Ввод, редактирование и форматирование данных
Байдина Н.В., Костянко Н.Ф.
Б18 Основы работы с электронной таблицей Excel: Учебное пособие. - СПб.: Петербургский государственный университет путей сообщения, 2005. -59с.
Библиогр.: 4 назв.
ISBN 5-7641-0125-5
Среди разработчиков информационных технологий в настоящее время наибольшей популярностью пользуется пакет прикладных программ Microsoft Office, и, особенно, электронная таблица Excel. В учебном пособии изложены основные положения работы с электронной таблицей в режиме вычислений.
Учебное пособие предназначено для студентов всех специальностей заочной формы обучения, изучающих дисциплину "Информатика".
УДК 681.3.06
ISBN 5-7641-0125-5 Ó Петербургский государственный
университет путей сообщения, 2005
Ó Байдина Н.В., Костянко Н.Ф., 2005
1. Электронная таблица EXCEL. Основные понятия
Электронная таблица представляет собой вычислительную среду, предназначенную для выполнения различного вида расчетов, построения графиков и диаграмм.
При работе с Ехсеl пользуются следующими основными понятиями: ячейка, рабочий лист, рабочая книга.
Ячейка – это область вычислительной среды, расположенная на пересечении столбца, имеющего стандартную ширину, и строки, имеющей стандартную высоту, которые зависят от настройки системы.
Каждый столбец электронной таблицы имеет имя, состоящее из одной или двух латинских букв. Первые 26 столбцов имеют имена, соответствующие 26 буквам латинского алфавита. Имена следующих столбцов формируются из двух букв по правилу: AA … AZ, BA … BZ и т.д. Строки электронной таблицы обозначаются порядковыми номерами. Каждая ячейка Ехсеl имеет уникальное имя, начинающееся с имени столбца, за которым записывается номер строки. Например: А1, В241, ZС4 и т.д.
Примечание. Существует настройка, при использовании которой строки и столбцы обозначаются своими порядковыми номерами. В этом случае перед номером строки ставится латинская буква R (Row – строка), а перед номером столбца латинская буква С (Columns – столбец). Например, ячейка B3 будет иметь имя R3C2.
Имя ячейки называется еще её адресом, или ссылкой. Различают относительные и абсолютные адреса ячеек.
Относительные адреса ячеек автоматически изменяются средствами Ехсеl, абсолютные – не могут быть изменены автоматически. В отличие от относительных адресов в записи абсолютного адреса перед соответствующим именем столбца и (или) строки записывается символ $.
Например, А1 – относительный адрес, $А1, $А$1, А$1 – абсолютные адреса. По умолчанию все ячейки Ехсе1 имеют относительные адреса (ссылки).
Рабочим листом называется таблица, состоящая из 256 столбцов и 65536 строк. По умолчанию листы электронной таблицы имеют стандартные имена - Лист1, Лист2 и т.д, которые могут быть изменены пользователем. Ячейка на неактивном листе идентифицируется именем листа и ее адресом на листе, которые разделены восклицательным знаком, например: Лист2!D45.
Листы могут быть следующих типов:
- рабочий лист;
- лист модуля – для записи макросов на языке программирования Visual Basic For Application;
- лист диалогового окна – для создания диалогового окна;
- лист диаграмм – для построения диаграмм.
Окно рабочего листа содержит большинство элементов, присущих всем приложениям Windows, но имеет и некоторые особенности:
- внизу окна расположены ярлыки листов, с помощью которых можно обращаться к разным листам рабочей книги, и кнопки прокрутки ярлыков;
- над именами столбцов листа имеется строка формул, которая используется для ввода и редактирования данных;
- слева от строки формул расположено Поле имен, где указывается адрес активной ячейки или имя используемой функции.
Вид окна настраивается с помощью меню Вид,а меню Сервис позволяет задать изображение таких элементов окна как сетка, строка формул, полосы прокрутки и т.д. (диалоговое окно Параметры вкладка Вид).
Примечание. Команда Параметры меню Сервис вкладка Общие позволяетизменить число листов, установленных по умолчанию.
Для добавления нового листа в книгу выполняется команда Лист меню Вставка.
Однако действия с листами рекомендуется производить с помощью контекстного меню, которое отображается на экране монитора при щелчке правой кнопкой мыши на ярлыке листа.
