Краткие теоретические сведения. Список в Excel – снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа

Создание списков

Список в Excel – снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа. Списки можно рассматривать как внутренние базы данных, записями в которых являются строки, а полями – столбцы.

Список можно создавать вручную, вводя в ячейки таблицы необходимые данные. Ввод списка можно осуществлять с помощью команды Данные – Форма. В окне команды размещаются поля таблицы.Форма дает возможность просматривать, редактировать, добавлять записи, а также осуществлять поиск по заданным признакам. Операции редактирования записей выполняются с помощью кнопок «Добавить», «Удалить». Движение по списку осуществляется с помощью кнопок «Назад», «Далее». Кнопка «Критерий» позволяет получить доступ к окну поиска. Окно содержит перечень столбцов таблицы, причем все соответствующие поля пусты. Достаточно ввести в одно или несколько полей нужное значение или условие и записи, удовлетворяющие этому условию будут представлены в окне команды.

Сортировка данных

Список можно отсортировать по возрастанию, по убыванию или в заданном пользователем порядке. Чтобы отсортировать весь список необходимо выделить список либо одну ячейку в списке и выбрать в меню команду Данные – Сортировка.

Сортировка строк. В полях Сортировать по и Затем понеобходимо указать (выбрать из раскрывающегося меню) имена сортируемых столбцов (ключи сортировки), порядок сортировки (возрастание или убывание) и нажать кнопку OK. Поле Затем по (второй ключ сортировки)используют, если в поле первого ключа есть одинаковые значения.

Сортировка столбцов. В окне команды Сортировка нажать кнопку Параметры. Установить переключатель Сортировать в положение Столбцы диапазона и нажать кнопку OK. Выбор строк, по которым требуется отсортировать столбцы производится в полях Сортировать по и Затем по.

Сортировка в задаваемом пользователем порядке. Требуемый порядок сортировки задается в окне Сортировка - Параметры.Для этогонеобходимовызвать раскрывающееся меню в поле Сортировка по первому ключу.Пользовательский список порядка сортировки необходимо создать заранее с помощью команды Сервис-Параметры-Спискилибо из существующих на листе элементов (их необходимо выделить и нажать кнопку Импорт), либо с помощью непосредственного ввода элементов списка.

Применение фильтров

С помощью фильтров можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям.

Для этих целей в меню Данные – Фильтр есть две команды Автофильтр и Расширенный фильтр. Для применения фильтров необходимо выделить список или установить курсор на любую ячейку списка.

Автофильтр активизируется путем выбора пункта Данные - Фильтр - Автофильтр. В первой строке таблицы появляются кнопки с изображением стрелки. Щелкнув по такой кнопке, можно выбрать поле, для которого осуществляется поиск записей. Если в открывшемся окне задать любую константу, соответствующую значению в поле, в результате на выходе фильтра оказывается только одна запись. ПараметрВсе восстанавливает в таблице все записи.

С помощью автофильтра можно устанавливать сложные пользовательские критерии. Для этого в раскрывающемся списке необходимо выбрать строку «Условие», в результате чего появится диалоговое окно.

Левые поля диалогового окна задают операцию отношения, которая выбирается из меню (больше, меньше, равно, … для чисел, «содержит», «не содержит»… для текстов). Правые поля должны содержать сравниваемые значения. Можно использовать символы «?» и «*» вместо любого символа или группы символов соответственно. Критерии типа “И”, “ИЛИ” могут быть заданы для отдельного поля. Если задать условия для нескольких полей, то будут выбраны записи, для которых одновременно выполняются заданные условия (критерий “И”). Пример использования автофильтра приведен на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Выбор строк, для которых значения в поле «Доход» находятся в диапазоне 2000…3000.

При необходимости использовать более сложные критерии отбора записей используется команда Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. В отличие от автофильтра результаты фильтрации можно вынести в другое место рабочего листа.

Чтобы воспользоваться командой Расширенный фильтр, предварительно необходимо создать таблицу критериев, расположив ее на том же листе. Обычно для этого копируют имена полей списка на свободное пространство. В ячейку, расположенную под именем поля, для которого осуществляется поиск записей, записывается условие отбора. Пример использования расширенного фильтра приведен на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Выбор строк, для которых значения в поле «Доход» превышают 2000.

При использовании расширенного фильтра необходимо выделить область, содержащую данные (A2:B4). Активизировать фильтр путем выбора пункта Данные - Фильтр - Расширенный Фильтр. Подтвердить область исходной таблицы и указать диапазон критерияD2:E3.На выходе фильтра появятся записи, соответствующие заданному критерию.

Результирующую таблицу можно помещать, как на место исходного списка, так и вне его, задав в диалоговом окне левую верхнюю ячейку будущей таблицы результата.

Аналогично в ячейку под соответствующей меткой столбца можно вставить другой критерий. При этом критерию “И” соответствует несколько условий, задаваемых в одной строке (для нескольких полей). Несколько условий в различных строках интерпретируются как критерий “ИЛИ”.