Работа с уведомлениями предупредительного контроля

В СЭД реализована автоматическая рассылка ответственным лицам и исполнителям предупредительных уведомлений информационного характера (нотификаций) о подходе срока исполнения (предупредительный контроль) и извещений о просроченных сроках исполнения распорядительных документов и поручений.

Уведомления делятся на два типа:

- Уведомления о приближении срока исполнения;

- Уведомления о нарушении срока исполнения.

Уведомления о приближении срока исполнения

Уведомления о приближении срока исполнения поступают в папку Входящие ежедневно за 5 рабочих дней (без учета выходных и праздничных дней) до приближения срока исполнения распорядительных документов или поручений, включая день исполнения (Рисунок 278):

Рисунок 278

Для просмотра информации о приближении срока исполнения распорядительных документов или поручений необходимо выполнить следующие действия:

1) Откройте уведомление Приближение срока исполнения.

2) В открывшемся уведомлении на закладке Сведения (Рисунок 279)просмотрите информацию о документе/ поручении, по которому поступило уведомление:

Рисунок 279

3) Для удаления уведомления из папки Входящие нажмите кнопку Удалить на форме задачи (Рисунок 280):

Рисунок 280

4) Для закрытия без удаления – кнопку Закрыть.

Уведомления о нарушении срока исполнения

Уведомления о нарушении срока исполнения распорядительных документов или поручений поступают в папку Входящие ежедневно после превышения срока исполнения (Рисунок 281):

Рисунок 281

Для просмотра информации о нарушении срока исполнения распорядительных документов или поручений необходимо выполнить следующие действия:

1) Откройте уведомление Нарушен срок исполнения, кликнув левой кнопкой мыши по названию.

2) В открывшемся уведомлении на закладке Сведения (Рисунок 282),просмотрите информацию о документе/ поручении, по которому нарушен срок исполнения, при необходимости просмотрите карточку объекта, нажав на кнопку :

Рисунок 282

3) Для удаления уведомления из папки Входящие нажмите кнопку Удалить на форме задачи (Рисунок 283):

Рисунок 283

4) Для закрытия без удаления нажмите кнопку Закрыть.

Работа с ЭЦП

Любой, подготовленный в ходе процесса СЭД документ, если он готовится только в электронном виде, должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП). Подписание электронного документа (ЭЦП) делает его юридически значимым и эквивалентным бумажному документу, заверенному собственноручной подписью и/или печатью организации. Также подписанию ЭЦП в СЭД подлежат резолюции, сформированные при исполнении документов, поручений или резолюций.

Подписание ЭЦП выполняется в рамках предусмотренных системой процессов электронного документооборота на этапах, определенных согласно регламентам процессов.

Для подписания ЭЦП рабочее место пользователя должно быть настроено в соответствии с Регламентом настройки рабочего места.

Подписание документа ЭЦП

Для подписания документа ЭЦП в ходе процесса подготовки документа необходимо выполнить следующие действия:

1) В задаче этапа процесса, завершение которого должно подписываться ЭЦП, нажмите кнопку Завершить(см. раздел 18.4).

2) Если на компьютере пользователя установлено несколько сертификатов ключей ЭЦП (такое возможно в случае, если на рабочем месте установлены сертификаты ключей ЭЦП, срок действия которых истек) в открывшемся окне Список сертификатов выберите действующий сертификат, и нажмите кнопку ОК (Рисунок 284):

Рисунок 284

3) Если на компьютере установлен один сертификат ключа ЭЦП или после выбора сертификата в окне Список сертификатов(Рисунок 284) в появившемся окне ввода пароля сертификата ключа ЭЦП введите пароль, установленный при регистрации заявки на сертификат ключа ЭЦП и нажмите кнопку ОК.

Рисунок 285

При выполнении данного действия ключевой носитель ЭЦП электронный идентификатор RuToken должен быть подключен к компьютеру.

Обратите внимание, что в окне ввода пароля в целях обеспечения безопасности работы с ЭЦП НЕ рекомендуется устанавливать флаг Save password (Рисунок 286):

Рисунок 286

В результате выполненных действий документ будет подписан ЭЦП, и система выдаст информационное сообщение (Рисунок 287):

Рисунок 287

Факт подписания документа ЭЦП можно посмотреть на карточке документа, на закладкеСведения в поле Признак подписания ЭЦП (Рисунок 288):

Рисунок 288

Наличие флага в этом поле говорит о том, что документ подписан ЭЦП.