Раздел 2 Технология работы с документами на предприятии
Тема 2.1 Деятельность службы ДОУ
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.
Документационное обеспечение управления в больших организациях осуществляется специальной службой ДОУ, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия. В малых и средних организациях вышеуказанное входит в обязанности Секретаря руководителя организации. Они осуществляют предварительное рассмотрение документов, регистрацию документов, контроль за исполнением содержания документов, систематизацию документов, формирование дел, подготовку документов к архивному хранению.
Предварительное рассмотрение секретарем руководителя документов созданных в структурных подразделениях организации или документов поступивших из других организаций.
Секретарь принимает только правильно оформленные документы, в противном случае они отправляются обратно на доработку их авторам (если это входящие документы из других организаций, то они отправляются обратно с письмом о причине возврата; если это внутренние документы организации которые поступают к директору через секретаря из структурных подразделений, то обратно на доработку).
В обязанность секретаря входит «вскрытие» конвертов писем. Цель этой операции – ознакомиться с содержанием письма, так как секретарь руководителя организации должен регистрировать всю входящую корреспонденцию в соответствующем журнале (в нем секретарь укажет дату создания документа дату поступления документа в организацию, регистрационный номер, краткое содержание текста письма и др.). Не вскрываются и передаются по назначению письма с пометкой «Лично», в этом случае секретарь в журнале регистрации укажет лишь дату поступления письма, от кого оно (название организации или ФИО отправителя), а в графе «примечание» укажет, что указанное письмо было с соответствующей пометкой.
Конверты от писем хранить не принято, их уничтожают.
После регистрации корреспонденция передается тем, кому была адресована.
Регистрация документов
Регистрация документов – фиксирование факта создания или поступления документа в организацию путем указания на документе номера и индекса с последующей записью в регистрационных журналах:
- входящей, исходящей либо внутренней корреспонденции.
Регистрация документов также может производится с помощью контрольно-регистрационной картотеки. Журнал удобен при небольшом объеме документооборота.
Входящие документы регистрируются в день поступления путем проставления отметки о поступлении документа в организацию (29 реквизит). Исходящие документы и внутренние регистрируются в день подписания.
Контроль за исполнением документов
Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Цель контроля – проследить за полным и своевременным исполнением содержания документов указанными в них лицами. Документ ставится на контроль путем проставления 19 реквизита. Документ снимается с контроля 28 реквизитом.
Контроль включает в себя:
- постановку документа на контроль
- секретарь проверяет своевременность поступления документа до исполнителя
- секретарь периодически осуществляет проверку исполнения документа соответствующими должностными лицами
- осуществляет учет и обобщение результатов контроля и информирует об этом (результатах) руководителя организации.
Тема 2.2 Методы обмена информацией.
Массовая коммуникация - одно из тех важных явлений современного общества, которое заметно сказывается на развитии общественных отношений внутpи каждой страны и между странами и народами.
Современный миp сложен, многообразен, динамичен, пронизан пpотивобоpствующими тенденциями. Он пpотивоpечив, но взаимозависим, во многом целостен. Развитие общественных отношений сопровождаются углублением отношений общения и разветвлением связей человека с человеком, народа с народом, общества с обществом, то есть развитием процессов социальной коммуникации. Научно - техническая революция, возникновение и pасшиpение влияния общедемократических движений, интенсификация международного сотрудничества и другие важные факторы повышают значение массово - коммуникативных процессов. Массовая коммуникация вплетена в ткань современного общества, в его экономику, политику и культуру, охватывает международные, межгрупповые и межличностные отношения.
Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации - это связующий процесс.
Для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации. Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций.
Тема 2.3 Номенклатура дел
В процессе деятельности любого предприятия участвует большое количество документов, которые после их использования для решения текущих вопросов, хранятся определенное количество времени для использования в информационно-справочных целях. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации и систематизации. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел предприятия.
Номенклатура дел– это систематизированный печен заголовков дел с указанием их индексов и сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Цель:
- систематизация документов;
- определение сроков хранения дел.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации и охватывает все документы, создаваемые и обрабатываемые в процессе его деятельности. НД разрабатывается ежегодно в конце календарного года и вводится в действие с января следующего.
Вида Номенклатуры дел:
Ø Текущая – составляется секретарями структурных подразделений;
Ø Сводная – оформляется секретарем руководителя организации на основании текущих.
Номенклатура дел состоит из реквизитов: 8,10,11,12,14,16,18,20,22,23,28.
Тема 2.4 Правила формирования дел.
В организациях, фирмах, учреждениях в течении года накапливается большое количество исполненных документов. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируются в дела, то есть раскладываются в отдельные папки.
Формирование дела – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела.
Правила формирования дел:
1. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и храниться в них до передачи в архив.
2. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах. На полках располагаются вертикально.
3. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре дел.
4. Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись (в ней указываются данные по каждому документу включенному в дело), которая помещается в начале дела.
5. Формирование дела начинается сразу же с начала года.
6. На обложке каждого заводимого дела указывается название организации, с новой строки – название структурного подразделения, под ним – (по средине) указывается индекс дела по НД. Например, ДЕЛО №03-14. Заголовок обычно переносится полностью из Номенклатуры дел. Внизу обложки указывается срок хранения, а если дело имеет постоянный срок хранения, указывается запись «Хранить постоянно».
