Создание информационной базы

Была проанализирована информация о конфигураторе, подсистемах, справочниках, документах, регистрах накопления и оборотных регистрах, периодических регистрах, отчетах, макетах, перечислениях и проведении документов по нескольким регистрам.

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. Поскольку такая деятельность может быть довольно разнообразной, система 1С: Предприятие может приспосабливаться к особенностям конкретной области, в которой она применяется. Для обозначения такой способности используется термин конфигурируемость, т.е. возможность настройки системы на особенности конкретного предприятия. Это достигается благодаря тому, что 1С: Предприятие – совокупность различных программных инструментов, с которыми работают разработчики и пользователи. Логически всю систему делят на две части – конфигурацию и платформу, которая управляет работой конфигурации. Т.е. основа системы и различные ее настройки под конкретные условия. Сама по себе платформа не может выполнить никаких задач автоматизации, т.к. она создана для обеспечения работы какой-либо конфигурации. Конфигурация – это синоним прикладного решения.

Существует множество прикладных решений (конфигураций), например: 1С: Управление небольшой фирмой 8, 1С: Бухгалтерия 8, 1С: Предприятие 8. Управление торговлей, 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8, 1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием, 1С: Консолидация 8 и др.

Платформа содержит средства, позволяющие вносить изменения в используемую конфигурацию и даже создать ее с нуля. Для обеспечения таких возможностей система 1С: Предприятие имеет два режима работы: 1С: Предприятие и Конфигуратор.

В результате анализа методов создания информационной базы в системе 1С: Предприятие была пустая информационная база для создания конфигурации для заданного бизнес-субъекта (рисунок 1.1, 1.2).

Рисунок 1.1 – Пустая информационная база в режиме Конфигуратор

Рисунок 1.2 – Пустая информационная база в режиме 1С: Предприятие

Режим 1С: Предприятие является основным и служит для работы пользователей системы. В этом режиме пользователи вносят данные, обрабатывают и получают итоговые результаты.

Режим Конфигуратор используется разработчиками и администраторами информационных баз. Именно этот режим предоставляет инструменты для изменения существующей или создания новой конфигурации.

Объекты конфигурации – детали конструктора, из которого собирается конфигурация. Объекты одного вида отличаются от объектов другого вида тем, что имеют разные свойства. Объекты могут взаимодействовать друг с другом и требуется описать такое взаимодействие. Объекты могут взаимодействовать между собой напрямую или через другие объекты, могут быть сложные объекты, состоящие из более простых. Самое важное качество объектов конфигурации – их прикладная направленность. Объекты представляют собой аналоги реальных объектов, которыми оперирует предприятие в ходе своей работы.

Например, на каждом предприятии существуют различные документы, с помощью которых оно фиксирует факты совершения хозяйственных операций. Точно также в конфигурации существуют объекты вида Документ. Кроме этого, на предприятии ведется учет сотрудников, товаров и т.д. Для этого в конфигурации есть объекты вида Справочник.

В системе 1С: Предприятие разработчик может использовать только ограниченный набор объектов конфигурации, зашитый в платформе. Он только может добавлять в конфигурацию какой-либо из стандартных объектов, поставляемых системой.

Окно свойств (палитра свойств) – специальное служебное окно, которое позволяет редактировать все свойства объекта конфигурации и другую связанную с ним информацию.

Подсистемы

Объект конфигурации Подсистема – основа описания интерфейса 1С: Предприятие 8. Было создано несколько подсистем, определяющих логическую структуру прикладного решения, настроен их внешний вид и порядок их следования в интерфейсе 1С: Предприятие. В простых прикладных решениях можно не использовать подсистемы, но был рассмотрен общий случай их использования.

Подсистемы позволяют выделить в конфигурации функциональные части, на которые логически разбивается создаваемое прикладное решение. Эти объекты располагаются в ветке объектов Общие и позволяют строить древовидную структуру, состоящую из подсистем и подчиненных подсистем. Подсистемы верхнего уровня являются основными элементами интерфейса, т.к. образуют разделы прикладного решения. Каждый объект конфигурации может быть включен в одну или несколько подсистем, в составе которых он будет отображаться. Таким образом, подсистемы определяют структуру прикладного решения, организуют весь пользовательский интерфейс, позволяют рассортировать различные документы, справочники и отчеты по логически связанными с ними разделами, в которых пользователю будет проще их найти и удобнее с ними работать. При этом каждому конкретному пользователю будут видны лишь те разделы, которые ему нужны в процессе работы.

