Формування організаційної системи управління зовнішньоекономічної діяльності підприємства

РОЗДІЛ 1

Зовнішньоекономічна діяльність згідно статуту організації виконується відповідно до Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» і іншими законодавчими актами, виходячи з мети і місії товариства, на основі самоокуповування і самофінансування.

Підприємство може виконувати експортно-імпортні операції самостійно або ж на підставі угоди із зовнішньоторговельними установами, а також бартерні угоди відповідно до чинного законодавства.

Підприємство згідно із законодавством України може створювати спільні підприємства з іноземними фірмами, як на своїй території, так і за кордоном, відкривати філіали і фірми за кордоном, а також надавати маркетингові і посередницькі комерційні послуги іноземним фірмам.

Підприємство в установленому порядку відкриває валютний рахунок, може брати валютний кредит, брати участі, у валютних аукціонах.

Підприємство має право брати участь в створенні і роботі міжнародних виставок, ярмарок, семінарів, симпозіумів, лотерей, а також в інших формах співпраці з іноземними фірмами,

З метою підвищення ефективності підготовки кадрів товариство може направляти своїх фахівців на стажування (роботи) в іноземні фірми і організації.

Організація зовнішньоекономічної діяльності - дуже складна і клопітка робота. Вона вимагає уважного опрацювання таких питань як коньюктура ринку, потенціальні покупці і продавці, встановлення ділових контактів з ними, проведених переговорів, підписання угод і т.д.

Тому, для ефективного керівництва зовнішньоекономічною діяльністю на рівні підприємства, необхідна адекватна до умов його роботи структура управління. Слово «структура» означає каркас, основу. Будь-яке підприємство має відповідний каркас, що пов'язує всі його підрозділи, служби, органи.

Розрізняють:

- організаційно-виробничу структуру;

- структуру управління;

- організаційну структуру підприємства.

На будь-якому підприємстві є системи, які управляють і якими управляють. До першої відносяться органи, служби, апарат управління. До іншої - виробничі підрозділи (цехи, участки, відділи).

Організаційно-виробнича структура відображає побудову системи, якою управляють, структура управління - системи, яка управляє, а організаційна структура підприємства - побудову і взаємозв'язок обидвох даних систем.

Таким чином, система управління зовнішньоекономічною діяльністю відображає побудову системи управління в даній сфері, тобто органи, служби, апарат, що здійснює управління зовнішньоекономічною діяльністю.

Апарат управління будується з урахуванням необхідного оновлення ланок (по горизонталі) і ступенів чи рівнів управління (по вертикалі). Ланка управління - це структурний підрозділ чи окремі спеціалісти, що виконують відповідні функції управління.

Організаційна структура управління зовнішньоекономічною діяльністю як складова частина внутріфірмового управління визна як її складової. Загальноприйнято вважати стратегію засобом виживання фірми шляхом адаптування до середовища, а структуру - конструкцією, що її підтримує. Ланки ланцюга середовище - стратегія - структура взаємопов'язані і взаємозумовлені. Якщо вони не відповідають одне одному, то під загрозу ставиться саме існування фірми.

Організаційна система управління зовнішньоекономічною діяльністю визначається тією метою і завданнями, які вона покликана вирішувати. ЇЇ мета - максималізація прибутку на довготривалий період за рахунок ефективної участі в міжнародному підприємництві. Організаційна структура управління зовнішньоекономічною діяльністю, як і внутріфірмового управління, повинна постійно розвиватися і вдосконалюватися, пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі і сфері управління. Її форми і методи не можуть залишатися незмінними.
Перед підприємствами - суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності завжди стоять два важливих питання:

1) Як сформувати найбільш сприйнятливу і ефективну оргструктуру управління?

2) Як керувати нею, щоб досягти поставленої мети? На формування організаційної структури управління зовнішньоекономічною діяльністю значний вплив здійснюють такі фактори:

- розмір фірми;

- значення і характер зарубіжної діяльності;

- ступінь диверсифікації і складність продукції, що випускається;

- характер експортної і виробленої на іноземних підприємствах продукції;

- специфіка ринків приймаючих країн і рівень конкуренції на них та ін.

Організаційні форми управління зовнішньоекономічною діяльністю на виробничих підприємствах в Україні багато в чому індивідуалізовані. Разом з тим можна виділити деякі загальні риси.

На виробничих підприємствах, що приймають активну участь у зовнішньоекономічній діяльності, зовнішньоекономічний апарат в даний час існує в основному в двох формах:

1) Відділу зовнішньоекономічних зв'язків (ВЗЕЗ) в рамках діючого апарату управління.

2) Зовнішньоторгової фірми (ЗТФ).

Відділ зовнішньоекономічних зв'язків (ВЗЕЗ) не являється самостійним структурним підрозділом підприємства. Він являє собою частину апарату управління. Його головне завдання полягає в управлінні зовнішньоекономічною діяльністю як елементом єдиної цілісної системи внутріфірмового управління. Цей відділ не займається безпосередньо транспортуванням вантажів, митними процедурами і т. д. Він створюється, як правило, для планування, організації і координації зовнішньоекономічної діяльності (хоч на практиці зустрічаються й інші варіанти).

Головними завданнями ВЗЕЗ підприємства можуть бути:

1) Участь в розробці стратегії зовнішньоекономічної діяльності підприємства.

2) Сприяння розвитку зовнішньоекономічної діяльності підприємства з метою прискорення його соціально-економічного розвитку.

3) Управління експортним потенціалом підприємства, постійне його зміцнення й розвиток.