7. Раскладка документов в дела производится секретарями каждого структурного подразделения организации ежедневно в течении всего календарного года. На исполненных документах в тот же день проставляется отметка об исполнении и направлении документа в дело (28 реквизит).
8. В дело могут быть подшиты только те документы которые предусмотрены в нем НД.
Требования формирования дел
1. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов.
2. Документ включают в дело только в одном экземпляре. Черновики и копии не подшиваются. Исключение – черновики особо ценных документов, а так же копии, на которых есть какие-либо пометки, резолюции, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
3. Отдельно друг от друга следует группировать документы постоянного и временного сроков хранения.
4. Документы группируются в дела только за 1 календарный год. Исключение – переходящие дела, судебные дела, личные дела.
5. Толщина каждого дела не должна превышать 4-х см., то есть это примерно 250 листов. Если документов больше, то дело разделяется на тома.
6. Документы помещают в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса.
Признаки формирования дел
При формировании документов в дела руководствуются следующими признаками:
1. Номинальный - основанием для группировки документов служит название их разновидности. Например название дел, «ПРИКАЗЫ», «АКТЫ», «ПРОТОКОЛЫ».
2. Предметно-вопросный – за основу берется содержание документов. Например, «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, докладные записки, приказы)».
3. Авторский – группируются в дела документы одного автора. Например, «ПРОТОКОЛЫ производственных совещание предприятия АО «Север» за 2008 год».
4. Корреспондентский - используется для переписки. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса. Например, «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2008 год».
5. Географический – используется для объединения переписки нескольких корреспондентов. Например, «Переписка с предприятиями Западной Сибири по вопросам поставки продукции».
6. Хронологический – используется для группировки документов за какой-либо определенный период. Например, «Квартальные отчеты по капитальным вложениям предприятия».
v Документы, уже включенные в дело в течении года могут потребоваться работнику учреждения в информационно-справочных целях. В этих случаях на место этих документов в дело на время вкладывается лист-заместитель, в котором указывается когда, кому и на какой срок выдан документ, а также кто выдавал, подпись получателя. Это помогает проследить в дальнейшем судьбу документов, установить контроль за их возвратом и кроме того в деле не нарушается хронологическая последовательность подшитых документов.
v Если требуется выдать дело целиком, то заполняется карта – заместитель, которая помещается на месте выданного дела. В карте указывается номер выданного дела, название структурного подразделения, дата выдачи, кол-во листов, кому выдано, подпись получателя, дата возврата, подпись при приеме дела.
Тема 2.5 Подготовка документов к архивному хранению.
Акт предоставления документов к уничтожению.
В обязанности секретарей структурных подразделений и секретаря руководителя организации входит проведение экспертизы ценности документов, которая осуществляется ежегодно в конце календарного года.
Экспертизой ценности документов называется изучение документов с целью определения сроков их хранения и отбора для хранения. Необходимость этой операции объясняется неравнозначностью информации содержащейся в управленческих документах. Одни из них имеют только кратковременное информационное значение (докладные, объяснительные, служебные записки, телеграммы и т.д.) и теряют актуальность вскоре после своего составления. Другие документы длительное время остаются носителями важной информации (Протоколы, Приказа, Акты, Положения и т.д.), в том числи информации имеющей историческое, научное значение. Из таких документов формируется Архивный Фонд России.
Документы которые потеряли свою ценность подлежат уничтожению, при этом оформляется Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Акт состоит из реквизитов: 8,10,11,12,14,16,18,20,22,23,25,28.
Тема 2.6 Современные средства организационной техники
и хранение документов на ПК.
При создании документа он проходит несколько стадий подготовки рассмотрения соответствующими должностными лицам, которые могут вносить в него изменения, корректировки, дополнения. Такая работа может приводить к изменению содержания документа, что должно иметь отражение в электронном варианте.
Для облегчения поиска данного документа, в том числе и на черновом варианте, указывается реквизит «идентификатор электронной копии документа», который устанавливается при помощи нижнего колонтитула Вид – Колонтитулы – Нижний колонтитул.
Этот реквизит содержит в себе полный адрес хранения документа на ПК, а также заголовок текста, дату создания и регистрационный номер и Ф.И.О. исполнителя. Например: B204-05\D:\Home\ Организационные документы \ Должностная инструкция секретаря руководителя от 02.02.2007 № 64 Иванов А.А.
Документы принято представлять на подпись руководителя на бумажном носителе. В связи с этим необходимо владеть навыками работы с принтером.
Принтеры бывают нескольких видов: матричный, струйный, лазерный. В общем работа идентична, но есть различия в техническом плане (подача бумаги в лоток), что зависит от каждой модели принтера индивидуально (с этими условиями можно ознакомиться в Правилах эксплуатации и Инструкции по работе с принтером).
Прежде чем отправить документ на печать, а сделать это можно Файл – Печать - в диалоговом окне выбрать нужные настройки – ОК, или соответствующей кнопкой на панели управления, его нужно сохранить по всем правилам.
К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования.
Оргтехника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала.
Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: ПК, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини –АТС, директорский коммутатор, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование.