Вопрос 8. Учет документов, выбывающих из библиотеки.

Библиотеки имеют право «изымать и реализовывать документы из своих фондов в

соответствии с порядком исключения документов, согласованным с учредителями

библиотек в соответствии с действующими нормативными правовыми актами. Это

следует из положений закона «О библиотечном деле в РФ».

Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или

частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы

исключаются из библиотечного фонда с возможностью последующей безвозмездной

передачи в другие библиотеки либо реализации.

Исключение (списание) документов – изъятие (удаление) из библиотечного фонда

документов, утративших для данной библиотеки потребительские качества.

Исключение в сетевых базах данных — это удаление данных из некоторого их

подмножества без удаления всего множества данных. Понятия «исключение документов»

и «списание документов» используются в библиотечном деле как синонимы.

Исключение документов определяет выбытие документов из библиотечного фонда как

собрания культурных ценностей, списание – как имущества.

Выбытие документов из библиотечного фонда — оформление в учетной документации

библиотеки исключения документов из библиотечного фонда является одним из

статистических показателей движения фонда библиотеки.

Выбывшие документы передаются: в обменный фонд, на реализацию, в пункты приема

вторичного сырья, на уничтожение самой библиотекой, а также для безвозмездной

передачи физическим либо юридическим лицам.

Причины выбытия (списания) из библиотечного фонда

Причины исключения из фонда: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по

содержанию, непрофильность.

Непрофильность

В Порядке учета понятие «непрофильность» трактуется расширительно

и применительно к конкретной библиотеке: оно не ограничивается, как

ранее, категорией не комплектуемых библиотекой изданий, а охватывает все

причины необходимого исключения документов, если документы не

являются ветхими, дефектными, морально устаревшими. Непрофильность документов

устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного

документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

Издания становятся непрофильными в результате того, что

не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий

документов),

излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими

по оформлению, физическому состоянию изданиями;

по истечении срока хранения документов,

при низком уровне читательского спроса,

при несоответствии электронных документов техническому и программному

обеспечению библиотеки,

перепрофилирования библиотеки.

В целях упорядочения списания документов из библиотечного фонда по причине

«непрофильность» библиотека разрабатывает 1. Критерии отнесения документов к

категории непрофильных и (или) 2.Перечень категорий непрофильных документов и

оформляет их в виде приложения к Порядку исключения документов из библиотечного

фонда или к Профилю комплектования фонда (Тематико-типологическому плану).

Основные критерии отнесения документов к непрофильным:

не соответствие документа изменившемуся статусу, миссии, библиотеки;

не соответствие тематике, виду, типу, экземплярности документов, определенных

Профилем комплектования фонда (Тематико-типологическим планом);

излишняя дублетность экземпляров издания, образуемая вследствие снижения

читательского спроса;

не соответствие информационным потребностям пользователей, выраженное в

отсутствии пользовательского спроса или в показателях спроса ниже установленных

библиотекой;

истечение заранее определенного срока хранения документа.

Утрата

Утрата – пропажа документов из фондов открытого доступа или во время пересылки по

МБА, утеря или не возврат читателями, хищение, необратимая порча, утрата в результате

бедствий стихийного, техногенного или социального характера, утрата по

неустановленной причине (невозможность установления местонахождения документа),

потеря электронных документов в результате вирусной или хакерской атаки.

Утраченными в процессе хранения могут считаться документы, отсутствующие на месте

по неустановленной причине в течение определенного периода, установленного

библиотекой, после выявления их отсутствия (например, в течение трех лет) или после

проверки всего фонда (двух плановых проверок редкого фонда), если пути розыска

исчерпаны.

Утраченными в процессе использования могут считаться документы, не возвращенные в

фонд после выдачи пользователям (читателям, абонентам, сотрудникам) в течение трех

лет, если пути взаиморасчета и розыска исчерпаны.