Рабочая книга объединяет несколько листов. Книги имеют по умолчанию стандартные имена - Книга1, Книга2 и т.д., которые могут быть изменены пользователем. При обращении к ячейке неактивной рабочей книги имя книги и расширение заключаются в квадратные скобки, например:[Книга3.xls]Лист2!D45.
Обычно электронные таблицы Excel хранятся в файлах, имеющих расширение xls. Файл имеет расширение xlt, если он содержит шаблоны, которые служат моделью для создания листов в книге. Причем можно пользоваться заранее определенными шаблонами (команда Создать меню Файл) или создавать собственные.
Команда Защита из меню Сервис используется для защиты от несанкционированного доступа рабочей книги, рабочего листа, графических объектов, диаграмм, ячеек.
Рабочую книгу также можно защитить, используя команду Сохранить как из меню Файл. Для этого в диалоговом окне Сохранение документа требуется щелкнуть по кнопке Сервис и выполнить команду Общие параметры. Затем в диалоговом окне Параметры сохранения задать пароль для открытия файла и (или) разрешения записи в файл.
Расчеты в Ехсе1 выполняются в следующих режимах:
- вычислений, когда заполнение и обработка вычислительной среды осуществляется с помощью команд основного меню, стандартной панели инструментов, строки формул;
- полуавтоматическом с помощью макросов;
- автоматическом, когда для заполнения таблицы, выполнения расчетов, построения графиков и диаграмм используются проекты, разработанные средствами системы программирования VBA.
Ввод чисел
Числа при вводе автоматически выравниваются по правому краю ячейки.
Примеры записи чисел:
Целых: 2116; 100; -48.
Вещественных: 0,478; -3,14.
В экспоненциальной форме: 4,095Е+05 (4,095´105).
Обыкновенных дробей: 1 1/4 (11/4); 0 1/3 (1/3). В обыкновенных дробях целая часть от дробной отделяется символом пробела, а если целая часть отсутствует, то вместо нее записывается нуль.
Когда число не помещается в ячейку, оно автоматически записывается в экспоненциальной форме.
Ввод текста
Текст представляется любой комбинацией алфавитно-цифровых знаков и выравнивается по левому краю ячейки.
Если текст занимает больше места, чем ширина ячейки, то он будет распространяться вправо по электронному полю до первой занятой ячейки. Чтобы увидеть введенный текст, необходимо увеличить ширину ячейки, для чего установить указатель мыши на верхнюю разделительную полосу между столбцами (курсор примет вид «) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, передвинуть границу столбца. То же самое можно сделать с помощью команды Столбец меню Формат. Полностью введенный текст отображается в строке формул.
При сохранении значения, отличного от текста, в виде текста, в начале ввода ставится апостроф, например: ’3,05Е10.
Ввод формул
Ввод формулы в ячейку начинается со знака =. Формула записывается в виде выражения, которое может содержать знаки операций, парные круглые скобки, числа, относительные и абсолютные адреса ячеек и функции рабочего листа.
В выражении можно использовать операции: возведение в степень (^), умножение (*), деление (/), сложение (+), вычитание (-). Операции выполняются слева направо в порядке их приоритета. Первыми выполняются операции возведения в степень, последними - сложение и вычитание. Требуемый порядок выполнения операций достигается правильно расставленными круглыми скобками. Для преобразования относительного адреса в абсолютный после ввода относительного адреса нажимается функциональная клавиша F4.
Для просмотра электронной таблицы в режиме формул в меню Сервис выбирается команда Параметры, в диалоговом окне которой на вкладке Вид, в области Параметры окна устанавливается флажок Формулы.
Функции рабочего листа сгруппированы по 9 категориям:
- математические;
- логические;
- дата и время и др.
Обращение к функции записывается в следующем виде:
Имя функции ([Aргумент(ы)])
Имя функции можно ввести с клавиатуры, с помощью командыФункции меню Вставка или нажатием кнопки Мастер Функций(fx) на панели инструментов. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на имени функции на экране монитора отображается диалоговое окно для ввода аргументов. Аргументами функций могут быть и другие функции.
В диалоговом окне, которое отображается на экране монитора, поясняется назначение функции, а при нажатии на значок ? можно получить подсказку по ее использованию. Значок с красной стрелкой 
в правой части поля вводимых параметров сворачивает окно функции.
Например, при вычислении синуса от косинуса угла, значение которого записано в ячейку А1диалоговое окно имеет вид.