Всю производственную деятельность бизнес-субъекта можно разделить на учет материалов и оказание услуг. А кроме этого, для выполнения специальных административных функций с базой данных нужно иметь отдельную подсистему для администратора. Были созданы пять новых объектов конфигурации Подсистема с именами: Бухгалтерия, РасчетЗарплаты, УчетМатериалов, ОказаниеУслуг, Предприятие.

Окно редактирования объекта конфигурации предназначено для сложных объектов и позволяет быстро создавать такие объекты путем выполнения последовательности действий.

Имя является основным свойством любого объекта конфигурации. Можно использовать имя, присвоенное системой, но лучше использовать свое, более понятное имя. Имя может быть любое, начинающееся с буквы и не содержащее пробела и других специальных символов. Имя объекта является уникальным и служит для обращения к свойствам и методам объекта на встроенном языке.

Свойство Синоним также есть у любого объекта конфигурации и предназначено для хранения альтернативного наименования объекта, которое будет видно пользователю. На Синоним нет никаких ограничений и его можно задавать в привычном виде.

После успешного завершения каждой работы конфигурация была сохранена.

Справочники

Объект конфигурации Справочник предназначен для работы со списками данных. Как правило, в работе любой фирмы используются списки сотрудников, товаров, клиентов, поставщиков и т.д. Свойства и структура этих списков описываются в объектах Справочник, на основе которых платформа создает в базе данных таблицы для хранения информации из этих справочников.

Справочник состоит из элементов. Например, для справочника сотрудники элементом является сотрудник, для справочника товаров – товар. Пользователь в процессе работы может самостоятельно добавлять новые элементы в справочник: новых сотрудников, создать новый товар, внести клиента. В базе данных каждый элемент справочника представляет собой отдельную запись (строчку) в основной таблице, хранящей информацию из этого справочника.

Каждый элемент справочника, как правило, содержит более подробно описывающую этот элемент информацию. Например, все элементы справочника Товары могут содержать дополнительную информацию о производителе, сроке годности и др. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов справочника и для описания такого набора используются реквизиты объекта конфигурации Справочник, которые также являются объектами конфигурации. Можно это представить наглядно как таблицу: Справочник Товары содержит список товаров, имеющих реквизиты (колонки в таблице Товары) Производитель, Поставщик, Наименование. Можно использовать стандартные реквизиты, свойственные выбранному типу Справочника, а можно создать свои, более удобные.

Каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, одинаковой по структуре, но различной по количеству и предназначена для разных элементов справочника. Для описания подобной информации могут быть использованы табличные части объекта конфигурации Справочник, являющиеся подчиненными ему объектами конфигурации. (В этом случае в базе данных будут созданы дополнительные таблицы для хранения табличных частей, подчиненных конкретному элементу справочника.) Для удобства использования элементы справочника могут быть сгруппированы пользователем по какому-либо принципу. Элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника.

Иногда возникают ситуации, когда необходимо, чтобы в справочнике некоторые элементы существовали всегда, независимо от действий пользователя. В таком случае Справочник позволяет описать любое количество таких неизменяемых элементов, называемых предопределенными элементами справочника.

Предопределенные элементы отличаются от обычных тем, что создаются в конфигураторе и пользователь не может их удалить. Все остальные действия с ними он может делать, в том числе переименовывать. В интерфейсе предопределенные элементы помечены специальной пиктограммой.

Формы справочника удобно представлять справочник в разном виде – список, дерево, в определенной последовательности и т.п. Для этого используется объект конфигурации Форма. Форма служит для удобного визуального представления и ввода данных. Система может самостоятельно создать все формы, которые нужны для представления данных Справочника.

