Конспект по теме БАЗЫ ДАННЫХ EXCEL

Основные приёмы оформления списков

1. Список отделяется от остальной информации на листе как минимум пустой строкой и пустым столбцом.

2. Первая строка с названиями полей выделяется типом или цветом шрифта, заливкой, рамкой и т. п. для того, чтобы заголовки не сливались с содержанием списка.

3. Расчётные поля выделяются заливкой. Это служит напоминанием, что в них надо просто копировать формулы из предыдущих строк, а не вводить данные с клавиатуры.

4. Если список начинается с первой строки листа и под ним не располагается другая информация, все форматирующие команды можно применять к столбцам целиком (выделять столбец щелчком по его названию в адресной линейке), а не только к тем строкам, которые заполнены в настоящее время.

5. Списку рекомендуется присваивать имя. После этого строки (столбцы) для новых сведений следует вставлять внутрь списка командой Вставка-Строки (Столбец). При этом многие ранее созданные схемы обработки данных автоматически корректируют координаты списка с учётом новых сведений.

Приёмы заполнения списков

1. Автодополнение (включается автоматически). Если в том столбце, где находится активная ячейка, уже вводился текст, который начинается с тех же букв, которые введены в ячейку, то текст автоматически допечатывается по старому образцу и выделяется. Если Вас он устраивает, Вы переходите в другую ячейку, если нет – продолжаете ввод, как будто допечатанного текста нет.

2. Команда Данные®Проверка… Перед выполнением команды надо разместить на том же листе, что и заполняемый список, перечень возможных значений для проверяемого столбца. На вкладках команды:

a. Параметры. В поле Тип – Список, в поле Источник – координаты блока с перечнем значений.

b. Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке. В поле Заголовок – своё название окна с подсказкой, например, название поля, для которого она заказана. В поле Сообщение – текст подсказки.

Приёмы просмотра списков

1. Команда Окно®Закрепить области. Перед заказом команды выделяете ячейку так, чтобы то, что не должно уходить с экрана, было слева и сверху от неё.

2. Команда Формат®Столбец®Скрыть (Отобразить). Перед заказом команды надо выделить те столбцы, которые нужно временно удалить с экрана.

3. Команда Данные®Сортировка…Перед заказом команды надо выделить любую ячейку списка (но не поле целиком!). Далее в полях диалогового окна указать названия полей сортировки в нужной последовательности. Там, где сортировка не нужна – параметр Не сортировать.

4. Команда Данные®Фильтр®Автофильтр. Перед заказом команды надо выделить любую ячейку списка (но не поле целиком!). В первой строке списка появляются кнопки с типовыми фильтрами:

a. Все – отказ от ранее наложенных фильтров.

b. Первые 10… – оставит нужное количество самых маленьких или самых больших значений.

c. Условие – в диалоговом окне слева заказываем нужный тип сравнения, справа – с чем сравнивать.

Отфильтрованную информацию можно скопировать в другое место.

5. Команда Данные®Фильтр®Расширенный фильтр... Перед заказом команды надо создать блоки с условиями фильтрации и названиями полей, которые надо оставить в отобранных строках. Для этого:

a. Скопировать из списка (а не наново ввести!) названия полей, по которым будут отбираться записи. Копии названий полей поместить плотной строкой (без пропусков ячеек) на тот лист, на котором будут размещаться отфильтрованные записи. Если на одно поле наложено 2 или более условий, то надо сделать копии названия поля по числу условий.

b. Под каждым названием поля ввести или скопировать:

– для фильтра по совпадению – то, что в нём нужно искать;

– для фильтра по условию – ввести условие значками <, <=, <>, >=, > и далее ввести нужную границу.

Будут отбираться записи, в которых полностью выполняется хотя бы одна строка составленных требований.

c. Скопировать из списка (а не наново ввести!) названия полей, которые надо оставить в отобранных записях. Копии названий полей поместить плотной строкой (без пропусков ячеек) на тот лист, на котором находятся условия фильтрации.

Далее надо заказать команду и ввести параметры:

a. Скопировать результат в другое место.

b. Исходный диапазон – координаты списка.

c. Диапазон условий – координаты блока с условиями (пункты а, b).

d. Поместить результат в диапазон – координаты блока с условиями (пункт с).

e. Нажать ОК.