Объединение таблиц с автоматизацией расчетов

Часто приходится заполнять несколько однотипных документов, несколько раз повторяя ввод одних и тех же данных. В этом случае удобно ввести текст и числа один раз, а во всех остальных документах просто вставить данные из пер­вого документа. Рассмотрим эту операцию на примере заполнения счета-факту­ры, счета и приходного кассового ордера. Вы заполняете только счет-фактуру, а остальные документы заполняются автоматически.

Вначале вам нужно самостоятельно оформить бланк «счет-фак­тура». Подробно об оформлении бухгалтерских бланков рассказано в работе № 1, на при­мере расчетной ведомости. При этом активно используйте форматирование. На­пример, чтобы вывести дату в виде 01 октября 2010 г., нужно задать дату 1.10.10и выбрать нужный формат представления данных. После того, как бланк готов, можно заполнять все поля вручную, но удобнее автоматизировать заполнение некоторых полей.

Если вы при заполнении используете только сегодняшнюю дату, в поле да­ты вставьте формулу =СЕГОДНЯ(). В ячейки стоимости товаров введите произ­ведение количества на цену единицы, например =С11*D11.. Аналогично можно вычис­лить сумму налога с помощью формулы =E11*G11 и общую сумму по форму­ле =Е11+Н11. Также можно ввести в нужную ячейку ставку НДС. Введя фор­мулы в первую ячейку счета-фактуры, размножьте их на остальные строки. Чтобы в таблице не отображались нулевые суммы, можно применить особый формат ячеек. Выделите ячейки с формулами, вы­берите команду меню Формат → Ячейки, и на вкладке Число появившего­ся диалога выберите в списке форматов все форматы. Введите в поле формат # ##0,00;#;#.Точками с запятой разделяются варианты числа — положитель­ное, отрицательное и нулевое. Символ # указывает, что нули не выводятся. Первые символы описывают вывод числа в виде 7 876,00. Кстати, если заме­нить последний символ # в формате на тире, вместо нулей в таблице будут про­ставляться прочерки.

Рис. 2.1. Счет-фактура

Суммирование и вычисление налога с продаж выполняется предельно про­сто. Чтобы вставить в счет-фактуру сумму прописью. вы можете добавить в таблицу лист с вычислением суммы прописью. Можете за­полнить для примера нужные ячейки в таблице, и просмотреть, все ли правиль­но выводится и рассчитывается. В результате вы получите таб­лицу (Рис.2.1).

Рис.2.2Счет

Далее на основе информации из счета-фактуры составляем счет. Это сделать очень просто, так как информация в счете почти полностью повторяет информа­цию из счета-фактуры. Для счета рекомендуется использовать отдельный лист рабочей книги. После того, как вы сделаете или найдете бланк счета, вставьте в используемые ячейки ссылки на соответствующие ячейки листа счета-фактуры. При этом можно сослаться и на название и адрес продавца, вставив эти данные в заголовок счета (Рис2.2).

Если сумма прописью не помеща­ется на одной строке, выберите пере­нос по словам при установке формата. Кстати, чтобы сцепить сумму цифрами и сумму прописью, используйте фор­мулу =Лист1!B19&" "&Лист1!D19, конечно введя название листа со счетом-фактурой и указав нужные ячейки, содержащие соответствующие суммы.

На третьем листе рабочей книги создайте бланк приходного кассового ордера (Рис.2.3). Некоторые поля в этом бланке заполнить очень просто, достаточно вставить ссылку на нуж­ную ячейку счета или счета-фактуры. Мы же остановимся на заполнении нескольких ячеек, которые отсутству­ют в этих документах.

В приходном кассовом ордере рубли и копейки выводятся в разных ячейках. Если сумма из счета-факту­ры расположена на листе Лист1в ячейке В19, то формула для выделе­ния рублей будет следующей: =ЦЕ-ЛОЕ(Лист1!В19). Поместите ее в нужную ячейку, например в F18, как в нашем случае. Для выделения копеек в следующую ячейку нужно ввести

Рис.2.3.Приходный кассовый орден

=ТЕКСТ(ОКРУГЛ((Лист1!В19-F18)*100;0);"00").Сумма в рублях вы­читается из общей суммы и умножа­ется на сто, после чего выводится в виде двух цифр, например 78или 09. В поле основания нужно перечислить все товары, для чего можно применить операцию сцепления, например =Лист2!В12&" "&Лист2!В13&" "&Лист2!В14.Обратите внимание, что между отдельными названиями вставляются пробелы. Это не совсем удобно, но если поставить запятые, в случае пустой строки полу­чатся несколько запятых, расположенных подряд. Можно при заполнении сче­та-фактуры в конце каждого названия ставить точки. В этом случае названия в приходном кассовом ордере будут разделены точками.

Сохранив заготовку созданного документа, вы можете открывать ее при необходимости заполнения соответствующих документов. Заполнять нужно только поля в счете-фактуре, а остальные документы будут заполняться автома­тически. Вы можете распечатать нужное количество копий каждого документа. После заполнения можно сохранить таблицу в другом файле, чтобы оставить созданные документы в электронном виде.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3