Заданное предприятие оказывает услуги по уходу за собой. Для ведения учета потребуется хранить список сотрудников предприятия, которые будут оказывать услуги (рисунок 3.1). Также потребуется список клиентов, с которыми работает фирма (рисунок 3.2). После - перечень услуг (рисунок 3.3), оказываемых фирмой, и список материалов (рисунок 3.4), которые могут быть израсходованы, список складов (рисунок 3.5), где они хранятся.

Рисунок 3.1 – Справочник – Сотрудники

Рисунок 3.2 – Справочник – Клиенты

Рисунок 3.3 – Перечень услуг

Рисунок 3.4 – Справочник – Материалы

Представление объекта нужно задавать тогда, когда синоним задан во множественном числе, или когда описывает множество объектов. Т.е. это название одного объекта списка. Расширенное представление объекта – определяет заголовок формы объекта. Если не задано, используется Представление объекта. Представление списка определяет название списка объектов. Нужно задавать, когда синоним задан в единственном числе. Расширенное представление списка определяет заголовок формы списка. Если не задано, используется Представление списка. Были заданы два свойства Представление объекта – Клиент и Представление списка – Клиенты (последнее необязательно, т.к. будет использован синоним).

Длина кода – важное свойство справочника. Код используется для идентификации элементов (ключевое поле) справочника и содержит уникальное для каждого элемента справочника значение. Платформа может сама контролировать уникальность кодов и поддерживать автоматическую нумерацию элементов справочника. Поэтому от длины кода будет зависеть количество элементов, содержащихся в справочнике.

Имена клиентов для справочника Клиент были взяты произвольные.

Имена для справочника Сотрудники также взяты произвольно. В нем хранится не только ФИО сотрудника, но и информация о его прошлых местах работы. Эта информация однородна по структуре, но разная по количеству, поэтому для ее хранения используется табличная часть справочника.

Справочник Номенклатура содержит информацию об услугах, которые оказывает фирма и материалах, которые при этом могут быть использованы. Они логически собраны в группы.

Были созданы две группы в корне справочника: Материалы и Услуги.

Группа Материалы состоит из 7 элементов:

Расходные материалы:

− Расческа и щеточка для бровей и ресниц;

− Растворитель для краски;

− Одноразовое полотенце;

− Крем питательный;

− Краска для волос.

Оборудование:

− Мойка парикмахерская;

− Кушетка;

Группа Услуги состоит из 6 элементов:

Услуги по уходу за волосами:

− Химическая завивка;

− Окрашивание;

− Мелирование корней;

− Завивка крупные локоны.

Косметологические услуги:

− Чистка лица;

− Окрашивание бровей;

Справочник Склады, который включает в себя предопределенный элемент – склад, разделен на две группы: Основной, на который поступают все материалы, и Розничный.

Документы

Объект конфигурации Документ предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях в организации. Свойства и структура реальных документов описываются в объектах Документ, на основе которых платформа создает в базе данных таблицы для хранения информации из этих документов. Документ обладает способностью проведения. Факт проведения документа означает, что событие, которое он отражает, повлияло на состояние учета. До тех пор, пока документ не проведен, состояние учета неизменно, и документ – не более чем черновик, заготовка. Документ всегда привязан к конкретному времени, что позволяет отражать в базе данных фактическую последовательность событий.

Система 1С: Предприятие умеет отслеживать правильность учета. Пользователь может сам создавать необходимые документы – приходные и расходные накладные, счета, приказы и т.п. Каждый документ может содержать дополнительную информацию, которая подробнее его описывает – реквизиты. Всегда существуют стандартные реквизиты – Дата и Номер. Также Документ может содержать табличную часть для описания набора данных. Для визуализации документа существует несколько основных форм.

Фирма специализируется на услугах по уходу за собой. Для осуществления своей деятельности ей требуются некоторые расходуемые в процессе оказания услуг материалы, поэтому двумя событиями в хозяйственной деятельности фирмы будут поступление материалов и оказание услуг. Для отражения этих событий в базе данных были созданы два документа: Приходная накладная (рисунок 4.1) и Оказание услуги (рисунок 4.2). Первый фиксирует факты поступления в фирму необходимых материалов, а второй – фиксирует оказание услуг и расход материалов, которые используются при оказании этих услуг.

Рисунок 4.1 – Приходная накладная

Рисунок 4.2 – Оказание услуг

Работа в предприятии организована так, что почти всегда поступающие товары идут на основной склад, поэтому для созданного реквизита было установлено свойство автозаполнения. В свойствах реквизита «Значение заполнения» был отмечено Основной. Таким образом, при создании нового документа склад будет сразу заполняться значением Основной и пользователю не придется делать это вручную, что удобно.

После этого в документ была добавлена табличная часть с именем Материалы. Кроме имени табличной части было установлено свойство Проверка заполнения в значение Выдавать ошибку. Тем самым задано условие, что документ Приходная накладная обязательно должен содержать список приходуемых материалов, иначе будет выдано сообщение об ошибке и документ не будет сохранен.

Регистры накопления

В системе 1С: Предприятие есть несколько объектов конфигурации, которые позволяют создавать в базе данных структуры, предназначенные для накопления информации в удобном для последующего анализа виде. Использование регистров позволяет накапливать в них данные, поставляемые различными документами, легко создавать нужные отчеты или использовать эти данные в алгоритмах работы конфигурации. В системе существуют несколько видов регистров.

Регистр накопления предназначен для описания структуры накопления данных. Эти данные будут храниться в таблице в виде отдельных записей, каждая из которых имеет одинаковую, заданную в конфигураторе структуру. Отличительная особенность – не предназначен для редактирования пользователем. Основное назначение регистра накопления – накопление числовой информации в разрезе нескольких измерений, которые описываются разработчиком в свойствах регистра накопления. Виды числовой информации, накапливаемой регистром накопления, называются ресурсами. Например, регистр накопления может накапливать информацию о количестве и сумме товаров на складах. В этом случае он будет иметь измерения Товар и Склад и ресурсы Количество и Сумма.

Изменение состояние регистра накопления происходит при проведении документа и заключается в добавлении в него нескольких записей. Каждая запись содержит значения измерений, значения приращений ресурсов, ссылку на документ, который вызвал эти изменения (регистратор) и направление приращения (приход или расход). Такой набор записей называется движениями регистра накопления. Каждому движению регистра накопления всегда должен соответствовать регистратор – объект информационной базы (обычно документ), который произвел эти движения. Кроме этого, регистр накопления может хранить дополнительную информацию, описывающую каждое движение – реквизиты.

Был добавлен новый объект конфигурации Регистр накопления с именем ОстаткиМатериалов. Расширенное представление списка – Движение по регистру Остатки материалов. Этот заголовок отображается в окне списка записей регистра. На вкладке Подсистемы были отмечены УчетМатериалов, ОказаниеУслуг и Бухгалтерия. После перехода на закладку Данные были созданы измерения регистра:

− Материал, тип СправочникСсылка.Номенклатура;

− Склад, тип СправочникСсылка.Склады;

Затем был создан ресурс Количество с длиной 15 и точностью 3.

Движения документа - это записи в регистрах, которые создаются в процессе проведения документа и отражают изменения, производимые документом.

1С: Предприятие было запущено в режиме отладки. В открывшемся окне видно, что в панели навигации в группе разделов Бухгалтерия, Оказание услуг и Учет материалов есть команда для открытия списка регистра Остатки материалов. Чтобы проследить связь между проведением документа и накоплением информации в регистре, был открыт список приходных накладных (рисунок 5.1, 5.2).

Рисунок 5.1 – Приходная накладная 000000001

Рисунок 5.2 – Приходная накладная 000000002

Простой отчёт

Объект конфигурации Отчет предназначен для описания алгоритмов, при помощи которых пользователь сможет получать необходимые ему данные. Алгоритм формирования выходных данных описывается при помощи визуальных средств или с использованием встроенного языка. В реальной жизни объектам Отчет соответствуют всевозможные таблицы выходных, сводных данных, диаграммы и т.д.

Был создан отчет, который показывает приход, расход и остатки материалов (рисунок 6.1).

Рисунок 6.1 – Отчет – Материалы