Примеры записи математических функций:
| Математическая запись | Запись в ячейке Excel |
sin(cos(x))  | =sin(cos(А1)) или =Sin(COS(а1)) (значение х хранится в ячейке А1) |
| Округление значения ячейки R2 до сотых | =ОКРУГЛ(R2;2) |
 | =EXP(A1)+СТЕПЕНЬ(LOG(A1;2);(1/5)) (значение х хранится в ячейке А1) |
 | =А1*atan(А1)^$b$1/($b$1+0,5) (значение х хранится в ячейке А1, имеющей относительный адрес, а значение y - в ячейке B1, имеющей абсолютный адрес) |
| Вычисление суммы величин, хранящихся в ячейках A1:D4, I8:K10, M3 | =СУММ(A1:D4;I8:K10;M3) (A1:D4 и I8:K10 – смежные диапазоны) |
| Вычисление суммы величин, значения которых хранятся в диапазоне D5:D17, при условии, что значения величин в диапазоне A5:A17 меньше 3400. | =СУММЕСЛИ(А5:А17;"<3400";D5:D17) |
Для просмотра электронной таблицы в режиме формул требуется в меню Сервис выбрать команду Параметры, в диалоговом окне вкладку Вид и в области Параметры окна установить флажок Формулы.
Использование логических функций
Логические функции используются для вычисления логических выражений. Ехсеl позволяет работать со следующими логическими функциями:
Функция ЕСЛИ имеет следующий синтаксис:
ЕСЛИ(Условие;Выражение1;Выражение2)
Она возвращает значение Выражение1, если Условие истинно, и значение Выражение2, если ложно. В записи условия используются знаки операций отношения: =, < , <=, >, >=, < > (не равно).
Например, если в ячейку В1 записана функция: =ЕСЛИ(А1>0;sin(А1);сos(A1)), то ячейке В1 будет присвоено значение выражения sin(А1), если условие А1>0 истинно, и значение выражения сos(A1) - в противном случае.
Функция И имеет следующий синтаксис:
И (Логическое выражение1;Логическое выражение2;…)
Она возвращает значение ИСТИНА, если все логические выражения имеют значения ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если хотя бы одно из логических выражений имеет значение ЛОЖЬ.
Например, функция И, записанная в виде =И(А1>=10;А1<=20), возвращает значение ИСТИНА, если 10£А1£20, и значение ЛОЖЬ в противном случае.
Функция ИЛИ имеет следующий синтаксис:
ИЛИ(Логическое выражение1;Логическое выражение2;…)
Она возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы одно из логических выражений имеет значение ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если все логические выражения имеют значение ЛОЖЬ.
Например, функция ИЛИ, записанная в виде =ИЛИ(А1=5;А1=4), возвращает значение ИСТИНА, если А1=5 или А1=4, и значение ЛОЖЬ, если А1¹5 и А1¹4.
Функция НЕ имеет следующий синтаксис:
НЕ (Логическое выражение)
Функция возвращает значение ИСТИНА, если значение логического выражения ЛОЖЬ, и значение ЛОЖЬ, если значение логического выражения ИСТИНА. Выражение, записанное в виде =НЕ(И(А1>=10;А1<=20)),возвращает значение ЛОЖЬ, если 10£А1£20.
Примечание. А1 и В1 адреса ячеек рабочего листа.
Ввод примечаний
Любая ячейка Excel может иметь всплывающее примечание, поясняющее, что хранится в данной ячейке. Вызов окна для записи текста примечания осуществляется из меню Вставка командой Примечание. После ввода текста примечания нажимается клавиша ENTER, в результате в верхнем правом углу ячейки отображается красный уголок. При наведении курсора мыши на эту ячейку отображается текст примечания.
Чтобы просмотреть все примечания в открытой книге, из меню Вид выбирается команда Примечания.
Ввод гиперссылок
Начиная с версии Excel 97, предоставляется возможность использования гиперссылок. В гиперссылке может быть указан документ любого типа при условии, что на компьютере установлено приложение, необходимое для открытия этого документа. Создание гиперссылки осуществляется с помощью меню Вставка командой Гиперссылка. Например, щелчком по ячейке A1, в которой хранится гиперссылка, вызывается файл анкер.xls, расположенный на диске D в папке Пособие_d.
