Основы документооборота в таможенных органах

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – ЭТО ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ЭЛЕМЕНТ ОФОРМЛЕНИЯ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА, НАПРИМЕР ПОДПИСЬ, ПЕЧАТЬ, ТЕКСТ И ДР.

Реквизиты документов. Требования к оформлению реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительных документов, которые необходимо использовать при составлении и оформлении официальной документации. Таких реквизитов тридцать:

1 - Государственный герб Российской Федерации;

2 - герб субъекта Российской Федерации;

3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 - код организации;

5 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 - код формы документа;

8 - наименование организации;

9 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17- резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Нормы ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно- распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт Основы документооборота в таможенных органах 4 устанавливает общие требования к организационно-распорядительным документам, оформляемым машинописным способом, оговаривает разрешенные форматы документов, расположение и состав информационных элементов, приводит требования к бланкам и текстам документов. Правила и требования стандарта носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, эффективно использовать рабочее время, уходящее на составление и обработку официальных документов. Нормы ГОСТ Р 6.30-2003 были учтены при создании «Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» (далее Типовая инструкция), которая регламентирует правила оформления и работы с документами в таможенных органах. Согласно Типовой инструкции при подготовке и оформлении документов в таможенных органах используются тридцать реквизитов, которые соответствуют реквизитам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, но имеют определенную специфику: организация – таможенный орган, не используются реквизиты:

02 - герб субъекта Российской Федерации,

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в практике таможенного делопроизводства практически не используются,

07 - код формы документа, которые в практике таможенного делопроизводства.

Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Ссылка па регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (письмо, докладная или служебная записки и др.). Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Резолюция (17) – реквизит, который пишется соответствующим долж- ностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу. Ре- золюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 02.03.2004.

Личная подпись

Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручение в ви- де резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлена факсограмма от

26.10.2003 № 03-15/131.

В дело.

(личная подпись)

27.10.2003

Или

Издан приказ от 14.04.2003 № 12

«О создании экспертной комиссии».

В дело № 01-46.

(личная подпись)

14.04.2003

Основы документооборота в таможенных органах 17 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписы- вается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа, а в отдельных случаях - руководителем таможенного органа, курирующим структурное подразделе- ние, и исполнителем. При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп (приложение 1).

Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в нижнем левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинописном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в таможенном органе.

3. Практическое задание: составьте докладную записку на имя начальника Выборгской таможни (звание, И.О.Ф.), в которой начальник отдела контроля за доставкой и транзитом товаров (звание, И.О.Ф.), просит поощрить премией в размере 4-х окладов старшего инспектора отдела (звание, И.О.Ф.) за добросовестное отношение к исполнению служебных обязанностей и в связи с юбилеем.

(Структурное подразделение)

Выборгская таможня

(адресат)

Выборгская таможня

П.Л. Пономарёвой

Г. Выборг,

Ленинградская обл., 188800

Докладная записка

12.04.2017

№

И транзитом товаров

Старший лейтенант

П.А. Лукьянов

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ

ВАРИАНТ 18

1. Регистрация и индексирование документов. Обязательные реквизиты регистрационных форм. Регистрационный индекс документа.

2. Реквизиты документов: ссылка на регистрационный номер и дату документа, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа.

Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться информационно-поисковые системы. Они должны отвечать следующим требованиям:

а) полно и всестороннее раскрывать состав и содержания включенных в систему документов;

б) обеспечивать оперативный доступ к информации и документам;

в) максимально сокращать время при необходимости обращения непосредственно к документам;

г) обеспечивать рациональную организацию массива документов организации.

Информационно-поисковые системы включают в себя: регистрацию и индексирование документов; информационно-поисковые массивы и базы данных; классификационные справочники; систему оперативного хранения документов. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка и др. Документы, поступившие из ФТС России, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также организаций, предприятий, таможенных органов и др., поступающих на рассмотрение руководства таможенного органа, распорядительные документы (приказы, распоряжения), переписка за подписью руководства таможенного органа, докладные записки на имя руководства таможенного органа регистрируются и учитываются в ОДО. Перечень таких документов следующий:

1. Приказы, распоряжения, решения коллегии Федеральной таможенной службы.