4) Забезпечення виконання зобов'язань, що випливають з договорів та угод із зарубіжними партнерами.

5) Вивчення коньюктури іноземних ринків, збір і накопичення відповідної інформації.

6) Організація експортно-імпортних операцій, забезпечення їх ефективності.

7) Здійснення рекламної діяльності.

8) Організація протокольних міроприємств та ін. Відповідно до завдань визначаються функції ВЗЕЗ і формується оргструктура управління. ВЗЕЗ зазвичай очолює начальник відділу. Відділ складається із ланок (груп, секторів, бюро і спеціалістів).

Рис. 1.1. Структура відділу ВЗЕЗ в рамках апарату управління підприємством. [18, с 89-95]

Кожен із секторів (груп) має свої конкретні завдання і виконує відповідні функції.

Наприклад, комерційний сектор повинен забезпечувати: виконання зобов'язань по міжнародних контрактах і угодах, участь у підготовці і проведенні комерційних переговорів; організацію поставок згідно контракту і контроль за їх виконанням; перегляд-рекламацій по експорту й імпорту та ін.

Економічний сектор покликаний забезпечувати прогнозування і планування зовнішньоекономічної діяльності підприємства; аналіз ефективності експортно-імпортних операцій; контроль за виконанням плану; валютний контроль і т.д.

Сектор маркетингу як ведуча служба підприємства вивчає коньюктуру світових товарних ринків, приймає участь у визначенні цін на експортну продукцію, в розробці і здійсненні рекламних міроприємств, аналізі конкурентів, можливостей руху товару і т. ін. Завдання науково-технічного сектору: вивчати діючі на світовому ринку технічні вимоги до товару; аналізувати технічний рівень і якість продукції, її конкурентноздатність; брати участь в розробці пропозицій по оновленню виробництва, випуску нової продукції; забезпечувати технічне обслуговування експортної продукції та ін.

Протокольний сектор готує і організовує протокольні міроприємства, виконує доручення керівництва фірми по зустрічах, прийому і проводах представників зарубіжних фірм, які прибули на підприємство з візитом.

На практиці організаційна структура управління зовнішньоекономічною діяльністю підприємства може бути побудована трохи інакше.

Організаційні принципи побудови управління ЗТФ залежить від її завдань і функцій, зображених в уставі.

Основними завданнями ЗТФ, як правило, являються:

1) Планування, організація і регулювання зовнішньоторгових угод.

2) Збільшення об'єму експорту і вдосконалення його структури.

3) Підвищення ефективності імпортних закупок у відповідності до стратегії підприємства.

4) Підвищення конкурентноздатності продукції за кордоном, сприяння покращенню її якості.

5) Вивчення коньюктури товарних світових ринків і виявлення критеріїв та вимог, які ставляться до конкурентноздатності товарів.

6) Вивчення діяльності конкурентів, їх сильних і слабких сторін.

7) Організація післяпродажного обслуговування за кордоном.

8) Вироблення рекламних міроприємств з метою розширення експорту.

9) Забезпечення правового захисту зовнішньоекономічних інтересів підприємства.

10) Участь разом з іншими підрозділами в організації транспортування і збереження продукції.

11) Участь в купівлі-продажу патентів і ліцензій, "ноу-хау".

12) Участь в здійсненні протокольних міроприємств і т. д.

Вирішення цих та інших завдань, що стоять перед ЗТФ, визначає її функції і організаційну структуру управління.

Рис. 1.2. Організаційна структура ЗТФ

Директор ЗТФ, як правило, підлягає директору підприємства чи його заступнику по зовнішньоекономічних зв'язках.

Основними функціональними підрозділами ЗТФ являється маркетингова і оперативно-комерційна служба. Також створюються служби, що забезпечують обслуговування зовнішньоекономічної діяльності фірми: планово-економічних розрахунків, валютно-фінансових операцій, обліку і звітності, юридичних та інженерно-технічних питань.

Кожна із даних служб виконує відповідні функції. В компетенцію маркетингової служби входять:

- участь фірми в розробці стратегії і планів зовнішньоекономічної діяльності підприємства;

- вивчення ринків збуту і можливостей виходу на них;

- забезпечення реклами і руху товару;

- підготовка конкурентних матеріалів і конкурентного листа, необхідних для формування базисних умов контракту;

- прогнозування коньюктури товарних ринків і динаміки цін;

- аналіз ефективності експортно-імпортних операцій і окремих угод;

- збирання, накопичення і обробка необхідної інформації;

- методичне забезпечення роботи по вивченню зовнішніх ринків і вимог до якості продукції;

- забезпечення участі фірми у виставках, ярмарках, аукціонах, торгах та ін.

Функціями оперативно-комерційної служби являються:

- проведення переговорів з іноземними фірмами;

- підготовка комерційних розрахунків по базисних і валютно-фінансових умовах контракту;

- організація поставок (перевезення, страхування зовнішньоторгових вантажів) відповідно до контракту і контроль за їх виконанням;

- забезпечення технічного і гарантійного обслуговування експортної та імпортної продукції;

- перегляд рекламацій по експорту й імпорту;

- ведення комерційної переписки з іноземними фірмами та ін.

В міру розвитку ЗТФ виконання технічних і підготовчих операцій, які здійснюють комерційні й допоміжні підрозділи, може бути централізоване шляхом створення спеціалізованих служб, наприклад, копіювально-розмножувального бюро, бюро переказів, відділу автоматизованої обробки даних, групи комерційних розрахунків та ін.