Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 2

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ У РЕЖИМАХ КОНСТРУКТОРА І МАЙСТРА ТАБЛИЦЬ. ТЕХНОЛОГІЯ ІМПОРТУВАННЯ ТАБЛИЦЬ

1. Основні теоретичні і довідкові відомості

1.1. Структура таблиці

Під структурою таблиці розуміється склад полів, записи таблиці і зв'язок між ними. Кожне поле таблиці визначається набором властивостей, за якими його відрізняють від інших полів: ім'я, тип, розмір, формат, кількість десяткових знаків, маска введення, підпис, умови на значення, повідомлення про помилку, обов'язкове поле, індексоване поле.

Ім'я використовується для звертання до поля таблиці при обробці даних. Воно повинно бути унікальним.

Тип даних визначає вид значення, що може приймати поле, алгоритм обробки і розмір.

Розмір полязадає максимальний розмір даних, для яких призначене це поле.

Формат поля задає формат представлення даних при виведенні на екран. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/04 або Лютий 21, 2004.

Кількість десяткових знаків установлює кількість знаків після крапки (коми). Наприклад, 2.99.

Маска введення задається для типів даних “Текстовый” і “Дата/время”. Маску можна побачити на екрані при введенні даних у поле.

Підпис поля- напис, що використовується у формах і звітах замість імені поля.

Умова на значення - вираз, який при введенні або редагуванні значення поля завжди повинен бути істинним. Наприклад, < 100 означає, що значення поля повинне бути менше 100.

Повідомлення про помилку визначає текст повідомлення, який буде виводитися у випадках, коли значення, що вводиться, не задовольняє умові на значення.

Обов'язкове поле.Встановлюється для даних, які повинні бути введені в поле обов'язково.

Індексоване поле.Встановлюється додатковий індекс.

1.2. Типи полів у таблицях

1) Текстові поля

У Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження тексту або тексту і чисел: “Текстовый” і “Поле MEMO”.

Текстові поля призначені для збереження імен, адрес і будь-яких числових даних, які не потребують проведення обчислень, таких, як телефонні номери, інвентарні номери або поштові індекси. У текстові поля можна поміщати до 255 символів, за замовчуванням для текстових полів задається розмір 50 символів. Для того, щоб указати розмір конкретного текстового поля, треба задати значення властивості “Размер поля”.

Тип даних “Поле MEMO” використовують для збереження текстових значень, довжина яких перевищує 255 символів. У поле MEMO можна записати до 64 000 символів. Однак для полів цього типу не допускається індексування або сортування.

2) Числові і грошові поля

У Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження числових значень: “Числовый” і “Денежный”.

“Числовый” тип даних використовують для збереження числових значень, які використовуються у математичних розрахунках, за винятком розрахунків, що проводяться з грошовими значеннями, а також розрахунків, які вимагають особливо високої точності. Конкретний вид і розмір числових значень, які зберігаються в полі з типом даних “Числовый”, визначається значенням властивості “Размер поля”.

Поля типу “Денежный” використовують для виконання розрахунків без небажаного округлення. Для полів цього типу підтримується максимальна точність 15 знаків ліворуч від десяткової коми і 4 знаки праворуч. Грошове поле займає на диску 8 байт.

Для типів “Числовый” і “Денежный” є ряд вбудованих форматів відображення. Для вибору формату треба вибрати значення властивості “Формат поля”.

3) Поля дати і часу

Збереження значень дат і часу в полях типу “Дата/время” забезпечує правильне сортування таких значень. Крім того, це дозволяє автоматично враховувати в базі дані настроювання форматів дати і часу, які задаються в панелі керування Windows. Для полів типу “Дата/время” є ряд вбудованих форматів відображення. Для вибору формату треба вибрати значення властивості “Формат поля”.

4) Поле типу“Счетчик”

Основна властивість поля типу “Счетчик” - автоматична ідентифікація записів таблиці. “Счетчик” - це число, нарощування значень якого відбувається автоматично.

5) Логічні поля

Поля типу “Логический” використовуються для збереження даних, які можуть приймати одне з двох можливих значень:Істина (True), абоХибність (False).

6) Майстер підстановок

“Мастер подстановок” не є назвою типу даних, а використовується для запуску майстра, що здійснює зв'язок між таблицями. Він створює поля, у яких виводиться список обраних полів підстановки з даної таблиці, або список полів підстановки, де використовуються дані з іншої таблиці. У майстрі також можна змінити ширину стовпчиків і змінити ім'я стовпця підстановки.

7) “Поле объекта OLE”

“Поле объекта OLE” у Microsoft Access містить посилання на об'єкти, які можуть бути включені в базу даних з використанням OLE протоколу обміну даними. Такими об'єктами можуть бути графічні файли, електронна таблиця MS Excel, документ Word і інші. Обсяг даних, які можна ввести в це поле, обмежується пам'яттю комп'ютера.

1.3.Створення нової таблиці з використанням існуючих даних

У Microsoft Access існують два способи створення нової таблиці з використанням існуючого джерела даних: імпорт або зв'язування даних з іншої бази даних Microsoft Access чи даних з інших додатків.

Якщо нова таблиця створюється на основі даних, які містяться в поточній таблиці, потрібно виконати запит на створення таблиці з потрібними полями. Наприклад, запити на створення таблиці використовують для архівації старих записів, для відбору групи записів, які будуть експортуватися в іншу базу даних, або як базове джерело даних для звітів.

1.4. Зв'язки між таблицями

Для зв'язку між таблицями в Microsoft Access вибираються поля, які містять однакову інформацію. Найчастіше зв'язується поле “Первичный ключ” з полями іншої таблиці, які збігаються.Microsoft Access підтримує чотири типи відношень між таблицями: “один - до – одного”, “один - до – багатьох”, “багато - до – одного”, “багато - до – багатьох”.