Работа со списком в ЕXCEL
В теоретической информатике существует понятие реляционной базы данных, которая рассматривается как совокупность нескольких взаимосвязанных, упорядоченных таблиц, обрабатываемых как единое целое. Ячейка такой таблицы рассматривается как элемент данных или поле. Строка таблицы соответствует понятию записи, которая имеет определенную структуру и представляет собой последовательность расположения элементов данных в адресном пространстве. Столбцы - содержат значения элементов данных одного типа.
Электронная таблица Excel не имеет средств создания и обработки реляционных баз данных, так как позволяет работать только с одной таблицей, имеющей описанную структуру. Такого вида таблица в учебном пособии названа Списком.
Excel позволяет работать со списком в режиме вычислений и автоматическом режиме.
Над списком можно выполнить следующие действия:
- заполнение списка конкретными данными;
- вычисление значений элементов данных;
- сортировку записей списка в порядке убывания или возрастания значений элементов данных;
- выборку данных из списка в соответствии с заданными условиями;
- вычисление итоговых данных и др.
Автоматический режим обработки списка предполагает использование макросов и кодов приложений, записанных на языке программирования VBA.
Работа со списком рассматривается в режиме вычислений на примере обработки графика движения поездов по участку в четном направлении.
При обработке графика движения поездов выполняются следующие функции:
- заполнение ведомости (номер поезда, время отправления, время прибытия, время стоянки на промежуточных станциях и поездо-км) по четному направлению движения поездов;
- вычисление времени в движении и времени в пути;
- вычисление итоговых данных без учета и с учетом сборных поездов по участку по показателям время в движении и время в пути;
- вычисление технических и участковых скоростей без учета и с учетом сборных поездов по участку;
- вычисление коэффициентов участковой скорости без учета и с учетом сборных поездов по участку.
Пусть структура записи графика движения поездов имеет вид:
| Номер поезда | Время отправления | Время прибытия | Время в пути | Время стоянки на пр. станциях | Время в движении | Поездо-км |
Вычисления показателей осуществляются по формулам:
- время в пути
= время прибытия - время отправления;
- время в движении
= время в пути - время стоянки на промежуточных станциях;
- итого время в пути со сборным
= S время в пути;
- итого время в пути без сборного
= S время в пути - S время в пути сборных поездов;
- итого время в движении со сборным
= S время в движении;
- итого время в движении без сборного
= S время в движении - S время в движении сборных поездов;
- техническая скорость с учетом сборного поезда
- участковая скорость с учетом сборного поезда
- коэффициент участковой скорости с учетом сборного поезда
Примечание. Техническая и участковая скорости, коэффициент участковой скорости без учета сборного поезда вычисляются по формулам аналогичным приведенным выше, но из расчета исключаются поезда, номер которых превышает 3400.
Сортировка записей списка
Записи списка можно упорядочить в порядке возрастания или убывания значений элементов данных.
Например, необходимо упорядочить список по возрастанию времени стоянки.
| Номер поезда | Время отправления | Время прибытия | Время в пути | Время стоянки на пр.станциях |
| 6:18 | 8:54 | 2,60 | 0:11 | |
| 7:49 | 10:27 | 2,63 | 0:13 | |
| 23:38 | 2:30 | 2,87 | 0:27 | |
| 1:30 | 3:56 | 2,43 | 0:04 | |
| 3:03 | 5:29 | 2,43 | 0:04 | |
| 4:24 | 7:00 | 2,60 | 0:11 | |
| 7:41 | 12:37 | 4,93 | 2:22 |
Для этого требуется:
- установить табличный курсор на любую ячейку списка;
- выполнить команду Сортировка меню Данные.
На экране монитора отобразится диалоговое окно Сортировка диапазона, в котором устанавливаются параметры сортировки.
Результат выполнения команды:
| Номер поезда | Время отправления | Время прибытия | Время в пути | Время стоянки на пр.станциях |
| 1:30 | 3:56 | 2,43 | 0:04 | |
| 3:03 | 5:29 | 2,43 | 0:04 | |
| 6:18 | 8:54 | 2,60 | 0:11 | |
| 4:24 | 7:00 | 2,60 | 0:11 | |
| 7:49 | 10:27 | 2,63 | 0:13 | |
| 23:38 | 2:30 | 2,87 | 0:27 | |
| 7:41 | 12:37 | 4,93 | 2:22 |
Кнопка Параметры может быть использована для сортировки списков, созданных пользователем. Например, пусть задан список, который требуется упорядочить в последовательности, определенной пользователем.