2. Приказы и распоряжения регионального таможенного управления.

3. Решения коллегии регионального таможенного управления (только в таможнях и таможенных постах).

4. Приказы, распоряжения таможни и таможенного поста.

5. Законы, решения, постановления, распоряжения и иные акты субъектов РФ, органов местного самоуправления.

6. Письма Федеральной таможенной службы, регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста.

7. Письма законодательных (представительных) органов государственной власти, органов исполнительной и судебной власти, органов прокуратуры субъектов РФ.

8. Обращения и запросы депутатов.

9. Письма предприятий, учреждений, организаций, объединений, фондов и др.

10. Письма таможенных органов и организаций.

11. Докладные записки на имя руководства таможенного органа.

Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний у начальника таможенного органа регистрируются в отделе обеспечения деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п. Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру, регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений. К таким документам относятся:

1. Письма-ответы на запросы таможенного органа.

2. Письма, присланные в копии для сведения.

3. Копии постановлений о возбуждении уголовных дел, заводимых в таможнях.

4. Копии протоколов и постановлений об административных правонарушениях.

5. Телеграммы и письма о разрешении командировок, отпусков.

6. Сводки и информации, присланные для сведения.

7. Бухгалтерские документы (ведомости, сметы, перечни и др.).

8. Научные отчеты по темам.

9. Статистические отчеты (месячные, квартальные, полугодовые и годовые).

Указанный перечень может дополняться с учетом специфики деятельности таможенного органа. Причем копии постановлений о возбуждении уголовных дел, заводимых в таможнях, копии протоколов и постановлений об административных правонарушениях, бухгалтерские документы, статистические отчеты подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях таможенного органа (отделе бухучета, отделе по борьбе с контрабандой и др.). Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможенного органа комплекса программных средств Основы документооборота в таможенных органах 10 (КПС) «УКИД-Р». Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых и учитываемых документов. Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение.

3.1. Регистрация входящих документов.

После проставления на входящих документах регистрационного штампа они сортируются для внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС «УКИД-Р»:

– «Документы вышестоящих таможенных органов»;

– «Документы организаций, таможен и постов»;

– «Документы реестрового учета».

При вводе основных реквизитов поступивших документов в электронные картотеки баз данных «Документы вышестоящих таможенных органов», «Документы организаций, таможен и постов» осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов. Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в регистрационный штамп. Документы реестрового учета систематизируются по структурным подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную картотеку соответствующей базы данных без присвоения им регистрационных номеров. После ввода основных реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра реестра, один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное подразделение. В электронные карточки баз данных вносятся основные реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям. Правила заполнения полей в электронных карточках баз данных приведены в «Руководстве пользователя» КПС «УКИД-Р». На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме базы «Документы реестрового учета»), распечатывается единая сокращенная форма РКК в двух экземплярах. Один экземпляр РКК с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении документа помещается в картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в это подразделение на исполнение.

3.2. Регистрация исходящих документов. Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в ОДО. Перед регистрацией исходящих документов должностные лица ОДО проверяют наличие на документе подписей и Основы документооборота в таможенных органах 11 соответствующих виз (в том числе и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ. Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от ответственных за делопроизводство структурных подразделений только вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК, полученным подразделением. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в валовую картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается. Документы, оформленные с нарушением требований, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное подразделение на доработку. Номер исходящего письма таможенного органа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и индивидуального порядкового номера по «шахматке», например:

01-18/456, где

01 - обозначение ОДО;

18 - номер дела по номенклатуре;

456 - индивидуальный порядковый номер письма;

Или

14-11/128, где

14 - обозначение структурного подразделения;

11 - номер дела по номенклатуре;

128 - индивидуальный порядковый номер письма.

Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела присваивается и проставляется должностными лицами ОДО. Письма за подписью руководителей структурных подразделений поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за делопроизводство структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная всеми заинтересованными лицами (визовая копия). Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений. После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются штампом «Верно. Инспектор ОДО» с обязательным указанием личной подписи, ее расшифровки и даты. При регистрации основные реквизиты исходящих писем вносятся в электронные карточки базы данных «Переписка», и на каждое письмо распечатывается РКК (если визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается в РКК за получение копии письма). Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем таможенного органа. Если входящий документ исполнен без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и формируется в дело структурного подразделения-исполнителя, ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает в ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается. Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в исключительных случаях с целью срочной отправки адресату. В этом случае на копии письма проставляется штамп «Подлинник получен» с указанием фамилии должностного лица, получившего оригинал письма, его подписи и даты. Письмо, подлежащее размножению для рассылки адресатам, должно поступать в ОДО с заполненным и подписанным руководством структурного подразделения списком рассылки. Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и сброшюрованные.

3.3. Регистрация внутренних документов. Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа осуществляется ОДО. Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого вида приказа:

– по основной деятельности;

– о командировании, наложении взысканий, предоставлении отпусков (учебных, по личным обстоятельствам) – с добавлением индекса «КМ»;

– о поощрении, премировании, награждении – с добавлением индекса «П»;

– о приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении в распоряжение; увольнении со службы, работы и освобождении от должности - с добавлением индекса «К»;

– по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок – с добавлением индекса «А».

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами с добавлением индекса «р». Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям осуществляется по «шахматке» и в пределах календарного года. При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных «Приказы, распоряжения». Докладные и служебные записки, отчеты о командировках на имя руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе данных «Протоколы, докладные записки». Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из порядкового номера с добавлением индекса «дз». Присвоение порядкового номера осуществляется по «шахматке» и в пределах календарного года. Регистрационный номер проставляется в штампе. После присвоения регистрационного номера порядок прохождения докладных и служебных записок следующий:

– сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок и отчетов в электронные карточки базы данных «Протоколы, докладные записки»;

– рассмотренные руководством таможенного органа записки и отчеты возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль;

– распечатываются два экземпляра РКК, один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО для формирования картотеки записок и отчетов, другой вместе с документом передается в это структурное подразделение на исполнение.

По окончании исполнения докладные, служебные записки со всеми относящимися к ним документами и экземпляром РКК структурное подразделение возвращает в ОДО, где:

а) в электронные карточки базы данных «Протоколы, докладные записки» вносятся отметки об исполнении;

б) представленный структурным подразделением экземпляр РКК со сведениями об исполнении помещается в картотеку записок и отчетов, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.

Регистрация докладных и служебных записок на имя руководителей структурных подразделений осуществляется ответственными за делопроизводство этих подразделений. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, присваиваемого по «шахматке» и в пределах календарного года. Размножение, контроль за исполнением указанных записок осуществляют ответственные за делопроизводство структурных подразделений-исполнителей. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, представляющую собой картотеки и классификационные справочники, выполненные традиционным или электронным способом. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут составить следующие справочные картотеки (по корреспондентам, по видам документов, по авторам, по географическим признакам и др.). Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников, включающих в себя:

– классификаторы вопросов деятельности;

– классификаторы видов документов;

– классификаторы корреспондентов; – классификаторы резолюций;

– классификаторы исполнителей;

– классификаторы результатов исполнения документов;

– номенклатуры дел.

Помимо перечисленных классификаторов в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по реквизитам (заголовкам, видам документов, датам принятия, номеру документа и т.д.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в документе).

2. Нормативные правовые акты ФТС России в области документационно-информационного обеспечения управления деятельностью таможенных органов Таможенные органы в работе с управленческими документами соблюдают нормы вышеперечисленных нормативно-правовых документов, так как они составляют основу законодательства в области российского делопроизводства. Однако базовым документом правового регулирования работы с официальными документами в таможенных органах является «Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах», утвержденная приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160.Типовая инструкция была позже редактирована Приказом ФТС России от 15.11.2007 № 1412 и Приказом ФТС России от 27.05.2011 № 1095. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. До утверждения новой инструкции работу с документами в таможенных органах регламентировали: Приказы ГТК России от 09.03.1999 № 150 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах», от 10.04.2000 № 290 «О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» и от 15.09.2003 № 1006 «О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах», которые впоследствии утратили силу.