Порядок виконання роботи

2.1. Створення таблиці “Покупці” у режимі конструктора

1) Перейдіть на вкладку “Таблицы” (рис 1.2), а потім натисніть кнопку “Создать”.

2) У вікні (рис. 1.3) виберіть пункт меню "Конструктор" і “ОК”. Після цього Access виведе на екран вікно таблиці в режимі конструктора (рис.1.4), де у верхній частині розташовані стовпці, у які вводяться ім'я, тип даних і короткий опис кожного поля. У нижній частині вікна задаються властивості полів.

3) У стовпці“Имя поля” введіть назви наступних полів таблиці:Код покупця, Назва фірми, Прізвище, Посада, Адреса, Телефон.

4) Перейдіть у сусідній стовпець, розкрийте список“Тип данных” і виберіть придатний тип для кожного поля. Для поляКод покупцяустановіть “Числовый” тип.

5) Введіть у стовпці“Описание” декілька слів, які пояснюють зміст інформації в даному полі. Microsoft Access буде щоразу виводити цей текст в рядку стану при активізації цього поля в режимі форми чи таблиці (заповнення цього стовпця не є обов'язковим).

Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 2 - student2.ru

Рис. 1.4 - Вікно таблиці в режимі конструктора

6) Встановіть ключове полеКод покупця.

7) Закрийте вікно конструктора таблиць. По запиті введіть ім'я об'єкта, що створюється.

8) Відкрийте таблицю і заповніть її даними.

2.2. Створення таблиці “Замовлення” у режимі таблиці

1) На вкладці “Таблицы” виберіть “Создать”, у діалоговому вікні (рис.1.3.) виберіть рядок “Режим таблицы”.

2) Заповніть таблицю.

3) Закрийте і дайте ім'я таблиці. При закритті виберіть“Ключевое поле не создавать”.

4) Виділіть таблицю “Замовлення”, виберіть “Конструктор”, введіть імена заголовків полів і перевірте тип даних:Код замовлення - числовий;Код покупця - числовий;Покупець - текстовий;Дата продажу – дата/час;Умова доставки - текстовий;Адреса - текстовий.

5) Встановіть ключове полеКод замовлення.

6) Заповніть таблицю даними. При заповненні таблиць приведіть у відповідність поля з однаковими записами, наприклад, у таблицях “Покупці” і “Замовлення” повинен збігатися Код покупця.

7) При необхідності внесіть відповідні зміни в таблиці “Товари” і “Постачальники” в режимі “Конструктор”. Доповніть в таблиці відсутні поля.

8) Виберіть поле первинного ключа: Код товару в таблиці “Товари” і Код постачальника в таблиці “Постачальники”.

2.3. Імпортування таблиці «Продажі» з Excel

1) Завантажте програмуExcel.

2) Створіть таблицю“Продажі”. Заповніть таблицю даними.

3) Виконайте розрахунки в таблиці по стовпцях Вартість і Знижка. Вартість — це Ціна товару, помножена на кількість. Знижка - це добуток Вартості на %, зазначений у стовпці Знижка. Відформатуйте комірки, привласніть відповідні типи полів коміркам таблиці.

4) Збережіть файл у своїй папці під ім'ям “Продажі”. Закрийте програму Excel.

5) ЗавантажтеMicrosoft Access і відкрийте створену Вами базу даних.Імпортуйте в неї таблицю, створену в Excel,дотримуючись наступної послідовності дій:

- переключіться на вкладку“Таблицы”;

- виберіть кнопки“Создать®Импорт таблиц® ОК”;

- у вікні “Импорт” встановіть тип файлуExcel;

- виділіть створену Вами таблицю“Продажі”у своїй папці і натисніть кнопку“Импорт”;

- у діалоговому вікні вкажіть“лист 1” діапазону.“Далее”;

- встановіть прапорець у вікні“Первая строка содержит заголовки столбцов”. “Далее”;

- дані збережіть в новій таблиці, натисніть кнопку“Далее”;

- встановіть ключове поле-Код оплати у вікні діалогу;

- введіть ім'я таблиці у вікні “Импорт в таблицу”. Натисніть кнопку“Готово”.

- у вікні Access переконайтеся в імпорті таблиці “Продажі”. Відкрийте таблицю в режимі “Конструктор” і перевірте відповідність типів даних у таблиці.

5) Встановіть наступні зв'язки між таблицями:

Таблиці: “Постачальники” і “Товари” встановити зв'язок за Код(ом) постачальника; “Товари” і “Продажі” -заКод(ом) товару; “Продажі» і “Замовлення” - поКод(у) замовлення; “Покупці” і “Замовлення” - заКод(ом) покупця.

Для встановлення зв'язків виконайте команди “Сервис → Схема даних”. Виділіть по черзі кожну з таблиць, кнопкою “Добавить” перемістіть їх у вікно "Схема данных" і потім натисніть кнопку “Закрыть”. Покажчиком миші перетягніть поле однієї таблиці на поле, по якому встановлюється зв'язок, іншої таблиці. Після встановлення необхідних зв'язків натисніть кнопку “Создать”.

3. Контрольні питання

1. Які поля вибирають для встановлення зв'язку між таблицями?

2. Як здійснюється модифікація структури таблиці?

3. Назвіть способи вилучення полів з таблиці.

4. Опишіть тип відносин “один - до – багатьох” і ін.

5. Як здійснюється додавання нового поля?

6. Призначення індексів у Access.

7. Основні вимоги до імен полів.

8. Перелічіть відомі Вам типи зміни зв'язків між таблицями.

9. Які існують типи даних, що вводяться в таблицю?

10. Чим відрізняється режим конструктора від режиму майстра?

11. Призначення ключового поля?