. 
Для этого с помощью вкладки Списки команды Параметры меню Сервисв поле Элементы списка создается новый список, который задает последовательность сортировки и нажимаются кнопки Добавить - ОК.
Затем выполнить следующие действия:
- на рабочем листе выделить исходный список;
- выполнить команду Сортировка из меню Данные;
- в диалоговом окне Сортировка диапазона установить параметры сортировки
- щелкнуть по кнопке Параметры;
- в диалоговом окне Параметры сортировки из раскрывающегося списка выбрать требуемую последовательность сортировки, нажать кнопку ОК.
В результате выполнения перечисленных действий получим отсортированный список.
Выборка данных из списка
Выборка данных может осуществляться по значению любого элемента списка. Например, из списка
| Номер поезда | Время отправления | Время прибытия | Время в пути | Время стоянки на пр.станциях |
| 6:18 | 8:54 | 2,60 | 0:11 | |
| 7:49 | 10:27 | 2,63 | 0:13 | |
| 23:38 | 2:30 | 2,87 | 0:27 | |
| 1:30 | 3:56 | 2,43 | 0:04 | |
| 3:03 | 5:29 | 2,43 | 0:04 | |
| 4:24 | 7:00 | 2,60 | 0:11 | |
| 7:41 | 12:37 | 4,93 | 2:22 |
требуется выбрать поезда, которые прибыли на станцию в заданный промежуток времени.
Для этого табличный курсор устанавливается на любом элементе списка и выполняются команды Фильтр - Автофильтр из меню Данные. В результате в таблице рядом с названиями столбцов отображаются кнопки раскрывающихся списков.
Для выбора из списка записей, удовлетворяющих заданному условию, необходимо:
- раскрыть список того поля, по значению которого будет осуществляться выборка записей;
- выбрать один из допустимых критериев: Все, Первые 10, Условие или точные значения.
При выборе критерия Условие отобразится диалоговое окно Пользовательский автофильтр, в котором можно проводить отбор записей по одному или двум критериям.
В диалоговом окне указывается имя поля, по значению которого необходимо осуществить выборку (в примере Время прибытия). Пользователем в текстовых полях, сопровождаемых соответствующими надписями, задается условие поиска.
Если условие поиска содержит одну логическую операцию (например, необходимо получить список поездов, которые прибыли на станцию не ранее 8:10), то условие поиска ("больше или равно" и "8:10") записывается в первой паре смежных текстовых полей.
Если для записи логического выражения требуются две логические операции, связанные одним из логических операторов И или ИЛИ (устанавливаются с помощью переключателя), то значение второй логической операции и соответствующее значение поля устанавливаются во второй смежной паре текстовых полей (например, необходимо получить список поездов, которые прибыли на станцию в промежуток времени от 8:10 до 18:00).
После того как задано условие отбора, необходимо щелкнуть по кнопке ОК. Основной список заменится списком, соответствующим критерию выбора.
Для восстановления основного списка следует щелкнуть по кнопке раскрывающегося списка, и выбрать критерий Все.
При использовании Расширенного фильтраможно осуществить поиск по значениям нескольких элементов списка, при этом условия отбора с соответствующими именами элементов данных могут располагаться в любом месте таблицы. В поле Диапазон условийдиалогового окнаРасширенный фильтруказывается диапазон ячеек, где расположены условия отбора.
Если результат необходимо разместить вне исходного списка, то в области Обработка включается переключатель скопировать результат в другое место и указывается адрес первой ячейки нового списка в области Поместить результат в диапазон. При этом в выбранном списке выводятся элементы данных, которые были указаны в условии отбора, включая значения промежуточных столбцов (если они имеются).
Например, необходимо выбрать поезда с временем стоянки больше 15 минут и временем в пути больше двух часов.
При задании этих условий в диапазоне A1:B2 с помощью команды Расширенный фильтр диалоговое окно будет иметь следующий вид:
 |
Результат отбора разместится в диапазоне, начиная с ячейки H1.
 |
Анализ результата показывает, что в выбранном списке отсутствуют номера поездов. Для получения номеров поездов можно искусственно ввести третье условие: Номер поезда>0.
Результат разместится в исходном списке, если в области Обработка включить переключатель фильтровать список на месте
Задания к лабораторной работе № 4
Построить график функции, используя электронную таблицу Excel.
Вариант 1
Вариант 2
Вариант 3
Вариант 4
Вариант 5
Вариант 6
 |
Вариант 7
 |
Вариант 8
Вариант 9
Вариант 10
Вариант 11
Вариант 12
Вариант 13
Вариант 14
Вариант 15
Вариант 16
Вариант 17
Вариант 18
Вариант 19
Вариант 20
Вариант 21
Вариант 22
Вариант 23
Вариант 24
 |
Вариант 25
Вариант 26
Вариант 27
 |
Вариант 28
Вариант 29
Вариант 30
Библиографический список
1. Э.К.Лецкий, В.И.Панкратов, В.В.Яковлев и др. Информационные технологии на железнодорожном транспорте: Учеб. Для вузов ж.-д. трансп. - М.: УМК МПС России, 2000. – 680с.
2. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000. – СПб.: Питер, 2001.
3. Браун С. Visual Basic 6. Учебный курс. − СПб., 1999.
4. Костянко Н.Ф., Байдина Н.В. Программирование основных алгоритмических структур на языке программирования Visual Basic. Методические указания к выполнению лабораторных работ по дисциплине "Информатика". – СПб.: ПГУПС 2002.
Содержание
2.1. Ввод чисел............................................................................... 6
2.2. Ввод текста. 6
2.3. Ввод данных типа Дата и Время. 6
2.4. Ввод формул. 7
2.5. Ввод примечаний. 11
2.6. Ввод гиперссылок. 11
2.7. Вставка графических объектов. 12
2.8. Ввод данных в диапазон ячеек. 12
2.8.1. Ввод данных с помощью режима Автозаполнение…12
2.8.2. Ввод данных командой Заполнить меню Правка…..13
2.9. Редактирование ячеек рабочего листа. 14
2.10. Форматирование ячеек рабочего листа. 14
4.1. Заполнение списка конкретными данными. 18
4.2. Подведение итоговых данных и расчет скоростей…………..
движения поездов. 22
4.3. Сортировка записей списка. 23
4.4. Выборка данных из списка. 26
4.5. Поиск максимального значения элемента данных списка. 30
4.6. Вычисление показателей с помощью команды Итоги. 31
4.7. Вычисление показателей с помощью команды………………..
Сводная таблица. 33
Библиографический список. 56
Учебное издание
Байдина Наталия Владимировна
Костянко Наталья Федоровна
ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ
ТАБЛИЦЕЙ EXCEL
Учебное пособие
по дисциплине "Информатика"
для студентов заочной формы обучения всех специальностей
Опубликовано в авторской редакции
Компьютерная верстка Байдина Н.В.
Подписано в печать с оригинал-макета
Формат 60´84 1/16. Бумага для множ. апп. Печать офсетная.
Усл. печ. л. Уч.-изд. л. Тираж .
Заказ Цена
Петербургский государственный университет путей сообщения.
190031, СПб., Московский пр., 9.
Типография ПГУПС. 190031, СПб., Московский пр., 9.
Байдина Н.В., Костянко Н.Ф.
Б18 Основы работы с электронной таблицей Excel: Учебное пособие. - СПб.: Петербургский государственный университет путей сообщения, 2005. -59с.
Библиогр.: 4 назв.
ISBN 5-7641-0125-5
Среди разработчиков информационных технологий в настоящее время наибольшей популярностью пользуется пакет прикладных программ Microsoft Office, и, особенно, электронная таблица Excel. В учебном пособии изложены основные положения работы с электронной таблицей в режиме вычислений.
Учебное пособие предназначено для студентов всех специальностей заочной формы обучения, изучающих дисциплину "Информатика".
УДК 681.3.06
ISBN 5-7641-0125-5 Ó Петербургский государственный
университет путей сообщения, 2005
Ó Байдина Н.В., Костянко Н.Ф., 2005
1. Электронная таблица EXCEL. Основные понятия
Электронная таблица представляет собой вычислительную среду, предназначенную для выполнения различного вида расчетов, построения графиков и диаграмм.
При работе с Ехсеl пользуются следующими основными понятиями: ячейка, рабочий лист, рабочая книга.
Ячейка – это область вычислительной среды, расположенная на пересечении столбца, имеющего стандартную ширину, и строки, имеющей стандартную высоту, которые зависят от настройки системы.
