ПЗ № 5 Оформление приказов
Теория
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Текст приказа состоит из двух частей:
1. Констатирующая (вводная) часть, в которой поясняется основание издания приказа. Это может быть производственная причина (производственная необходимость, подготовка каких-либо мероприятий и т.д.) или документ (необходимо указать его вид, автора, дату, номер и наименование). Обычно начинается со слов «С целью…», «На основании…», «Для…», «В связи с …». В документах, издаваемых в условиях коллегиальности, в констатирующей части обычно указывается, какой коллегиальный орган принял решение (издал постановление).
2. Распорядительная часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Формулируется в следующей последовательности: должность, Фамилия И.О. ответственного за исполнение (контроль исполнения) пункта документа, распоряжение и сроки исполнения. В последнем пункте обычно указывается лицо, ответственное за контроль исполнения документа.
Констатирующая и распорядительная часть отделяются друг от друга логической связкой – ключевым словомприказываю.
Приказы по основной деятельностииздаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
| Эмблема организации НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ приказ Дата № __________ Место издания Заголовок к тексту (О чем?) Текст распорядительного документа состоит из двух частей: В первой констатирующей части поясняется цель издания документа, приводятся факты, послужившие основанием для его издания (На основании …, В связи с …, Для …) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Вторая распорядительная часть разбивается на разделы, каждый раздел излагается в следующей последовательности: должность, Фамилия И.О. ответственного за исполнение (контроль исполнения) пункта документа, распоряжение и сроки исполнения. 2. Последний раздел определяет, на кого возлагается контроль за исполнением документа (Контроль за исполнением приказа возложить на …). Наименование должности руководителя организации __________ И.О. Фамилия (подпись) С приказом ознакомлены: ____________ И.О.Фамилия «___»______20__ г. (подпись) |
Как правило, при создании документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).
Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними создаются копии. Подлинники других документов (например, справочно-информационных) направляются адресату, а в делах организации, создавшей их, остаются копии (или выписки).
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.
Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 26 «Отметка о заверении копии» по полной или краткой форме. Копии бывают следующих видов:
- полная копия;
- выписка;
- отпуск.
Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:
- в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;
- воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;
- из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;
- воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);
- проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.