходящие документы (из раздаточного материала) и провести основные этапы обработки.
Отчет по практической работе 17
«Работа с внутренними документами»
1 Цель работы: Изучить организацию работы с внутренними документами.
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Какие документы относятся к внутренним? | |
| Какими должны быть внутренние документы, подготовленные на подпись? | |
| Все ли внутренние документы регистрируются? | |
| 3 цели регистрации | |
| Что означает регистрация создаваемых документов? | |
| Описать порядок регистрации внутренних документов. Пример регистр. номера? С какого периода нумеруют? | |
| Когда регистрируют внутренние документы? | |
| Как осуществляется передача документов между структурными подразделениями? | |
| Через кого передаются документы? | |
| Какие регистрационные формы для внутренних документов? | |
| Зачем делают пометку в регистрационных формах? | |
| Когда направляется внутренний документ в дело? |
Задание 2.2
2.2.1 Что записывают в журналах регистрации внутренней корреспонденции?
2.2.2 Секретарь получил приказ по основной деятельности. Опишите этапы его обработки. Зарегистрировать документ (составить регистрационный номер).
2.2.3 Описать -на какие группыделятся внутренние документы при регистрации.
2.2.4 Самостоятельная работа -получить внутренние документы (из раздаточного материала) и провести основные этапы обработки.
Задание 2.3 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.
Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:
a)прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
b)составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка;
c)оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.
d)прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
e) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;
Изучив тему, ответить на следующие вопросы:
a) Когда регистрируют внутренние документы?
b) Когда отмечают время получения документа?
c) Что такое подготовка входящего документа к передаче по назначению?
d) Когда направляется входящий документ в дело?
Отчет по практическим работам № 18, 19
«Основные принципы и правила регистрации документов
в регистрационно – контрольных карточках (РКК).»
1 Цель работы: изучить основные принципы и правила регистрации документов в регистрационно –контрольных карточках (РКК).
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Что такое регистрация (опред.)? | |
| Какие правиладолжны выполняться при регистрации документов? | |
| Каковы основные цели регистрации документов? | |
| Сроки регистрации? | |
| Две учетные регистрационные формы? Какие? | |
| В каком случае используют РКК,а не журнал? | |
| Сколько экземпляровРКК составляется? | |
| Календарная шкала карточки (РКК) | |
| Графа "Корреспондент" | |
| Графа "Дата поступления и индекс документа" | |
| Графа "Краткое содержание" | |
| Графа "Резолюция или кому направлен документ" | |
| Графа "Отметка об исполнении" | |
| Графа "Контрольные отметки" | |
| Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" |
Задание 2.2
2.2.1 Составить список документовподлежащих обязательной регистрации.
2.2.2 Составить список документовне подлежащих регистрации.
2.2.3 Какие справочные материалы используют при регистрации документов?
2.2.4 Самостоятельная работа - зарегистрировать 2 входящих документа из предлагаемого списка и произвести запись в регистрационно –контрольных карточках (РКК).
Пример регистрации входящих документов на АО "Старт"
Из организации "Экспо-Бизнес" направлено письмо в АО "Старт" 25.02.2017 №63/17-07(о рассмотрении заявки на участие в выставке - этовходящий документ.
(см.письмо из раздаточного материала).