Каждый столбец электронной таблицы имеет имя, состоящее из одной или двух латинских букв. Первые 26 столбцов имеют имена, соответствующие 26 буквам латинского алфавита. Имена следующих столбцов формируются из двух букв по правилу: AA … AZ, BA … BZ и т.д. Строки электронной таблицы обозначаются порядковыми номерами. Каждая ячейка Ехсеl имеет уникальное имя, начинающееся с имени столбца, за которым записывается номер строки. Например: А1, В241, ZС4 и т.д.
Примечание. Существует настройка, при использовании которой строки и столбцы обозначаются своими порядковыми номерами. В этом случае перед номером строки ставится латинская буква R (Row – строка), а перед номером столбца латинская буква С (Columns – столбец). Например, ячейка B3 будет иметь имя R3C2.
Имя ячейки называется еще её адресом, или ссылкой. Различают относительные и абсолютные адреса ячеек.
Относительные адреса ячеек автоматически изменяются средствами Ехсеl, абсолютные – не могут быть изменены автоматически. В отличие от относительных адресов в записи абсолютного адреса перед соответствующим именем столбца и (или) строки записывается символ $.
Например, А1 – относительный адрес, $А1, $А$1, А$1 – абсолютные адреса. По умолчанию все ячейки Ехсе1 имеют относительные адреса (ссылки).
Рабочим листом называется таблица, состоящая из 256 столбцов и 65536 строк. По умолчанию листы электронной таблицы имеют стандартные имена - Лист1, Лист2 и т.д, которые могут быть изменены пользователем. Ячейка на неактивном листе идентифицируется именем листа и ее адресом на листе, которые разделены восклицательным знаком, например: Лист2!D45.
Листы могут быть следующих типов:
- рабочий лист;
- лист модуля – для записи макросов на языке программирования Visual Basic For Application;
- лист диалогового окна – для создания диалогового окна;
- лист диаграмм – для построения диаграмм.
Окно рабочего листа содержит большинство элементов, присущих всем приложениям Windows, но имеет и некоторые особенности:
- внизу окна расположены ярлыки листов, с помощью которых можно обращаться к разным листам рабочей книги, и кнопки прокрутки ярлыков;
- над именами столбцов листа имеется строка формул, которая используется для ввода и редактирования данных;
- слева от строки формул расположено Поле имен, где указывается адрес активной ячейки или имя используемой функции.
Вид окна настраивается с помощью меню Вид,а меню Сервис позволяет задать изображение таких элементов окна как сетка, строка формул, полосы прокрутки и т.д. (диалоговое окно Параметры вкладка Вид).
Примечание. Команда Параметры меню Сервис вкладка Общие позволяетизменить число листов, установленных по умолчанию.
Для добавления нового листа в книгу выполняется команда Лист меню Вставка.
Однако действия с листами рекомендуется производить с помощью контекстного меню, которое отображается на экране монитора при щелчке правой кнопкой мыши на ярлыке листа.
Рабочая книга объединяет несколько листов. Книги имеют по умолчанию стандартные имена - Книга1, Книга2 и т.д., которые могут быть изменены пользователем. При обращении к ячейке неактивной рабочей книги имя книги и расширение заключаются в квадратные скобки, например:[Книга3.xls]Лист2!D45.
Обычно электронные таблицы Excel хранятся в файлах, имеющих расширение xls. Файл имеет расширение xlt, если он содержит шаблоны, которые служат моделью для создания листов в книге. Причем можно пользоваться заранее определенными шаблонами (команда Создать меню Файл) или создавать собственные.
Команда Защита из меню Сервис используется для защиты от несанкционированного доступа рабочей книги, рабочего листа, графических объектов, диаграмм, ячеек.
Рабочую книгу также можно защитить, используя команду Сохранить как из меню Файл. Для этого в диалоговом окне Сохранение документа требуется щелкнуть по кнопке Сервис и выполнить команду Общие параметры. Затем в диалоговом окне Параметры сохранения задать пароль для открытия файла и (или) разрешения записи в файл.
Расчеты в Ехсе1 выполняются в следующих режимах:
- вычислений, когда заполнение и обработка вычислительной среды осуществляется с помощью команд основного меню, стандартной панели инструментов, строки формул;
- полуавтоматическом с помощью макросов;
- автоматическом, когда для заполнения таблицы, выполнения расчетов, постро